Manuales Administrativos Unidad VI Resumen.

MORELIA MICHOACAN 25 DE NOVIEMBRE DEL AÑO 2014.

UNIDAD VI.

OBJETIVOS

• Visualizar con precisión la imagen documentada de una

Organización.

• Comprender lo que significa la información sistematizada

Para el quehacer cotidiano de una organización.

• Entender en qué medida los manuales administrativos

contribuyen a mejorar el desempeño de una organización.

• Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.

• Valorar la importancia que tienen los manuales de organización,

de procedimientos y de gestión de la calidad.

• Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales

Administrativos.

• Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear

valor en una organización.

RESUMEN CAPITULO 6 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización.

Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación

.

CLASIFICACION BASICA POR SU NATURALEZA O AREA DE APLIACION

Micro-administrativos: son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus aéreas en forma específica.

Macro administrativos: son los documentos que contienen información de más de una organización Meso-administrativos: Incluyen a una o más organización de un mismo sector de actividad o ramo específico. El termino meso administrativos se usa normalmente en el sector público, aunque también puede empelarse en el sector privado.

POR SU CONTENIDO

De organización: son manuales que contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.

De procedimientos: Estos constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización, permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que apropia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

De gestión de calidad: Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance.

De historia de la organización: estos manuales son documentos que refieren la historia de la organización, es decir su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.

De políticas: también conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple: son manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización.

De puestos: conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, e identifica relaciones de funciones en trabajos.

De técnicas: Este documentos detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones. De ventas: Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas puede incluir: definición de estrategias de comercialización, descripción de productos o ambos servicios.

De producción: elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas: manuales que respaldan el manejo y distracción de los recursos económicos de una organización en todos los niveles.

De personal: identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, que incluyen información: condiciones de trabajo, organización y control de personal.

De operación: estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

De sistemas: instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc. de una organización.

POR SU AMBITO

Generales: son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito.

Específicos: estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización, por convención, incluyen descripción de puestos.

Enfoque: contienen información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Identificación:

Debe incluir en primer término:

1 Logotipo de la organización.

2 Nombre de la organización.

3 Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.

4 Lugar y fecha de elaboración.

5 Número de páginas.

6 Sustitución de páginas (actualización de información).

7 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

8 Clave de la forma; en primer término se deben describir las siglas de la organización; en 2°, los de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; 3° el número consecutivo del formulario; y en 4° el año. Para leerla con facilidad entere siglas y números deben colocarse puntos, un guion o una diagonal, v.gr., ONU.DSI.002.09 (Corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formulario número dos, (2) y año 2009.

Índice o contenido:

Índice: Relación de los contenidos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Legislación o base legal: Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos legales-

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