CATALOGO DE CUENTAS

operaciones financieras de un empresa. Al diseñar un buen catálogo es necesario tomar en cuenta la operación de la empresa y que deseamos reportar. Es importante comprender que el catálogo es la forma en que hemos de registrar el resumen de todas las operaciones de la empresa. Dicho resumen comúnmente lo llamamos en un sistema contable “Balanza de Comprobación” misma de la cual tomamos datos para generar finalmente los Estados Financieros.

Clasificación básica de un catálogo de cuentas contable

El catálogo de cuentas se debe clasificar en cuatro rubros básicos, que son los mismos de un Estado de Situación Financiera o Balance General.

1. Activo

2. Pasivo

3. Capital

4. Orden

De aquí se desprenden los demás Estados Financieros. Un ejemplo claro es el Estado de Resultados. En el rubro de Capital siempre tendremos la cuenta que representa el resultado del periodo. Dicha cuenta se divide en cuentas de resultados acreedoras y deudoras. La importancia de la cuenta de resultados, y debido a que en ella es donde se registran los egresos e ingresos de la empresa, nos lleva a detallar las cuentas dentro de nuestro catálogo de cuentas. Esto último para facilitar la emisión del Estado de Resultados y así poder evaluar la actividad de la empresa a detalle.

1. Global

A. Activo

B. Pasivo

C. Capital

i. Utilidad o Pérdida

a. Resultados Acreedora

b. Resultados Deudora

ii. Orden

Todos los cargos y abonos finalmente caen sobre la primera cuenta, la global, la cual es de primer nivel. Dicha cuenta nos da el total de cargos y abonos generados. Aunque existe esta estructura interna para control del propio sistema y así cuidar la estructura del catálogo; para efectos prácticos GeEm® presentara de forma automática una Balanza de Comprobación con el siguiente orden:

1. Activo

2. Pasivo

3. Capital

4. Orden

5. Resultados Acreedora

6. Resultados Deudora

Cabe mencionar que para efectos de dicha balanza el sistema omitirá la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio y en lugar de ella presentara las cuentas de resultados deudoras y acreedores, mismas que cuelgan internamente de dicha cuenta.

Naturaleza de las cuentas contables

Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora o acreedora; la asignación de la naturaleza de cada cuenta es una de las características que muy pocos sistemas manejan. Es en la balanza donde veremos reflejadas las naturalezas de las cuenta. La naturaleza se define en base a sí la cuenta para aumentar su saldo deberá ser cargada o abonada y en forma inversa para disminuir, así por ejemplo las cuentas de:

 Activo se cargan para aumentar y se abonan para disminuir.

 Complementarias de Activo (depreciaciones y provisiones o reservas) se abonan para aumentar.

 Pasivo y Capital se abonan para aumentar y se cargan para disminuir.

 Complementarias de Pasivo y Capital (provisiones y reservas) se cargan para aumentar

 Resultados Deudoras (gastos) se cargan para aumentar y las de

 Resultados Acreedoras (ingresos) de abonan para aumentar

La naturaleza es importante ya que presentara en la balanza un importe negativo cuando una cuenta se encuentre sobre girada; como ejemplo un saldo negativo en cuentas por pagar nos indica un pago de mas. En la balanza los negativos a primera vista deben ser un foco de alerta y NO una forma de registro donde el saldo deudor es positivo y el acreedor negativo como sucede en muchos sistemas contables mal diseñados.

Detalle del catálogo

El detalle al que se debe diseñar un catálogo de cuentas varía mucho en las empresas y depende mucho de los sistemas o subsistemas con los que cuente. En un sistema podemos omitir detalle puesto que contamos con subsistemas integrados que nos dan dicho detalle. Un claro ejemplo de ello es la cuenta de clientes; podemos utilizar una cuenta global para clientes ya que en el subsistema de cuentas por cobrar tendremos la antigüedad de saldos donde nos indicara el desglose del saldo de cada cliente. El manejar una cuenta global de clientes, y no llevar en el catálogo una cuenta para cada cliente, nos permite mantener un catálogo de cuentas corto y fácil de manejar.

Conclusión

Un acertado diseño del catálogo de cuentas brindara a la empresa de información suficiente para la generación de información de primer nivel para la toma decisiones. Dicho catálogo debe ser claro para los usuarios de la información y con ello permitir el análisis oportuno de la situación financiera de la empresa.

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura

CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN:

a) Cuentas reales o de balance

b) Cuentas nominales o de resultado

c) Cuentas de orden

CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR

Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances

CUENTAS AUXILIARES

Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

CUENTAS REALES O DE BALANCE

...