Administracion Doumental

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresan en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son textos de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades, su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de los documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la corrupción, una

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