Los Procedimientos De Una Empresa

LOS PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

El procedimiento indica cómo realizar el trabajo, que proceso seguir; se orientan a las tareas que normalmente se ponen por escrito en un documento formal en el que se desglosa la labor que debe ser efectuada. Su propósito primario es de instruir. En cualquier unidad de un organismo social se encuentran procedimientos en la forma de una secuencia cronológica de las áreas de organización, los niveles inferiores deben ser más precisos y numerosos, por la necesidad de un control detallado y las ventajas económicas de detallar las acciones, así como porque muchos trabajos rutinarios pueden desempeñarse con mucha eficiencia cuando la administración superior determina la mejor manera de realizarlos.

DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTO

Son una serie de funciones, pasos, empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad.

VICTOR LAZARO

Son una serie de labores que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

GOMEZ CEJA

Es aquel que establece el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

MUNCH Y GARCIA

Es una guía para la acción, porque detalla en forma precisa como se va a desarrollar tal actividad. Es una secuencia de labores debidamente ordenadas, cuyo objetivo principal es llevar a cabo una determinada labor.

SALVADOR MERCADO H.

IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

El establecimientos de los procedimientos tiende a establecer el orden, pues procura detallar cada operación ordenándola cronológicamente, explicando la manera de hacer cada paso, señalando los responsables, en fin, estableciendo una rutina que debería invariablemente seguirse cada vez que se presente un caso semejante.

Los procedimientos son importantes para la operación de todo organismo social ya que forman una base estable sobre la cual funcionan diariamente.

En la preparación de los procedimientos es necesario considerar lo siguiente:

• Los procedimientos deben ser cuidadosamente planeados, de acuerdo con la ciencia y las técnicas con que se relacionan.

• Los procedimientos deben de estar en constante estudio para simplificar o eliminar las duplicaciones.

• Deben ilustrar claramente las actividades que implica especificando los recursos utilizables, los gastos, el tiempo y los esfuerzos requeridos.

• Conviene que los procedimientos se consignen por escrito, que sean reconocidos y debidamente aplicados, esto a través de los llamados “manuales”, facilitando el adiestramiento de nuevo personal y disminuyendo el tiempo y el costo de operación.

• Deben tener a una especialización, para que por medio de esta se aproveche al máximo el incremento de las habilidades, los conocimientos y experiencia de los trabajadores.

Los procedimientos se basan en hechos y no en suposiciones, por lo cual es aconsejable que al formular un procedimiento se tomen en cuenta los elementos materiales, el personal, el tipo de trabajo y el objetivo.

La naturaleza del procedimiento se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la acción del menor esfuerzo, es decir, a realizar las labores diarias sin detenerse a considerar como se afectan. Para esto se establecen los procedimientos, que anuncian las labores repetitivas que se ejecutan para cumplir con todos los aspectos del trabajo.

REGLAS PARA LA FORMULACION DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman.

Es característico de los procedimientos pasar, en muchas ocasiones, por departamentos que se hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que deban fijarse con mayor precisión.

1. REGLA. Los procedimientos deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente, porque de esa manera pueden ser mejor comprendidos, analizados.

Ello permite determinar mejor lo que sobra, lo que falta y lo que puede combinarse mejor. Eliminar, combinar, alterar el orden y mejorar, suelen ser las cuatro reglas básicas que se dan para analizar un procedimiento grafico consignado. El hacerlo así permite también explicarlo mejor, enseñarlo, resolver dudas, etc.

2. REGLA. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados.

A fin de evitar tanto la rutina, que constituye un defecto, como la superespecializacion, que es un exceso.

EJEMPLO: Muy fácilmente en una empresa se emplean procedimientos anticuados y poco eficientes por una inercia natural. La revisión revelara que procedimientos pueden ser cambiados, mejorados, etc. Pero también puede ocurrir que, en el afán de especializar y mejorar, se separen actividades que eran eficientes realizados por un solo departamento o por un mismo individuo; esto origina tan solo que una misma pieza, forma, documento, etc. Este pasando por diversas manos, departamentos, etc., sin razón alguna. La revisión indicara en este caso que actividades conviene consolidar en una sola persona o departamento.

3. REGLA. Debe cuidarse siempre evitar la duplicidad de los procedimientos.

EJEMPLO: En una empresa con mucha frecuencia dos departamentos están haciendo lo mismo. Claro que enfocándolo desde ángulos diferentes, lo cual puede ser conveniente, pero en la mayoría de los casos convendrá dejar un solo departamento o persona encargada de ese procedimiento, del que todos puedan aprovecharse.

SISTEMA, METODO Y PROCEDIMIENTO

Es importante la interacción ideal de las actividades menores para lograr el objetivo deseado. Aquí tienen una importante función el sistema,

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