Principio del registro por documentos

Principio del registro por documentos

El principio de contabilidad comúnmente aceptado de no contabilizar sin un documento también es válido para un sistema de gestión de stocks soportado por ordenador. De acuerdo con el principio del registro por documentos, se debe generar y almacenar un documento en el sistema para cada actividad que comporte una modificación en el stock.

Al contabilizar un movimiento de mercancías en el Sistema SAP, se crean los siguientes documentos:

Documento de material

En el sistema de Gestión de stocks, cuando se contabiliza un movimiento de mercancías se genera un documento de material que se utiliza como comprobante del movimiento y como fuente de información para cualquier aplicación que se desarrolle a continuación.

Un documento de material consiste en una cabecera y como mínimo una posición. La cabecera contiene datos generales sobre el movimiento (por ejemplo, la fecha). Cada posición describe un movimiento.

Documento contable

Si el movimiento es relevante para la Gestión financiera (es decir, si comporta una actualización de las cuentas de mayor), se crea un documento contable paralelo al documento de material.

En algunos casos, se crean diversos documentos contables para un documento de material individual. Por ejemplo, éste es el caso si existen dos posiciones de documento de material con centros diferentes que pertenecen a dos sociedades distintas.

Las cuentas de mayor relacionadas con un movimiento de mercancías se actualizan mediante una imputación automática.

En las entradas de mercancías para pedidos, los movimientos de mercancías para pedidos de traslado y las salidas de consignación, los interlocutores comerciales pueden tener monedas locales distintas. Por este motivo, además de la moneda local, el documento contable debe contener también otra moneda para el tratamiento y las contabilizaciones. Para este fin, los documentos contables creados como resultado de estos movimientos de mercancías se gestionarán automáticamente en la moneda local y en la moneda del documento. Es posible cambiar de una moneda a otra si se selecciona Opciones

® Representación de moneda.

Modificaciones de un documento

Una vez contabilizado un movimiento de mercancías, ya no se puede modificar el documento. Tan sólo se puede añadir al documento información adicional, como la referencia al documento original o comentarios sobre el evento. Si se desea invertir el movimiento o modificar la cantidad de material movida, se debe introducir un nuevo documento.

Números de documento

Un documento de material se identifica mediante un número de documento y el ejercicio del documento de material. Un documento contable se identifica mediante la sociedad,

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