Las Cartas Comerciales Y Otros Documentos

Introducción

Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su público objetivo (clientes, prospectos, proveedores, empleados, etc.), se encuentran las cartas comerciales y otros documentos como el informe, el memorándum y el currículo vitae los cuales son, el mejor medio de comunicación con el público con el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.

Por ello, resulta muy conveniente que mercadologías, relacionadores públicos, personas que integran el área comercial y emprendedora, conozcan qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.

El siguiente documento contiene información sobre las cartas comerciales. Que son, cuantos tipos existen y algunas recomendaciones para cuidar el aspecto y nitidez de las mismas.

Otros documentos: el informe, el memorándum y currucilum vitae, como en el caso anterior, estudiaremos que son, para que se utilizan, como se utilizan, sus características y métodos para llevarlos a cabo.

Seguido de nuestras conclusiones. Que servirán como aportaciones de todo lo estudiado.

¿Qué son las Cartas Comerciales?

Las cartas comerciales, son mensajes escritos que empresas, organizaciones o personas envían a otras para comunicar mensajes formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos, cupones de sorteo, etc...); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar información, respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre otras.

Estructura de las cartas comerciales

Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.

Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:

1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños.

2. Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula.

3. Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc...). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.

4. Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.

5. Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada. Por ejemplo:

o Estimado Señor

o Apreciado Señor

o Distinguida Señora

o De mi consideración

6. Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto).

7. Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas.

8. Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.

9. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió.

10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia

Tipos de Cartas Comerciales

Existen diversos tipos de cartas comerciales, a su vez estas pueden recibir diversas clasificaciones:

Una clasificación puede ser según su estilo:

1. Profesional: la sangría es utilizada en el saludo y al inicio de todos los párrafos.

2. Moderno: No es utilizada ninguna sangría y la carta empieza inmediatamente en el costado izquierdo.

3. Evolucionado: es posible omitir tanto el saludo como la despedida más allá de qué tipo de estilo sea elegido para el resto de la carta.

4. Moderno cambiado: es muy similar al estilo moderno sólo que la parte final de la carta, es decir la despedida y la firma son escritas sobre el costado derecho.

Existen otras formas de clasificar las cartas comerciales:

1. Informes: pueden ser de tipo personal, es decir que requiere a cierta empresa referencias sobre determinada persona ya que ha trabajado en la misma. También puede ser de tipo comercial, dichas cartas son destinadas al personal que realiza las mismas actividades, informando acerca de otros sujetos, sean estos proveedores, clientes, entre otros

2. Pedido: pueden ser distinguidos cuatro modelos: carta de cobro, de pedido de firma, de aceptación o cara de solicitud de información.

3. Reclamo: los reclamos pueden ser por pedido (se exponen ciertas dificultades en la producción recibida, es enviada al proveedor de parte del cliente) o reclamos de falta de pago (es escrita al cliente porque no ha cumplido con las formas de pago estipuladas)

4. Comunicados internos: pueden ser diferenciados tres modelos:

• Circular: son comunicaciones que emiten cuestiones que pueden interesar a todo el personal de una empresa.

• Saludo: se utiliza para realizar invitaciones particulares, como manera de reconocimiento, entre otros

• Comunicaciones internas: estas son siempre acompañadas por un certificado.

Una tercera clasificación de cartas comerciales podría ser la siguiente:

1. Carta de venta: estas cartas son redactadas en cualquier fase de la compra y venta de productos. Algunos ejemplos son los pedidos,

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