El Mapeo de Información

El Mapeo de Información (mi) significa convertir el documento en un verdadero mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido.

La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información.

El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el uso de la tipografía.

Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está presentado.

• Una forma fácil de entender el gerenciamiento de los procesos a todo el personal de la empresa, es mediante el diseño de un mapa de procesos, que represente la situación particular o propia de la organización y donde primordialmente se identifiquen las interrelaciones de los procesos como mecanismo para mejorar las comunicaciones al interior, que son normalmente deficientes por no conocer qué productos y requisitos requieren los clientes internos y más grave aún, cuando se desconocen las necesidades de los clientes externos, que son los que pagan por los servicios y productos.

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• En primer lugar debe definirse un MAPA DE PROCESOS, que se constituirá en la puerta de entrada al mundo de los procesos dentro de las empresas. Haciendo una análogía al mundo del internet, el mapa de procesos es como la página de inicio de un portal web. De ahí en adelante será más fácil la orientación y navegación por cada uno de los procesos.

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• Existen diversas formas de representar la interrelación de los procesos dentro de una organización, pero antes de hacer dicha representación, lo más recomendable es aplicar el enfoque por procesos, utilizando el principio de aplicar un pensamiento de “derecha a izquierda”, es decir, de identificar primero los clientes, los productos, los requisitos que el cliente exige y con esto identificar los procesos que se requieren para producir los bienes y/o servicios. Lo anterior se debe hacer en perfecta coherencia con la misión de la empresa.

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• A continuación se presenta un gráfico que sirve de base para determinar cuáles son los procesos primarios que la empresa debe realizar para satisfacer a sus clientes:

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