Procedimientos Obligatorios Empresa De Paneles De Insonorización

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

OBJETO Y ALCANCE

Establecer claramente los pasos que permitan aprobar, revisar, actualizar, identificar y controlar tanto los documentos internos como externos que se utilizan dentro del SGC de INSONOC. Este documento es aplicable a toda la organización.

RESPONSABILIDADES

1. El gerente es responsable de:

-Controlar la emisión, aprobación, revisión, identificación y distribución de todos los documentos del SGC.

-Mantener un listado maestro con la descripción de la documentación del SGC, incluyendo su distribución dentro de la organización y el estado de su revisión

-Mantener actualizada la carpeta con las versiones electrónicas de los documentos del SGC.

-Realizar la revisión final de consistencia con la norma.

-Asignar la codificación a los documentos.

-Verificar la existencia de duplicados o contradicciones con la documentación existente.

-Revisar y aprobar los documentos y sus modificaciones.

-Definir la fecha de la emisión de los mismos.

2. El responsable de calidad tiene como responsabilidad:

-Generar y actualizar los documentos aplicables a cada una de las áreas de trabajo.

-Asegurar que los documentos estén disponibles en el servicio de intranet del sistema, para que sean accesibles a todos los usuarios.

-Crear o proponer modificaciones a la documentación del SGC, además de asegurarse del cumplimiento de este documento.

3. Los operarios son responsables de:

-Manipular apropiadamente los documentos.

REALIZACIÓN

1. Datos de entrada:

-Identificación de la documentación y el tipo de documentos que necesitan ser controlados.

-Las condiciones locales en que se utilizará la documentación.

-Medios de soporte de los documentos.

2. Proceso de control de documentos

a) Generación y aprobación de documentos:

i. La generación del Manual de la Calidad y de los procedimientos obligatorios del SGC es responsabilidad del responsable de calidad.

ii. los procedimientos específicos del SGC, así como los registros, son generados por el responsable de calidad.

iii. El responsable del punto anterior deberá enviar el documento modificado al gerente, vía intranet, para que se suba la carpeta correspondiente para la revisión de parte del gerente y la administración, tendrán una semana para revisar y hacer comentarios sobre el documento en revisión, cualquier observación debera ser dirigida al responsable de calidad, una vez completado el periodo antes definido, se entenderá automáticamente que no existen observaciones respecto al documento.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

iv. una vez aprobado el documento, el Representante de calidad realiza su edición, emisión y distribución controlada, para lo cual utilizará el servicio de intranet.

b)Revisión, actualización y reaprobación de documentos:

Cada vez que sea necesario crear o modificar un documento, se procederá según la letra a), punto 2.

c) Identificación de los cambios y el estado de revisión de los documentos.

i. Cada vez que sea necesario el responsable de calidad actualizará los documentos, paralelamente actualizará en nº de revisión correspondiente al documento modificado, junto con la fecha de emisión del mismo, que aparecerá en encabezado del documento, Además se subrayarán las partes modificadas, en el caso de eliminación de alguna sección del documento se incluira una nota en el lugar del párrafo borrado.

d) Disponibilidad de los documentos.

i. Cada vez que un documento es actualizado, el emisor del mismo debe asegurarse que los documentos correspondientes a la nueva versión estén disponibles en el sistema de intranet.

e) Acceso y Mantenimiento

i. El personal a quien hayan sido asignados los documentos, será responsable de mantenerlos disponibles, fácilmente accesibles y convenientemente protegidos.

f) Documento de origen externo.

i. Los documentos de origen externo tales como normas, leyes, códigos, reglamentos y especificaciones, el responsable de calidad es responsable de asegurar la eliminación o identificación de los documentos obsoletos.

ii. Para el caso de las copias electrónicas, estas serán puestas en la carpeta de “Documentos obsoletos”, siendo el responsable de calidad el único con la autoridad para modificar dicho archivo.

g)Identificación y elaboración de documentos.

Los procedimientos obligatorios y específicos del SGC serán identificados y elaborados como se indica:

i. Formato.

Para la redacción y presentación de documentos se utilizará la fuente Arial, de tamaño 11.

ii. Identificación.

Todos los procedimientos (obligatorios y específicos) y las instrucciones de trabajo incluirán en el encabezado de cada página: el logo de la empresa, título del documento, el número de revisión.

En el cuadro de pie de página, se anotará el nombre y cargo de quien emitió del documento y nombre y cargo del gerente como evidencia de su aprobación.

iii. Codificación.

La codificación de los documentos se realiza de la siguiente manera:

1) Las letras indican el nivel o tipo de documento del que se trata:

-PO: procedimiento obligatorio, requerido en forma obligatoria por la norma.

-PE: procedimiento específico, requerido por las necesidades particulares de la organización.

-I: instrucción de trabajo.

-R: registro.

-M: Manual.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

-Para el caso de los documentos externos se utilizará el nombre de los mismos.

A continuación sigue un guión y el resto del código se estructura así:

-Primer número: Corresponde al número de la cláusula de la norma ISO 9001:2008

-Segundo número: dos dígitos, número correlativo del procedimiento, seguido de una línea oblicua.

-Tercer número: número correlativo de la instrucción de trabajo, seguido de las letra IT y un número correlativo cuando se trate de un registro.

-Para el caso de los manuales la letra ira seguida de un número correlativo del respectivo manual.

2) Redacción de los documentos.

La redacción de los procedimientos obligatorios incluirá los siguientes conceptos:

1. Objeto y Alcance: Indicará en forma clara el propósito del documento y a quienes involucra.

2. Definiciones: se incluirá solo terminología especializada de la organización que necesite ser explicada.

3. Responsabilidades: señala

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