Arreglar El Sistema

Arreglar el sistema

Un método sencillo para hacer más y trabajar menos

por Sam Carpenter

RESUMEN EJECUTIVO

Si trabajamos durante largas horas y la firma depende demasiado

de nosotros, quiere decir que los sistemas individuales

de nuestra vida profesional y personal no están funcionando

bien.

Para solventar esta situación, debemos darnos cuenta de que

es posible alterar dichos sistemas si seguimos un método

determinado.

Partiendo de los años en que pasó trabajo al frente de su

pequeña empresa, Carpenter ha creado un método que

revolucionará nuestra manera de ver el trabajo, así como

nuestra vida personal.

El enfoque de sistemas

¿Trabaja usted largas horas y siente que no ha logrado nada?

¿Cuando deja de ir un día a la oficina la firma se vuelve un

desastre? ¿Cuando regresa hay cientos de mensajes esperando

por respuesta? Si este es el caso, quiere decir que se ha vuelto

un “esclavo” de su propio trabajo.

Esta es una clara señal de que nuestros sistemas no están funcionando

bien. Es hora de entender que nuestra vida, nuestro

trabajo y nuestro hogar están constituidos por un conjunto de

sistemas lineales que podemos controlar. Esto quiere decir que

es posible simplificar y mejorar inmediatamente todo nuestro

mundo si analizamos y optimizamos las prácticas que aplicamos

en nuestra vida personal y profesional.

Buena parte de los gurús empresariales recomiendan adoptar

un enfoque holístico que nos permita mejorar; pero el método

de análisis de sistemas implica la táctica opuesta. Es decir, la

disección y el perfeccionamiento de cada sistema.

Para hacer estos cambios y lograr buenos resultados, debemos

adoptar una nueva perspectiva sustentada sobre un concepto

fundamental: los sistemas lógicos “secuenciales” constituyen

el núcleo de todo. Un paso lleva a otro y este a otro, etc. Los

sistemas secuenciales están formados por subsistemas independientes

y complejos, y todos estos funcionan según protocolos

que nosotros mismos establecemos.

Por ejemplo, veamos los componentes fundamentales (subsistemas)

de un día cualquiera (sistema): nos levantamos, nos

lavamos los dientes, nos duchamos, nos vestimos, desayunamos,

vamos a trabajar, trabajamos, almorzamos, seguimos

trabajando, vamos a casa, cenamos, vemos TV, nos lavamos

los dientes, vamos a dormir. Para mejorar nuestra vida

debemos concentrarnos en un subsistema cada vez (por

ejemplo, almorzar) y mejorarlo (almorzar una ensalada en vez

de una hamburguesa). Luego, debemos refinar otro subsistema

(leer un libro en la noche en vez de ver TV).

Casi todo es mecánico y, por tanto, se puede arreglar

Si adoptamos un método de análisis y administración de

sistemas y les hacemos pequeños ajustes mecánicos a nuestros

sistemas y subsistemas, lograremos controlar los detalles de

nuestra vida profesional y personal.

Sólo cuando empecemos a ver nuestra vida como un dispositivo

mecánico que podemos controlar, estaremos preparados

para aplicar el método de sistemas. Basta con que apliquemos

los siguientes paso:

- Anotarlo todo: debemos comenzar a anotar en un cuaderno

nuestros objetivos tácticos, nuestros procesos rutinarios y

nuestros lineamientos fundamentales. Dicho cuaderno funcionará

tal cual como la lista de equipos y tareas que hacen los

ingenieros. En esencia, estamos escribiendo un manual del

usuario con el fin de que evitemos las prácticas erradas del

pasado.

- Revisar y arreglar todos los sistemas: la mayoría de las

rutinas ocurren siguiendo una progresión predecible de tres

pasos. Debemos definir y analizar nuestros sistemas profesionales

y personales para ver cómo están operando. También

debemos asumir un punto de vista que nos permita ver desde

afuera y desde arriba nuestras rutinas, de modo que podamos

verlas objetiva y desapasionadamente, como si fueran objetos

que podemos manipular.

Para arreglar cada procedimiento debemos bisecar y optimizar

sus subsistemas. La solución más simple es invariablemente

la solución correcta. Cuando mejoramos nuestras

prácticas, empezamos a experimentar un bienestar inmediato.

Nada cambiará si no las mejoramos.

Entre los sistemas comerciales podemos citar: servicios al

cliente, control de calidad, compras, personal, pago de cuentas,

etc. Entre los subsistemas están: cronogramas de mantenimiento

y procedimientos para resolver quejas. Es posible

que la firma necesite nuevos sistemas y subsistemas.

Hacerle mantenimiento a los sistemas: si analizamos y

reparamos todos los sistemas y subsistemas, bastará con que

les hagamos mantenimiento de vez en cuando para que estos

funcionen a la perfección.

Documentación

La mayoría de los sistemas son notablemente eficientes.

Deberíamos ser capaces de detectar los problemas sin mayor

dificultad. Una vez que determinemos qué sistema está causando

problemas, estaremos en la posición ideal para repararlo

y mantenerlo. Sin embargo, esta es sólo parte del proceso.

También necesitaremos de cierta documentación.

Las máquinas complejas vienen con instrucciones detalladas

para que las podamos usar sin problemas. De igual modo,

debemos dedicarle un tiempo a escribir con detalle en qué

consisten los procesos de la compañía. Esta documentación

nos recordará cómo lograr que los sistemas funcionen óptimamente

y nos permitirá tomar decisiones. Los empleados

necesitarán estas instrucciones para mantener los sistemas en

buen estado.

Escribir estos

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