Elaboracion De Documento

La veracidad, exactitud, formalidad, corrección, amenidad y estética de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboración de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja.

No olvide jamás que la presentación de cualquier trabajo o escrito da a conocer públicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona o lo presenta. Pero lo más importante; la elaboración y la entrega del documento TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.

Pero además, si el objetivo principal es conseguir la lectura atenta del receptor del documento o de la información, deberá utilizar técnicas de "atracción" en la elaboración que le garanticen esa lectura para alcanzar con éxito el objetivo.

Recuerde que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales de un asistente de dirección y que no debe descuidar su presentación.

No olvide que usted debe de ser capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA.

NORMAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

1ª NORMA:

La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.

Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.

2ª NORMA:

Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.

No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.

3ª NORMA:

Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.

Observe los siguientes textos:

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial,

que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4,

es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe

Que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el

tamaño del papel a emplear".

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear".

En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los márgenes, en el primero no. Qué duda cabe que esta justificación es más adecuada para la correcta presentación de un escrito.

4ª NORMA:

El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de letra (fuente) adecuados. El tipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o de una carta comercial.

No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Román". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos durante muchos años y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja.

Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos. Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo de letra más personalizada:

"Querido Juan:"

Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben variar:

¡¡ A T E N C I Ó N!!

Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se utilizará una letra de menor tamaño:

(*) Unidades expresadas en miles de euros.

Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así como la función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado.

5ª NORMA:

Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir:

a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos.

Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos márgenes distintos, es decir, menor extensión para el subapartado, Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados.

b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta. Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros, etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma.

c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles más importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez.

6ª NORMA:

Si se van a insertar objetos como fotografías, tablas, bases de datos, hojas de cálculo, esquemas, gráficos, etc. deberemos centrar éstos en la parte más visual del papel, o situarlos en el lugar más conveniente. (A la derecha o izquierda del texto explicativo, en el centro si se quiere conceder más importancia o resaltar de alguna forma el objeto a insertar).

7ª NORMA:

Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito, encabezamiento

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