ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

UNIDAD 2

ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

Los temas de esta unidad:

1. Estructura organizacional.

2. Controles administrativos.

3. Asignación equilibrada de órdenes de trabajo.

2.1 Estructura organizacional

Los centros de informática en las empresas pueden estar básicamente situados en uno de los siguientes niveles:

• El centro de informática depende de la dirección o gerencia general.

• El centro de informática depende de alguna subdirección o gerencia.

• El centro de informática es una compañía independiente de la organización.

• El centro de informática depende del departamento de finanzas.

El centro de informática depende de la gerencia general

Se dice que la dirección de informática está en línea porque depende directamente de la gerencia general y es como cualquier otra dirección en cuanto a nivel jerárquico en la organización.

La ventaja de esta ubicación es que el director de informática podrá tener un nivel adecuado dentro de la organización, lo cual le permite lograr una mejor comunicación con los departamentos usuarios y, por lo tanto, proporcionarles un mejor servicio y asignar las prioridades de acuerdo con los lineamientos dados por la gerencia general.

La desventaja es que aumentan los niveles de organización, lo que eleva el costo de la utilización de los sistemas de cómputo.

El centro de informática esta a nivel de la gerencia general

Esta ubicación es para estructuras grandes en las que hay bases de datos, redes o bien equipos en diferentes lugares.

La dirección de informática depende de la gerencia general de departamentos de informática dentro de las demás gerencias, las cuales reciben normas, políticas, procedimientos y estándares de la dirección de informática, aunque funcionalmente dependen de la gerencia a la cual están adscritas. Son controladas en cuanto a sus funciones y equipo en forma centralizada por la dirección de informática.

Deben de estar perfectamente definidas las funciones, organización y políticas de los departamentos para evitar la duplicidad del mando y el que en lugares diferentes se estén desarrollando los mismos sistemas y bien que sólo en un lugar se programe, y no se permita usar los equipos para programar en otro lugar que no sea la dirección de informática. Esto se pude dar en instalaciones que tengan equipo en varias ciudades o lugares, y para evitarlo se deben tener bien definidas las políticas y funciones de todas las áreas.

la ventaja principal de este tipo de ubicación consiste en que se pude tener centralizada la información (Base de datos) y descentralizados los equipos; pero se debe tener una adecuada coordinación entre la dirección de informática y las unidades usuarias para evitar duplicar esfuerzos o duplicidad de mando.

El centro de informática depende de la gerencia de finanzas

El que la informática dependa del usuario principal normalmente se da en estructuras muy pequeñas o bien que inician en el área de informática.

La ventaja que tiene es que no se crea una estructura adicional para el área de informática y permite que el usuario principal tenga un mayor control sobre sus sistemas.

La desventaja principal es que los otros usuarios son considerados como secundarios y normalmente no se les da la importancia y prioridad requerida; otra desventaja es que, como la información es poder, hace que un área tenga mayor poder que las demás. También en ocasiones, sucede que el gerente o el director del área usuaria del cual depende informática tiene muy poco conocimiento de informática; ello ocasiona que el jefe de informática cree una isla dentro de la gerencia y acuerde directamente con otras gerencias usuarias, dando lugar a problemas con las líneas de autoridad.

La gerencia de informática en una corporación

El organigrama es más complejo en una corporación. Se tiene una estructura completa de la gerencia de informática dependiente de la gerencia general, Es necesario que la gerencia de informática cuente en su estructura con una coordinación foránea que será el enlace con los departamentos de informática de las gerencias dependientes de la gerencia general y con las direcciones de informática de las gerencias foráneas.

Estructuras organizacionales de los centros de informática

Las estructuras organizacionales de los centros de informática varían de una empresa a otra, ya que cada empresa tiene diferentes necesidades, entre ellas, uno de los factores que influyen es el tamaño de la organización así como a lo que se dedique la organización.

Muchos de los integrantes del área de informática trabajan por órdenes de trabajo según se van presentando y no por conocimiento de sus funciones y responsabilidades que enmarquen los objetivos concretos que los ubiquen claramente dentro de la organización.

Cuando en un centro de cómputo no existe la definición precisa de funciones y responsabilidades que enmarquen los límites de trabajo que deberá cubrir cada área, se origina una tendencia muy alta a la asignación empírica de las actividades a ser desarrolladas para la culminación de cada proyecto; y en consecuencia, a delegar la mayoría de las responsabilidades en los técnicos más capacitados, convirtiéndolos así en "todólogos", es decir, aunque determinadas actividades no recaigan dentro del marco de responsabilidad de éstos, por su capacidad técnica, las absorben tan solo les fueron asignadas, aunque esto desequilibre las cargas de trabajo, ya que mientras a ellos se les satura, otros técnicos permanecen inactivos.

Otro problema resulta cuando algún técnico es contratado y empieza a recibir asignación de trabajos a diestra y siniestra y sin una orientación específica de un puesto claramente definido. Este no logra distinguir cuales son sus funciones y responsabilidades, y cuál es su límite de acción; simplemente lo absorbe la desorganización de la instalación y al poco tiempo es un todólogo mas inmerso en la terrible confusión que impera.

Funciones de la dirección de informática

a) En sí, el área de informática representa una entidad dentro de la empresa, la cual tiene como objetivo satisfacer los requerimientos de información de la misma.

b) Su función primordial es apoyar con eficiencia la labor administrativa de la empresa, para hacerla más segura, fluida y simplificada.

c) En el área de informática recae la responsabilidad de la centralización, custodia y proceso de la mayoría de los datos con los que opera la empresa.

d) Prácticamente la mayoría de las actividades del resto de las áreas de la organización toman como base la información que les provee el área de informática.

e) La toma de decisiones en los distintos niveles se ve influida por la calidad que posea la información y por la capacidad de respuesta del procesamiento de datos.

f) En gran medida, la eficiencia del área de informática representa el nivel de sistematización alcanzado por la empresa.

g) La importancia que adquiere el área de informática dentro de la organización, la compromete fuertemente en las decisiones administrativas y de proyección de la empresa.

Descripción de puestos de la Dirección de Informática

A través de la descripción de la responsabilidad por cubrir en cada área, y vislumbrando las funciones por desarrollar, se puede comprobar la justificación de cada puesto.

Gerencia de desarrollo de sistemas

PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de automatizar los requerimientos de información de aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volúmenes de datos y requerimientos específicos de servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informática, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en el computador principal.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) En conjunto con el usuario y en coordinación con la gerencia de consultoría técnica a usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y políticas que regirán cada sistema.

b) En conjunto con el director de informática y los directivos de las unidades usuarias, analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorización.

c) Participa en la planeación para que los requerimientos de hardware y software que estarán involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que serán utilizados. Esto lo hace en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.

d) Establece, junto con el usuario, el plan estratégico para el inicio y desarrollo de los sistemas por diseñar.

e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su dirección, establece los equilibrios necesarios en función de los requerimientos de cada sistema.

f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.

g) Asigna los proyectos para los coordinadores de sistemas, en función de la importancia de servicio de cada sistema.

De administración:

a) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo

...