Procedimiento para la realización de actividades de formación

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1. OBJETIVO

Brindar los lineamientos en la realización de actividades de formación en la UNIAGUSTINIANA, de manera que se realice un adecuado manejo y control de los recursos y del tiempo.

1. ALCANCE:

A todos los procesos.

1. DEFINICIONES

Acción de Formación: Proceso por medio del cual un ente educativo promueve el desarrollo de actitudes y aptitudes de las personas, así como la profundización de los conocimientos y las capacidades de sus integrantes, con el propósito de elevar la calidad de sus servicios, actividades y resultados en sus responsabilidades.

Brecha: Falencia o proceso faltante entre una meta y un punto de inicio.

Competencias: Capacidad para desempeñar las funciones inherentes a un empleo; determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores y actitudes. Una característica subyacente en una persona causalmente relacionada con su desempeño y actuación exitosa en un puesto de trabajo. (LEY 1278 de 2002).

Competencias genéricas: se refieren a las capacidades adquiridas en la formación básica regular que permiten el ingreso y desempeño adecuado de las tareas delegadas en la Universitaria Uniagustiniana.

Competencias específicas: se relacionan con los conocimientos, habilidades y actitudes propias de la mejora continua de la gestión universitaria, propiciando el manejo adecuado de los diversos aspectos técnicos específicos involucrados en las actividades laborales cotidianas y requeridas de manera contingente.

Competencia laboral: Capacidad para desempeñar en diferentes contextos las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el personal administrativo y docente.

Capacitación: Conjunto de procesos organizados, dirigidos a complementar la educación mediante la generación de conocimientos, desarrollo de habilidades y cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.

Necesidad contingente: Se refiere a las actividades de formación que surgen en el trabajo del día a día y que no se encuentran debidamente estructuradas en la planeación de una unidad o dependencia. Surgen intempestivamente pero se requieren para cubrir alguna necesidad de formación requerida.

1. NORMATIVIDAD

NTC. ISO 9001:2015 (7.1.6; 7.2; 7.3)

1. CONSIDERACIONES GENERALES

1. El Plan de Formación de la Uniagustiniana está fundamentado en las necesidades de capacitación relacionados con la práctica cotidiana de la actividad administrativa, pedagógica e investigativa de los docentes y del personal administrativo de la institución. Se relaciona estrechamente con la evaluación del desempeño; ya que de esta evaluación se deriva información sobre aspectos en los cuales se requiere trabajar en pro del mejoramiento de las competencias individuales e institucionales.
2. Los componentes de este plan son: cualificación profesional, actualización pedagógica e investigativa, desarrollo humano, seguridad y salud en el trabajo e identidad agustiniana.
3. En el caso de específico de Seguridad y Salud en el Trabajo, las capacitaciones son lideradas y desarrolladas por Capital Humano, a través de la coordinación de SST con el objetivo de contribuir a una cultura del autocuidado y prevención del riesgo, la calidad de vida, correcto uso de elementos de protección personal (EPP), conocimiento y seguimiento de parámetros y lineamientos establecidos en la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la institución.
4. La Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana, es la responsable de organizar, dinamizar y consolidar el Plan Anual de Formación Agustiniana, buscando un equilibrio entre las actividades a realizar, la optimización de los recursos, los destinatarios y el tiempo. A dicho plan se le dará cumplimiento salvo situaciones extraordinarias que hagan variar su ejecución.
5. Para la realización de dicho plan, se tendrá en cuenta los siguientes elementos de entrada: 1. Necesidades surgidas de la evaluación de desempeño del personal administrativo (competencias genéricas o específicas), 2. necesidades surgidas en evaluación de desempeño detectadas por jefe inmediato o autoevaluación. 3. Necesidades surgidas de la evaluación de desempeño del personal docente. 4. Requerimientos solicitados por alguna dependencia o unidad de la UNIAGUSTINIANA. 5. Informe de brechas técnicas y comportamentales reportadas por la dirección de Capital Humano al ingreso del nuevo personal administrativo, ascenso de cargo o cambio de unidad. 6. Actualizaciones disciplinares y legislativas indicadas por las unidades académicas y administrativas según la normativa que les rija. 7. Los resultados de la encuesta de clima organizacional y riesgo psicosocial, siempre y cuando este muestre presencia de insatisfacción en procesos formativos por parte de los colaboradores y fortalecimiento del estilo de liderazgo.
6. Es responsabilidad de la Dirección de Capital Humano realizar la evaluación de desempeño, clima organizacional y riesgo psicosocial al personal administrativo y docente; organizar la información, categorizarla y priorizarla según competencias genéricas o específicas requeridas en el plan de formación agustiniano. De igual manera cuando se realicen cambios de cargo que requiera cierre de brechas, gestión del conocimiento o capacitación para cumplimiento del mismo. Esta información será entregada a la Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana de la siguiente manera:

