Tipos De Comunicacion

Tipos de comunicación

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización, mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos.

Los tipos de comunicación dentro de una empresa básicamente son dos: la comunicación formal y la comunicación informal.

1. Comunicación Formal: Es la propia organización la que establece formalmente los canales de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

2. Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

II.1 Comunicación Formal

La Comunicación Formal suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, manuales, eventos, discursos, Asambleas, etc.

Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa

En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004).

La comunicación CONTROLA la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

La comunicación fomenta la MOTIVACIÓN al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen y que deben hacer para mejorar. La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a la motivación y es necesaria la comunicación.

La comunicación que EXPRESA EMOCIONES es fundamental dentro del grupo, así los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción.

La comunicación proporciona INFORMACIÓN que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones así transmiten datos y evalúan opciones alternativas.

No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás. Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones

Técnicas de la Comunicación Formal Grupal.

1.- PANEL. Un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo.

Objetivo: Los integrantes del Panel –de 4 a 6 personas- tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo, de una manera agradable y participativa.

Concepto: En el Panel se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema ante un auditorio. La diferencia, consiste en que en el Panel dichos expertos no “exponen”, no “hacen uso de la palabra”, no actúan como “oradores”, sino que dialogan o conversan, entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

Organización: Un coordinador o moderador cumple la función de presentar a los miembros del Panel ante el auditorio, ordenar la conversación, intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo, etc. Una vez finalizado el Panel –cuya duración puede ser de alrededor de una hora, según los casos- puede hacer preguntas el auditorio, a los miembros del Panel.

Podríamos decidir que es la técnica más difícil de realizar puesto que no hemos sido adecuados para dialogar o platicar.

Objetivos específicos de esta técnica:

a. Estimula el análisis.

b. Presente tema de interés.

c. Reemplaza competencia por cooperación.

d. Enseña a escuchar de modo comprensivo

Si todos los presentes en la reunión debaten entre sí los diferentes enfoques, ya no se trata de un panel sino de una mesa redonda. Otra diferencia entre «panel» y «mesa redonda» es que en un panel los expertos conocen el tema en profundidad, mientras que en una mesa redonda tanto la gente que debate como los que oyen y preguntan conocen el tema de forma suficiente para participar en el debate. La mesa redonda suele conducir a discusiones y polémica.

3.- MESA REDONDA

Un equipo de personas que sostienen puntos de vistas divergentes o contradictorias sobre un mismo tema, exponen ante el grupo en forma sucesiva

Concepto: Consiste en dos equipos de personas que exponen sucesivamente un tema contradictorio o divergente ante un auditorio, el que escucha atentamente la síntesis final del coordinador en los puntos de vista coincidentes y los divergentes, hasta ahí termina la mesa redonda, pueden haber preguntas aclaratorias, pero no convertirse en debate.

Organización: Los integrantes de la Mesa redonda –que pueden ser de 3 a 6 – generalmente son 4- deben ser elegidos, pues, sabiendo que han de sostener posiciones divergentes u opuestas sobre el tema por tratarse; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además, han de ser buenos conocedores de la materia, y hábiles para exponer con argumentos sólidos su posición.

Ventajas de su utilización: La confrontación de enfoques y puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información variada y ecuánime sobre el asunto que se trate, evitándose así los enfoques parciales, unilaterales o tendenciosos, posibles en toda conferencia unipersonal.

La Mesa redonda tiene un director o coordinador cuya función principal al final es sintetizar los aspectos de coincidencia y los de divergencia para que el público forme su propio criterio. En cuanto a la duración, es conveniente que se extienda más allá de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee formular el auditorio durante un lapso de tiempo que se considere prudencial, y no dejar que se convierta en debate, porque de lo contrario se debe manejar después de la mesa redonda la técnica del debate.

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