Legislacion

NORMAS CONSTITUCIONALES Y SUS IMPLICACIONES EN LOS ARCHIVOS

El Archivo General de la Nación es el ente en Colombia encargado de vigilar la labor archivística, es el encargado de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación. El archivo general de la nación cumple un papel fundamental no solo en la custodia sino en la restauración de los documentos que son patrimonio para el país, logrando de esta forma dar cumplimiento cabal a las normas establecidas.

Uno de los limitantes que podemos encontrar en cuanto al tema archivístico tiene que ver con el desconocimiento que tienen los ciudadanos de los derechos en cuanto a información se refiere, pues no se dimensiona la riqueza patrimonial que tenemos en los archivos de la nación, por lo que resulta complicado establecer un riguroso cumplimiento de estas normas.

Es importante obtener conocimiento del manejo de la reglamentación archivística, para tener en cuenta los decretos que hablan sobre la autenticación de estos, el uso de sellos, la prohibición de fotocopias de documentos al igual que el orden de ellos, para no cometer errores en alguna institución que estemos laborando.

Tener claro el tipo de falsedades en documentos públicos y también que son un medio de prueba ante la ley. Tener un buen uso de su organización para cada área empresarial es fundamental su conservación y cuidado que se refleja al momento de que soliciten un documento, saber la ubicación, clasificación y confidencialidad.

Hoy en día se manejan procesos e información en sistemas modernos de documentación, pero no quiere decir que el documento físico desaparezca, puesto que este es un soporte fundamental dentro de pruebas a procesos que se desarrollen dentro de las empresas o instituciones.

La Archivística se desarrolla dentro de un área documentativa, donde queda soportado planeaciones y proyectos.

Estos documentos son importantes saberlos manejar ya que son parte del conocimiento que tendrán a la mano para que las instituciones puedan funcionar, sirven para tomar decisiones y planificar el futuro, como evidencia, para propósitos de impuestos de apoyo en procedimientos legales, para cumplir con requisitos legales de base histórica.

Es importante garantizar un buen manejo, conservación, localización, producción y uso eficaz de la información que es vital para las instituciones.

NORMAS

LEY 47 DE 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico

LEY 163 DE 1959. Sobre protección de patrimonio cultural.

LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33)

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta

el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Las leyes y decretos enumerados anteriormente tienen una estrecha relación con los derechos constitucionales tratados esta semana, ya que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

* La Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivo .

La ley 594 del 200. Permite observar las reglas y los principios por los cuales se regulan la función archivística del país, teniendo en cuenta que todas las empresas sean públicas o privadas, tienen que seguir este “protocolo”. Con ella conocemos los diferentes aspectos públicos, privados, los privados de interés público, los totales, las funciones, gestiones el patrimonio de ellas y la gestión general y ayuda muestra un glosario de dichas palabras para tener una comprensión mayor con ello.

Esto se hace con la finalidad de tener una información recuperable, y se ha de tener diferentes tipos de almacenamiento,

ya sea magnética, audio visual y demás, para estar a uso de los ciudadanos y las metodologías de el cuidado de ellas.

Es importante obtener conocimiento del manejo

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