Conceptos Basicos De La Legislacion Documental

De acuerdo con los objetivos estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, es necesario iniciar un programa de sensibilización, dirigido a los funcionarios de la entidad, con el fin de que conozcan la actual legislación archivística, importante por su contenido administrativo y fiscal y su incidencia en el manejo de documentos activos e históricos.

Esta normatividad se constituye en un medio eficaz para lograr los propósitos de celeridad y transparencia del Estado porque nos da los lineamientos para la toma de decisiones acerca de la permanencia y conservación de información registrada en documentos de diversos soportes.

La documentación que producimos y las de dependencias oficiales pertenecen a la Nación, interesan a la sociedad y se convierten en el principal testimonio histórico del país.

Por lo tanto, el Grupo de Archivo y Correspondencia, consciente de su compromiso de divulgar al interior de la entidad algunos conceptos básicos del quehacer archivístico y parte de la actual legislación preparó en conjunto con la División de Publicaciones el siguiente material, que esperamos sea de utilidad para el manejo de los archivos de gestión y la aplicación de las Tablas de Retención Documental que como ya se conoce fueron adoptadas mediante Resolución No. 0649 del 25 de febrero de 2002.

MARCO JURÍDICO

- LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.

- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ALGUNOS PRINCIPIOS

FINES DE LOS ARCHIVOS

El objetivo esencial de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

RESPONSABILIDAD

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos, salvo la excepciones que establezca la ley.

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

CONCEPTOS BÁSICOS

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

PRESERVACIÓN O CONSERVACIÓN

DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Pueden ser preventivas o de intervención directa.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

(Art. 4° del Reglamento General de Archivos)

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización

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