Control De Proyecto Unidad 4

4 Control y Cierre del proyecto

4.1 Control: Importancia y métodos de control

El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente deberá ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarias.

El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la información necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección del mismo. Un eficiente control garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar las decisiones oportunamente.

El análisis de la información y selección de los problemas fundamentales ponderados en función de su importancia, permiten definir una estrategia en el control de ejecución, estudiar variantes posibles para dar las soluciones más factibles y preparar la información para la toma de decisiones.

Elementos del control: es necesario determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:

1. Graficas de avance.

2. Graficas de rendimiento.

Importancia.

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes.

6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

o Cantidad.

o Tiempo.

o Costo.

o Calidad.

Para el control de inventarios se usan desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedidos y reposición, kardex de entrada y salida, hasta técnicas más complejas como la investigación de operaciones.

- Control de producción.

El objeto fundamental de este control es programar, coordinar e implementar

o Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado, para verificar el control de los objetivos que se establecen en la planeación.

o Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

o Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es descubrir las diferencias que se encuentran entre la ejecución y la planeación.

o Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

En el control del proyecto todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

- Control de compras.

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a) Selección adecuada de proveedores.

b) Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

d) Determinación del pedido y de orden.

e) Comprobación de precios.

- Control de mercadotecnia.

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de estas estrategias y planes de mercadotecnia.

- Control de ventas.

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de realización sin las cuales sería posible evaluar las ventas y fijar las cuotas que deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas y adoptarlas medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto.

- Control de finanzas.

Proporciona información acerca de situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Establecen lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para analizar adecuadamente los costos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de recursos financieros.

4.1.1 Graficas de avance

En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo, es necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar todo el avance de su proceso como su rendimiento.

Esta grafica es similar a la de rendimiento utilizado en el proyecto.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea precisa de las disponibilidades de tiempo.

La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.

Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena de la siguiente manera:

a) Con la información original del supervisor:

1. Anotar el día de la información.

2. Anotar

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