1. Es responsabilidad de Vicerrectoría Académica, realizar la indagación con directores de programa y decanos de facultad sobre necesidades de capacitación, actualización y mejoramiento de las variables detectadas en la evaluación docente. La Vicerrectoría Académica debe organizar, categorizar y priorizar la información, la cual será entregada a la Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana cuando esta sea requerida. (Estructurar cómo se va a reportar)
2. Teniendo en cuenta que la asignación de los recursos para los proyectos de funcionamiento y de inversión, se realiza de forma bianual según disposición de Planeación; la Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana solicita a cada una de las unidades y dependencias que la solicitud de requerimientos de capacitación se realice de la misma manera, con el fin de organizar de manera eficiente los recursos y el tiempo.
3. Todas las actividades de formación realizadas por unidades o dependencias diferentes a la Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana deberán informar la fecha de realización y la población destinataria mediante el formato BI-FR-41; lo anterior con el fin de distribuir el cronograma de actividades de formación de manera eficiente y evitar saturación en la ejecución de los mismos.
4. Una vez culminada la actividad de capacitación, es responsabilidad de cada unidad o dependencia presentar ante la Escuela de Formación Agustiniana los respectivos soportes de asistencia (BI-FR-35), evaluación de satisfacción (BI-FR-35) y evaluación de apropiación de conocimiento (XX-XX-XX).
5. La Dirección de la Escuela de Formación será la encargada de gestionar las actividades de capacitación y formación que se deriven de la evaluación de desempeño y que se relacionan directamente con las diferentes competencias requeridas según el manual de perfiles de la Uniagustiniana. Las demás actividades de capacitación deben ser gestionadas por la unidad o dependencia correspondiente, según se indica en el numeral siguiente.
6. La unidad o dependencia que requiere realizar una actividad de formación es responsable de todo el proceso a saber: ficha técnica del evento, organización general, selección del capacitador, solicitud de las instalaciones para la realización del evento, solicitud de registro fotográfico o fílmico si se requiere, convocatoria, logística, comunicación a los destinatarios, realización, aplicación, tabulación y análisis de la encuesta de satisfacción según modelo entregado por la dirección de Escuela de Formación Agustiniana (cuando aplique); consolidación de las evidencias de la asistencia al evento. Estos resultados, análisis y evidencias, deben ser entregados a la Dirección de la Escuela de Formación para su debido archivo y consolidación de la información durante la semana posterior a la realización del evento.
7. La aplicabilidad del formato de satisfacción queda a discrecionalidad de quien realiza la actividad en casos de asistencia masiva, como es el caso de una conferencia; previa consulta con la Dirección de la Escuela de Formación Agustiniana quien brindará asesoría al respecto, generalmente se realiza un muestreo.
8. En caso extraordinario que se requiera realizar una capacitación no programada dentro del Plan Anual de Formación, la dependencia o unidad encargada deberá informar a la Dirección de la Escuela para determinar la viabilidad de su realización y entregar el formato de solicitud de capacitación BI-FR-41.
9. Algunas actividades de formación son de carácter voluntario y se realizarán previa inscripción. Con el fin de asegurar el compromiso de los asistentes en la participación y realización del mismo, se podrá determinar con autorización de Rectoría el cobro de algún valor en caso de no culminar el curso o no cumplir con los requisitos establecidos.
10. El plan de capacitación relativo a Seguridad y Salud en el Trabajo, será desarrollado en su totalidad por la Coordinación de Seguridad y Salud en el trabajo. Este plan contempla temas enfocados a la prevención de accidentes de trabajo, enfermedades labores, gestión de los riesgos y cumplimiento de la normatividad. Las evidencias reposarán en esta dependencia dada la especificidad de la misma.
11. Dado que la solicitud de recursos se debe realizar con mínimo 15 días de anticipación, según directrices de la oficina de Planeación; es necesario que las unidades o dependencias que requieran que la Dirección de la Escuela de Formación realice dicha solicitud, lo hagan de manera formal con un mes de anterioridad a la realización de la actividad. El formato a utilizar es el BI-FR-41.
12. Para el ingreso del personal administrativo nuevo se tendrá en cuenta un plan de entrenamiento en el cargo. Este proceso estará dividido en dos partes:

• Inducción que tendrá una duración de 3 días y el cual es ejecutado por la Dirección de Capital Humano.
• Entrenamiento que se monitoreará durante el plan de formación asignado al colaborador si este presenta cierre de brechas, este último es responsabilidad de la escuela de formación Agustiniana.

1. Para los cargos estratégicos y Director el proceso de entrenamiento contará también con el agendamiento de reuniones con pares gestionada por parte del jefe inmediato y registradas en el formato de inducción.
2. La evaluación del proceso de entrenamiento contará con la ponderación de las siguientes actividades:

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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