Cualidades De La Redaccion

DATOS GENERALES

PROGRAMA

NORMA Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

UNIDAD DE APRENDIZAJE Documentación Comercial

GUIA DE APRENDIZAJE Redacción Básica CÓDIGO DE LA GUÍA

TIPO DE INSTRUMENTO Taller Diagnostico - Lista de Chequeo CODIGO DEL INSTRUMENTO

LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

INDICADORES DE LOGROS

1. Identifica en un mensaje propio o ajeno las características de una comunicación efectiva.

2. Reconoce y corrige en un mensaje propio o ajeno los principales escollos lingüísticos.

3. Reconoce la información necesaria para la redacción de las diferentes cartas comerciales.

4. Ubica y distribuye correctamente los espacios de interlineación al elaborar cada documento.

5. Demuestra honestidad, respeto, veracidad y sensibilidad al expresarse oralmente o por escrito.

INTRODUCCIÓN

Las empresas envían y reciben permanentemente cartas de solicitud, cotización, oferta, remesa, reclamación y ajuste.

Además, los funcionarios recurren a los memorandos para dar instrucciones, solicitar informes, pedir acción, llamar la atención, destacar y muchos otros motivos relacionados con el personal interno. Algunos de estos mensajes generan informes con respuestas breves.

De otra parte, en forma ocasional se producen mensajes de felicitación, condolencia, agradecimiento y parabienes que algunas veces se dirigen internamente y otras tienen destinos diferentes.

Para su envió se recurre al correo tradicional, al fax, al correo electrónico y ala entrega personal, pero en todos los casos el éxito de la comunicación radica primordialmente en su claridad y precisión. Saber redactar una carta, un memorando o un mensaje cualquiera garantiza relaciones comerciales y personales óptimas.

CARACTERÍSTICAS DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Una comunicación es efectiva cuando no se hacen necesarias nuevas comunicaciones aclaratorias, ni llamadas telefónicas para completar la información, ni juegos de ingenio o adivinanza para poder acertar en la interpretación del mensaje, lo cual crea, mantiene o fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente.

Las características que deben tenerse en cuenta en una comunicación son, principalmente:

Asertividad

Una comunicación es asertiva cuando el tono empleado y las expresiones utilizadas despiertan sentimientos positivos, imprimen amistosidad, favorecen la imagen de la empresa y motivan a actuar de acuerdo con lo planteado en ella.

Imprimen Asertividad a la comunicación los comentarios positivos, las frases de saludo y despedida y expresiones como:

• Complacidos le informamos

• Con mucho gusto le comunicamos

• Es muy placentero informarles

• Lamentamos comunicarles

• Sentimos mucho lo ocurrido

De los siguientes párrafos de una carta determinada cual es el más asertivo.

Le informamos que su solicitud de crédito por $20’000.000 fue aprobada en el comité financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trámites correspondientes.

Nos complace informarle que su solicitud de crédito por $20’000.000 fue aprobada en el comité financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trámites correspondientes.

Ejercicio

Aplícales asertividad a los siguientes párrafos de carta:

Le comunicamos que su solicitud de cerdito por $20’000.000 no fue aprobado por el comité financiero. Por tanto, todas sus compras deberá pagarlas de contado.

Le informamos que en razón al excelente manejo de su crédito, hemos decidido ampliarlo en $10’000.000, para un total de $50’000.000. Esta ampliación podrá hacerla efectiva a partir de su próximo pedido.

Le comunicamos que a partir del 1 de abril será ascendido al cargo de supervisor de ventas. Esperamos que su desempeño siga siendo tan eficiente como hasta ahora.

Modernismo

La tecnología de la correspondencia ha experimentado importantes innovaciones, que el redactor debe considerar cuando se comunica con sus clientes. La utilización de términos obsoletos transmite una imagen negativa de la empresa. Entre otras expresiones podemos destacar las siguientes:

Obsoletas

• Por medio de la presente le informamos que

• Acusamos recibo de su carta

• Adjunto a la presente le enviamos

• El 30 de los corrientes

• Sin otro particular, nos despedimos.

• Me dirijo a usted para comunicarle

• Del año en curso

Modernas

• Con mucho gusto le informamos que

• Muchas gracias por su carta

• Complacidos le enviamos

• El 30 de marzo de 2011

• Hasta otra oportunidad.

• Cordial saludo, doctor castro.

• Complacido le comunico que

Ejercicio

Lee atentamente los siguientes párrafos y redáctalos de nuevo para imprimirles modernismo:

Por medio de la presente me dirijo a usted para informarle que partir del 13 de los corrientes el señor Carlos Arturo Salas, Gerente Nacional de Ventas, estará de visita por la costa.

Adjunto a la presente le envió un catalogo descriptivo de todos nuestros productos veterinarios, disponibles en nuestra bodega.

Acusamos recibo de su carta del 15 de agosto del año en curso, en la cual nos solicita información acerca de nuestros productos.

Integridad

Algunas veces por falta de planeación y otras por ligereza se envían mensajes incompletos que necesitan aclaraciones posteriores, con la consecuente perdida de tiempo y el enfado de los clientes.

En los siguientes párrafos puede apreciarse la diferencia entre el primer mensaje, carente de información, y el segundo que muestra integridad:

Complacido con el anexo cheque para cubrir el saldo de nuestra factura pendiente.

Complacido le anexo el cheque 345-290-10 del banco nacional, por $850,000 para cubrir el saldo pendiente de nuestra factura 3948 del 10 de agosto de 199_.

Ejercicio

Analiza los siguientes párrafos y mejóralos con los datos

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