Plan de Continuidad de Negocio. Se aplica a todos los procesos críticos de Transportes XXX S.A.C.

1. OBJETIVOS:

Salvaguardar los intereses de nuestros clientes y socios, además del negocio y la imagen de la organización, identificando los puntos de fortalecimiento de Transportes xxx, analizando nuestros niveles de respuesta de comunicación e infraestructura, ofreciendo alternativas viables a todos los procesos críticos de nuestra empresa.

1. ALCANCE:

Se aplica a todos los procesos críticos de Transportes XXX S.A.C.

1. DEFINICIONES:

• Amenaza: Eventos que aprovechando una vulnerabilidad, pueden desencadenar un incidente en la organización, produciendo daños.
• Análisis de impacto en el negocio: Proceso de análisis de las actividades de la organización y las consecuencias que una interrupción sobre las mismas pueden provocar en la oficina.
• Análisis riesgos: Proceso de identificación, análisis y evaluación de riesgos.
• Equipo de Gestión de Crisis (EGC): El Equipo de Gestión de Crisis (EGC) establece la estrategia de implementación de acuerdo a los pasos sugeridos en esta guía, supervisa la implementación del BCP durante un evento, recopila información para determinar el impacto y sus consecuencias para las operaciones de la oficina, y recomienda la acción de continuidad del negocio al Gerente.
• Plan de Continuidad de las operaciones (PCN): Un Plan de Continuidad del Negocio (PCN) es una serie de procedimientos para restaurar las operaciones normales de oficina después de un desastre y/o un evento importante, dentro de un tiempo predeterminado.
• Procesos Críticos: Son los procesos mínimos que deben seguir funcionando para poder entregar cooperación técnica.
• Servicios Críticos: Son todos aquellos elementos relacionados con cada uno de los procesos críticos identificados. Entre ellos, los activos de recuperación, personal mínimo que apoyará en ese proceso, sistemas necesarios para ejecutarlos, registros vitales necesarios, proveedores y socios claves, etc.
• Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO): El Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO en inglés) es el tiempo transcurrido entre la interrupción del proceso y el punto en el cual éste debe estar totalmente operativo.
• Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD): El Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD en inglés) es el periodo de tiempo medido en minutos, horas, semana o meses, que está asociado a la paralización de una actividad que, una vez superado, la viabilidad de la organización se verá amenazada irrevocablemente.
• Cliente: Organización o persona que recibe el servicio.
• Partes Interesadas, agentes externos que interactúan directa e indirectamente con nuestra organización.
• SST/SSO: Hacen referencia a un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud.
• SIG: Sistema Integrado de Gestión
• PCN: Plan de Continuidad de Negocio

1. RESPONSABILIDADES:

1. Corresponde al Gerente General

• Responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento.

1. Corresponde a los Gerentes Corporativos

• Tomar acciones inmediatas y responder oportunamente ante la materialización de un riesgo.
• Dar el alta a los procesos que superaron los niveles de crítico.

1. Jefe de Área y colaboradores

• Ejecutar acciones con el fin de levantar o superar lo más pronto posible un estado crítico.

1. PROCEDIMIENTO:

1. CONSIDERACIONES INCIALES

El presente plan considera los incidentes que se pueden generar por los diferentes tipos de eventos considerados en la matriz análisis de riesgo (anexo 1) del presente documento.

De acuerdo al anexo 1, se consideran los siguientes tipos de incidentes:

• Los que tienen como consecuencia la pérdida de personal;
• Los que interrumpan de forma directa o indirecta el acceso a la oficina y talleres operativos y administrativos;
• Los que interrumpen los procesos y sistemas críticos para la misión de la Organización:
• Los que tienen como consecuencia la pérdida del local total o parcial, incluyendo su acceso; y,
• Los que tienen como consecuencia la pérdida de los servicios de proveedores.

El presente plan de continuidad de negocio se ha elaborado sobre los siguientes supuestos:

• Sólo el área habitual de trabajo de la Representación ha sido afectada por el evento adverso, todos los lugares alternativos previamente designados están intactos.
• El personal identificado como parte de los equipos para la implementación del Plan de Continuidad de Negocio está disponible para realizar los trabajos de recuperación.
• Los trabajos de recuperación se realizan de acuerdo a lo establecido en el Plan de Continuad de Negocio.
• Las estrategias de recursos y las soluciones para recuperación están disponibles, realizadas y comprobadas satisfactoriamente.
• Los proveedores cooperan razonablemente durante los trabajos de recuperación.
• Se han realizado las pruebas trimestrales del plan.
• La revisión del plan, mantenimiento y actualizaciones se han realizado con periodicidad para asegurar que responde ante las necesidades generadas por los eventos adversos.
• Se ha realizado la difusión del plan entre el personal.

1. ESTRATEGIAS DE NEGOCIO

Para la selección de las estrategias se tomaron en cuenta los siguientes criterios:

• El costo económico de la implantación de la estrategia de recuperación
• Los beneficios que proporciona la estrategia seleccionada.
• El Tiempo Máximo Permitido de Interrupción (MTD).
• El Tiempo de Recuperación Objetivo (RTO).
• La pérdida máxima de información financiera y administrativa que se puede permitir.

Entre las estrategias seleccionadas para mantener la continuidad se cuenta con:

• Acuerdos con proveedores estratégicos: Que estén destinados a contar en el más breve plazo con los bienes y servicios para asegurar las funciones críticas, como el acceso a Internet.

• Acuerdos de servicios: Estos compromisos están orientados a la provisión de servicios para asegurar la operación de la oficina.

• Centro de operaciones: El lugar destinado como Zona de Maniobras, identificando un lugar alterno para su funcionamiento. Este ambiente será utilizado para coordinar las acciones de respuesta y recuperación ante eventos adversos.

• Centro alternativo: En caso se produzca un daño severo a las instalaciones de la oficina, se ha considerado como lugar alterno, los ambientes de la la Unidad de Negocio Constramer SAC ubicada en Calle los Plásticos 248 - Vulcano – ATE.

• Reutilización de recursos: Reubicación de personal con funciones no urgentes en tareas que requieren una mayor prioridad. Para ello se cuenta con procesos claramente establecidos y difundidos y el personal se encuentra comunicado.

• Sistemas redundantes: Utilización de sistemas adicionales disponibles para la provisión de energía eléctrica (grupo electrógeno), agua (cisterna) y comunicaciones (teléfono satelital y radiocomunicaciones).

• Stock de reserva: Mantenimiento de un stock adicional de suministros con mayor utilización en las operaciones de la oficina para enfrentar contingencias.

• Trabajo remoto: Trabajo remoto del personal desde sus domicilios accediendo a  sus archivos alojados en el file server mediante conexión remota e ingreso a extranet y su acceso al Sistema Operativo mediante la laptop adecuada especialmente para ello. Se cuenta con acceso a los archivos digitales de los contratos y órdenes de compras firmadas, file de personal y de otros documentos importantes necesarios para mantener la operación de la oficina.

• Utilización de espacios propios: Áreas y ambientes existentes en la oficina que pueden ser utilizados para reubicar servicios que han sido afectados por el evento. Se cuenta con el ambiente, auditorio y salas de reuniones que pueden servir para ser implementados como lugares adicionales de trabajo de personal.

• El cuadro 1 resume las mencionadas estrategias del Plan de Continuidad de Negocio que aplican en la Organización

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