Tamaño y ubicación de la lista

LISTAS Y FILTROS

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LISTAS

Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de cálculo que contiene datos relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y teléfonos de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en donde las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la primera fila de datos para colocar los rótulos de las columnas.

Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características, se deben ingresar los datos en la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

Tamaño y ubicación de la lista

• No tiene que haber más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

• Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

• Evitar la colocación de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que Microsoft Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.

• Evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los cuales, podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna

• Al crear rótulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los utiliza para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.

• En los rótulos de columna, utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista.

• Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar filas en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas

• Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

• No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarán a las clasificaciones y a las búsquedas.

• No utilizar una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de datos.

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FILTROS

Una de las utilidades del trabajo con listas es la creación de filtros, los que son utilizados para poder seleccionar los registros que desea observar.

Creación

Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que pertenecen a la lista.

A continuación, seleccionar la ficha Datos (Data), luego el botón Filtro (Filter) que corresponde a los autofiltros.

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AutoFiltro (AutoFilter)

Cuando se ha seleccionado la opción Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la derecha de los rótulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del campo.

Lista con Filtro

En el cuadro de lista de filtro, podrá ver todos los elementos componentes del campo seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no sucede en este cuadro, no aparecerá en la lista, salvo que haya sido escrito de manera diferente (con espacio adicional, con mayúsculas, o cualquier símbolo distinto).

Cuadro que contiene los datos a filtrar

Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan dicho elemento en el campo filtrado.

Es necesario indicar que se puede filtrar más de un campo a la vez; el resultado de dicha acción mostrará solo los elementos que cumplan simultáneamente con todas las condiciones de filtro.

La lista con elementos filtrados mostrará los encabezados de fila en color azul, al igual que la flecha de selección de campo estará de color azul.

Mostrar los elementos más comunes

En caso de desear mostrar los elementos más comunes, se puede escoger filtrar Las 10 más (Top 10), opción que muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores, donde selecciona si desea mostrar los diez elementos más comunes. Sin embargo, esta orden solo puede ser aplicada en caso de que el campo que se desea filtrar contenga algún o algunos elementos repetidos diez o más veces; en caso contrario, al seleccionar no sucederá nada.

Personalización de filtros

Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de condiciones específicas, en dicho caso, puede seleccionar la opción Personalizar (Custom). Esta orden despliega el cuadro de diálogo filtro personalizado (Custom filter).

Al seleccionar Personalizar Filtro (Custom Filter) tiene la siguiente pantalla

Filtro personalizado

En este cuadro podrá seleccionar las características del filtro. Consta de dos listas y dos posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparación deseada, donde podrá seleccionar una de las siguientes opciones:

• Es igual a (Equals)

• No es igual a (Does not equal)

• Es mayor que (Is greater than)

• Es mayor o igual que (Is greater than or equal to)

• Es menor que (Is less than)

• Es menor o igual que (Is less than or equal to)

• Comienza por (Begins with)

• No comienza por (Does not Begin with)

• Termina con (Ends with)

• No termina con (Does not ends with)

• Contiene (Contains)

• No contiene (Does not contains)

En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podrá escoger el dato a filtrar. El segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condición lógica ("y" (And),"o" (Or ); en caso de seleccionar la condición "y" el filtro es excluyente, es decir, que se debe cumplir simultáneamente las dos condiciones o no aparecerá en la lista; si la selección se hace con la condición lógica "o", el filtro será incluyente, es decir, mostrará todos los datos que cumplan simultáneamente las dos condiciones.

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