ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

NORMAS TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

PRESENTADO POR:

YULI ANDREA PINO BARRERA

DOCENTE: LORENA MARÍN

ASIGNATURA:

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS I

COMPUCEC

FORMACIÓN TÉCNICA POR COMPETENCIAS

PROGRAMA SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO

MEDELLÍN

2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. CIRCULAR 5

1.1 PASOS DEBE REUNIR UNA CIRCULAR 5

1.1.1 Identificación 5

1.1.2 Destinatarios 5

1.1.3 Fecha 5

1.1.4 Nombre: 5

1.2 MÁRGENES 5

1.3 LA CIRCULAR INTERNA 5

1.4 LA CIRCULAR EXTERNA 5

2. MEMORANDO 7

2.1 PARTES EN LAS QUE SE DIVIDE UN MEMORANDO 7

2.1.1 Cabecera. 7

2.1.2 Cuerpo. 7

2.1.3 Pie. 7

3. LA CARTA 9

3.1 MÁRGENES 9

3.2 PARTES DE LA CARTA 9

3.2.1 Fecha 9

3.2.2 Encabezamiento o datos del destinatario 9

3.2.3 Tratamiento: 9

3.2.4 Cargo: 9

3.2.5 Nombre de la empresa 9

3.2.6 Dirección 9

3.2.7 Nombre de la ciudad de destino: 9

3.2.8 Asunto 10

3.2.9 Saludo 10

3.2.10 Texto: 10

3.2.11 Despedida: 10

3.2.12 Firma: 10

3.3 TIPOS DE CARTAS Y CARACTERÍSTICAS 11

TIPOS DE CARTA 11

4. EL INFORME 12

4.1 PARTES DE UN INFORME: 12

4.1.1Título de la página (Portada 12

4.1.2 Índice o contenido 12

4.1.3 Introducción (resumen) 12

4.1.4 Formato cuerpo 12

4.1.5 Conclusiones 13

4.1.6 Bibliografía 13

5. EL ACTA 14

5.1 SUS ELEMENTOS SON: 14

5.1.1 Razón social: 14

5.1.2 Título de la junta o comité 14

5.1.3 Denominación del documento y número correspondiente 14

5.1.4 Fecha: 14

5.1.5 Hora 14

5.1.6 Lugar 14

5.1.7 Asistentes: 14

5.1.8 Invitados: 14

5.1.9 Orden del día 14

5.1.10 Ausente 14

5.1.11 Orden del día 14

5.2 DESARROLLO 14

5.2.1 Convocatoria 15

5.3 ASPECTOS GENERALES 15

6. El AVISO 16

6.1 SUS PRINCIPALES ELEMENTOS SON: 16

6.1.1 Encabezamiento: 16

6.1.2 Cuerpo de texto: 16

6.1.3 Fecha de emisión 16

6.1.4 Oficina que anuncia 16

CONCLUSION …………………………………………………………………….………-…. ….21

WEBGRAFÍA ……………………………………………………………………...……… ……..22

INTRODUCCIÓN

Buscar la perfección en la expresión escrita es una necesidad de las nuevas generaciones los cuales están inmersos en las sociedades de hoy, cuyos avances tecnológicos van en constante cambio, por lo que se requiere ser muy preciso y claro a la hora de escribir cualquier tipo de documento.

En este sentido, es imprescindible considerar el desarrollo de las habilidades de la expresión escrita, como uno de los aspectos fundamentales de la formación profesional.

A su vez la comunicación escrita empresarial, es una función que lleva a cabo un profesional en el ambiente empresarial, y abarca la elaboración de todo tipo de documentos; esta función es de vital importancia ya que la imagen y reputación de una empresa está plasmada en lo que comunica y como lo comunica atreves de distintos tipos de documentos.

La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.

1. CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

 Utilizar papel con membrete de la empresa

 Escribir párrafos cortos

 Concluir con saludo

 Colocar la fecha en la parte inferior izquierda

 Firmar debajo de la fecha

 Elementos de una circular

1.1 PASOS DEBE REUNIR UNA CIRCULAR

1.1.1 Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

1.1.2 Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.

1.1.3 Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.

1.1.4 Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.

1.2 MÁRGENES

Superior: entre 3 cm y 4 cm

Inferior: entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

1.3 LA CIRCULAR INTERNA: Da a conocer internamente actividades e informaciones.

1.4 LA CIRCULAR EXTERNA: Es personalizada para dar el mismo contenido, esta es una carta circular.

EJEMPLO DE UNA CIRCULAR:

2. MEMORANDO

También conocido como memorándum. Cultismo del latín que significa “algo que deberá guardarse en la memoria”.

Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida.

2.1 PARTES EN LAS QUE SE DIVIDE UN MEMORANDO

Un memorando deberá

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