Planificación del informe

Planificación del informe

Antes de nada, debe tener un esquema de la información que desea que se presente en el informe. Las siguientes secciones pueden servir como guía para realizar ese esquema.

Exponer el propósito del informe.

Los informes son herramientas de administración. Sirven para facilitar una rápida compresión de los elementos básicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas.

Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propósito en una o dos frases. El enunciado del propósito le permite centrarse en las necesidades básicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo.

Ejemplos de enunciados del propósito

• El propósito de este informe es mostrar, por meses, las ventas realizadas por los vendedores en lo que va de año, comparar las cantidades del año pasado con las del presente año y marcar los vendedores cuyas cifras de ventas no cumplan con el mínimo establecido por la compañía.

• El propósito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para órdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.

La definición del propósito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.

Cumplir las necesidades de varios usuarios

Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compañía puede ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas, por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO).

Cada uno de ellos se interesará por distintos aspectos del informe. Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante planificar el informe para que incluya la información que busca cada uno.

Decida si desea incorporar alguna de estas opciones al informe:

• Diagramas; muestran información general, pero permiten a los usuarios profundi

...