RECOMENDACIONES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

DEPARTAMENTO DE IT

RECOMENDACIONES PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

SEGURIDAD ACCESO A LA OFICINA

Para tener acceso a la oficina se brindarán los siguientes medios:

1. PIN y clave
2. Se registrará huella dactilar en el dispositivo biométrico de entrada y salida
3. Tarjeta de acceso (No aplica para personal de campo)

Esta clave es de uso personal e intransferible.

Usted es responsable del buen manejo y uso de estos elementos, recuerde que la seguridad de nuestra compañía, depende de cada uno de los empleados.

Cada entrada y salida de la oficina, debe ser registrada en los dispositivos con alguno de los medios asignados para cada empleado. No está permitido usar claves o tarjetas de otros usuarios.

En caso de daño o pérdida de la tarjeta de acceso, deberá informar por escrito a su jefe inmediato, con la explicación de lo sucedido. Si el daño o pérdida fueron originados por su mal uso o sin justa causa, el valor de la tarjeta será descontado al responsable de esta.

MANEJO DEL CORREO CORPORATIVO

Se asignará al empleado un correo corporativo del dominio chemdrill.co, el cual es de uso estrictamente individual. No permita que otras personas conozcan su clave de acceso; en el momento de la asignación, se le informará de una clave, la cual debe cambiar por una clave segura, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Debe tener al menos 8 caracteres de longitud.
2. Debe ser una combinación de letras (Mayúsculas y minúsculas), números y símbolos de puntuación.
3. No elija palabras que se relacionan fácilmente con usted.
4. Cambie la contraseña de forma periódica.

No utilice el correo electrónico como medio personal.

Sospeche de mensajes que provienen de un remitente desconocido o sin asunto. Los virus se propagan fácilmente en un mensaje de correo. Si es un correo electrónico sospechoso, elimínelo sin abrirlo.

USO DE EQUIPOS IT

La compañía provee a cada uno de los usuarios unas herramientas tecnológicas para el correcto funcionamiento de la operación, es responsabilidad de cada usuario el uso adecuado de los equipos asignados, a continuación se relacionan cada una de las recomendaciones que se deben tener en cuenta:

1. Los computadores deben permanecer es perfectas condiciones físicas y lógicas, si algún equipo presenta alguna falla o deterioro de cualquier tipo, se debe informar al área de sistemas inmediatamente, por medio de un correo electrónico a oenciso@chemdrill.co anexando el formato de reporte de fallas equipos IT. (ANEXO 1)
2. Las fallas presentadas por los equipos, serán evaluadas para determinar su causa, si se evidencia mal manejo de este, los costos de arreglo serán asumidos por el responsable del equipo.
3. Para el caso de los campos, se recomienda limpiar periódicamente el computador portátil con un paño suave, ya que el polvo y la tierra ayudan a deteriorar más rápido las piezas.
4. En caso de asignarse equipo celular, usted es responsable del buen estado y funcionamiento del equipo, en caso de su daño o perdida tendrá que presentar la explicación por escrito a su jefe inmediato, y si el daño o perdida fueron originados por su mal uso o sin justa causa, el valor del equipo será descontado al responsable de este.
5. Cada equipo celular cuenta con un plan de minutos y datos (No aplica para todos los casos) que serán responsabilidad de cada usuario darle el mejor manejo posible. En el momento de la asignación del equipo, se informará con qué plan cuenta. El uso de estos minutos y los datos son estrictamente corporativos. Cada línea celular corporativa cuenta con 10 minutos gratis a todos los números que están bajo el NIT de CHEMDRILL S.A.S. Mes a mes, el área de IT realiza un análisis del consumo de minutos de cada línea, en el caso de presentar un consumo adicional, el usuario responsable de la línea debe manifestar por escrito al jefe inmediato los motivos por los cuales presentó este consumo. De no encontrarse una razonable justificación, este valor será descontado al usuario de la línea.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Estas instrucciones tienen el propósito de proveer información básica sobre la seguridad informática para los usuarios de equipos de cómputo e internet. Ningún sistema es invulnerable pero creemos que siguiendo estos pasos que ofrece el área de IT podemos dar un gran paso para proteger la seguridad de nuestros datos.

1. Respaldo de la información: Cada usuario es responsable de mantener el backup de su información; para los usuarios de la oficina, en el escritorio de sus equipos, se encuentra una carpeta llamada BACKUP, en donde todos los viernes deben hacer copia de su información. Esta carpeta está ligada a un servidor donde estarán almacenados los datos en caso de daño o falla del equipo. Para los usuarios de

campo, es importante utilizar un disco duro, DVD o memoria USB donde pueda ser guardada esta información.

1. Documentación privada: Los equipos de cómputo pueden ser robados, extraviados o caer en manos equivocadas. Los datos de la compañía son información bastante sensible que no puede ser revisada por otras personas, para esto debemos tomar precauciones y tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. El computador debe estar protegido por una contraseña segura.
2. Cada vez que nos levantemos de nuestro puesto de trabajo, el equipo debe       quedar bloqueado, para evitar que personas inescrupulosas o ajenas a la compañía accedan a nuestra información.

1. Utilización de software: No debe instalarse en los equipos ningún tipo de software diferente a los utilizados por y para la operación de la compañía. Está completamente prohibido instalar software sin licencia o autorización del área de sistemas.

1. Paginas restringidas: Está completamente prohibida la navegación en páginas de redes sociales y YouTube. Descarga de películas y cualquier otra navegación que no esté asociada con lo inherente a la misión de la compañía.

Cualquier uso inadecuado de esta herramienta será sancionado por parte de la Gerencia de CHEMDRILL S.A.S.

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