Trabajo Efectivas Y Sus Caracteristicas

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados. Una reunión puede definirse, como el “evento en que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc. normalmente de manera formal”. Predeterminado significa que ya es conocido con anticipación.

CARACTERÍSTICAS

Horario

Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que Son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.

Si la reunión normalmente se alarga, seguir los siguientes pasos para corregirlo:

• . Planificar la agenda cuidadosamente

• Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión

• Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).

• Evaluar el proceso de reunión al final de la misma

El tiempo de reunión puede ser acortado si se asigna la obtención de información o la revisión de Documentos previos a que sea realizada.

Objetivo

El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de reunión convocada.

• Objetivo de las reuniones para informar: Enterar de algo a un grupo de personas

• Objetivo de las reuniones para informarse: Obtener información o ideas de un grupo

• Objetivo de las reuniones para debate público: Someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.

• Objetivo de las reuniones para desarrollo del personal: Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis.

• Objetivo de las reuniones para solucionar un problema: Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solución

Participantes

Las estadísticas demuestran que a mayor cantidad de participantes aumenta la duración de las reuniones y se reduce su efectividad.

Mantener el número en límites razonables: no más de diez en reuniones que demanden alta interacción como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 o 20 en las de formación de personal y desbordar esos límites en las meramente informativas.

El principio es mantener el tope al mínimo posible. Las cifras pequeñas potencian la interacción y permiten llegar con más rapidez a un clima de trabajo en grupo (además son más baratas). Las cifras grandes (más de 20) obligan a seguir métodos parlamentarios con lo que la participación se reduce y también la posibilidad de evitar ganadores y perdedores.

ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR:

• Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia)

• Los que están interesados (líder, cliente, gerente de proyecto, interesados en general)

• Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar, autoridad para implementar)

ROL DESCRIPCIÓN

Sponsor del proyecto: Miembro de la dirección, Mantiene alineado al proyecto con la estrategia de la empresa, Nexo entre el equipo y la dirección general y Resuelve conflictos de recursos.

Facilitador: Conduce reunión, Modera las discusiones, Mantiene el foco y el horario

Secretario: Toma nota, Elabora y distribuye el acta, Rol rotativo.

Gerente del proyecto: Nunca es el experto principal, Se anticipa a los cambios y mantiene alineado al equipo, Comunica al sponsor el avance.

Coordinador: Dependiendo del tamaño del proyecto existe o no, Coordina reuniones, Mantiene la integridad de la documentación.

Participante: Todos son participantes; incluyendo al sponsor, gerente de proyecto, etc., Mantiene el espíritu de confianza y respeto a los colegas,

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