Ejercicio APA

EJERCICIO 1.

Líneas de Comunicación:

• Las líneas de comunicación es punteada y tiene una flecha en el final hacia dónde va dirigida la comunicación.

EJERCICIO 2.

Renovación de una licencia de conducir:

Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente.

Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tablets de chocolate.

EJERCICIO 3.

Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.

Beneficios:

• Solicitud de vacaciones con mayor rapidez.

• Se agiliza el trámite.

• Se ahorra tiempo.

• Menos trabajo para las distintas áreas.

• Mayor orden.

EJERCICIO 4.

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

1. Inversión de Q.300.00 de mano de obra y Q.700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

2. Inversión de Q.700.00 de mano de obra y Q.400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

3. Inversiones:

a. Mano de obra Q.170,000.00

b. Costos administrativos Q.125,000.00

c. Materiales Q.600,000.00

d. Servicios diversos Q. 30,000.00

e. Combustible Q. 10,000.00

Unidades producidas en el período 200,000 unidades.

4. Inversiones:

a. Recurso humano Q.300,000.00

b. Costos administrativos Q.225,000.00

c. Materiales de oficina Q.300,000.00

d. Servicios diversos Q. 50,000.00

Servicios vendidos en el período 870,000

5. El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.

Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes.

• Papel y fotocopias Q.240.00 mensuales

• Persona responsable del proceso Q.3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)

• Espacio (Q.100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q.400.00 mensuales

• Llamadas telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero estas tampoco tienen costo.

Respuesta//:

1. Productividad = 300/(Q.300+Q.700) = 0.3

2. Productividad = 150/(Q.700+Q.400) = 0.14

3. Productividad = 200,000/(Q.170,000+Q.125,000+Q.600,000+Q30,000+Q.10,000) = 0.21

4. Productividad = 870,000/(Q.300,000+Q.225,000+Q.300,000+Q.50,000) = 0.99

5. Productividad = 200/(Q.240+Q.3,250+Q.400) = 0.051

EJERCICIO 5.

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

2. Recepción y distribución de documentos en la organización

3. Generación de informes de inventario

4. Facturación para cursos matriculados en línea

5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

EJERCICIO 6.

Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración.

Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por subordinados

2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones

4. Clarificar las responsabilidades de tarea

5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño

Responda estas preguntas basado en el organigrama de Chokola’K

EJERCIOCIO 7.

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuación se identifican cinco de los errores típicos que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.

ERROR DEFINICION SOLUCION

Carecer de un plan Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce qué se está sistematizando, por qué, y hacia dónde llevaría dicho proceso • Identificar la necesidad

• Aplicar dicha sistematización a la necesidad encontrada

Se busca un sistema de talla única Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades. • Buscar donde se necesita el apoyo

• Adaptarlo y ajustarlo a las necesidades

No se documenta el proceso Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado. • Buscar la aplicación de documentar con mayor facilidad

• Llevar un histórico de todo lo elaborado

La falta de implementación Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. •

Dejando fuera la cuantificación No se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematización de los procesos del departamento de atención al cliente. La evaluación de sistemas es un paso esencial. Sin esta información se hace casi imposible llevarlo a cabo.

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