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Capítulo I

NOCIONES GENERALES

1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Conocemos con el nombre de documento administrativo a toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

La administración pública está integrada por todas las entidades dependientes del Estado, como el Congreso de la República, los ministerios, las regiones, las municipalidades, las universidades nacionales y los demás centros educativos estatales que, en conjunto, constituyen el Sector Público; y la administración privada la conforman las entidades que no dependen del Estado, como empresas, instituciones financieras, culturales, sociales, deportivas y educativas particulares que, en conjunto, vienen a constituir el Sector Privado.

Los documentos administrativos establecen comunicación entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.

Los documentos administrativos que redactan los miembros de las instituciones en el ejercicio de sus funciones se convierten en instrumentos públicos; es decir, en documentos que pueden ser de conocimiento general, porque constituyen pruebas fehacientes con valor legal de actos realizados por ellos.

2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

La redacción de todo documento administrativo, tanto en el Sector Público como en el Privado, debe basarse en los siguientes principios fundamentales de la administración científica, y que conviene tenerlos presente en todo momento:

2.1. FORMALIDAD

Este principio consiste en que los documentos administrativos se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre, con el fin de uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atención o tratamiento. Estas normas se encuentran en los manuales o directivas internas de las entidades o difundidas profusamente en la sociedad.

En los últimos años notamos que las entidades, especialmente del Sector Privado, tienden a mecanizar o esquematizar sus documentos-por medio de formularios-para brindar facilidades a sus servidores y clientes y así obtener sólo la información que necesitan para una gestión o un fin específico.

2.2. SIMPLICIDAD

La simplicidad consiste en que todo documento administrativo debe ser elaborado lo más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común, desposado de términos científicos o técnicos innecesarios, de palabras de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que podrían dificultar su comprensión.

Todo documento debe ser breve, de menor extensión posible, preciso, concreto, claro, sin rodeos o redundancias inútiles; libre de expresiones vacías, arcaicas y grandilocuentes; libre de complicaciones; que utilice oraciones cortas que son fáciles de leer y comprender.

2.3. RACIONALIDAD

En la elaboración de todo documento debe estar presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Cuanto más extenso y complicado es un documento es más costoso, tanto para el que lo hace como para el que lo lee. En consecuencia, debemos procurar redactar documentos breves, directos, concretos, claros, precisos, sencillos, de fácil lectura y comprensión para ahorrar tiempo, energía, materiales y otros recursos.

2.4. FLEXIBILIDAD

No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Por el contrario, lo que debe de haber es amplitud de criterio, sentido común, espíritu democrático, flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redacción de documentos. Debemos considerar la diversidad de formatos, de estilos, de modelos, de esquemas, así como las particularidades de cada institución y las circunstancias

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