Principios De Control Interno

PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO

Responsabilidad delimitada:

Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona,quien tenga conocimiento de ella.

Separación de funciones de carácter incompatible:

Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas personas.

Servidores hábiles y capacitados:

Se debe seleccionar y capacitara adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeñado por una persona que posea título profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

Aplicación de pruebas continuas de exactitud:

Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.

Movimiento de personal:

Llevar a cabo un movimiento de personal hastadonde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de susvacaciones, en especial aquellos empleados que desempeñan cargos deresponsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitiráentre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de laadministración; erradicar la idea de que “hay empleados indispensables” ydescubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

Fianzas:

Los empleados que manejan recursos financieros, valores omateriales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirseadecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Porejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.

Instrucciones por escrito

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Las instrucciones al personal para el desempeñode sus funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de cargos.Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente con sutrabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

Uso de formas prenumeradas:

Deberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentación importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén, etc. Asimismo, se mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales

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