Establezca primero lo primero

Establezca primero lo primero

Principios de administración personal

El tercer hábito es la segunda creación, la creación física. Es la realización, la actualización, la aparición natural del primero y el segundo hábito. Es el ejercicio de la voluntad independiente que pasa a ser centrado en principios. Es la puesta en práctica incesante, momento a momento. El primero y segundo hábitos son absolutamente esenciales y prerrequisitos del tercero. Uno no puede pasar a centrarse en principios sin tomar primero conciencia de su propia naturaleza proactiva, y desarrollarla. No se puede pasar a los principios sin tomar primero conciencia de los propios paradigmas y sin comprender cómo hay que cambiarlos y alinearlos con los principios. No se puede pasar a los principios sin una visión de la contribución singular que a uno le corresponde realizar, y sin ponerla en el centro de todo.

El grado en que hemos desarrollado nuestra voluntad independiente en la vida cotidiana se mide por nuestra integridad personal. Fundamentalmente, la integridad es el valor que nos asignamos a nosotros mismos. Es nuestra capacidad para comprometernos a mantener los compromisos con nosotros mismos, de “hacer lo que decimos”. Es respetarse a uno mismo, una parte fundamental de la ética del carácter, la esencia del desarrollo proactivo. La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es ”lo primero”, la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento. La administración es disciplina, puesta en práctica.

En el tercer hábito abordamos muchas de las cuestiones concernientes al campo de la administración de la vida y el tiempo. Como estudioso desde hace mucho tiempo de este campo fascinante, estoy personalmente convencido de que la esencia del mejor pensamiento del área de la administración del tiempo puede captarse en una única frase: Organizar y ejecutar según prioridades. Esa frase representa la evolución de tres generaciones de la teoría de la administración del tiempo, y el mejor modo de proceder en consonancia con ella constituye el centro de una amplia variedad de enfoques y materiales.

La Matriz de administración del tiempo te ayudará a centrar tus energías en las actividades más efectivas, en centrarte en las oportunidades más que en los problemas. Las personas efectivas se centra en estar en el cuadrante II. Tratan de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes. Es necesario diferenciar lo importante de lo urgente.

Para decir "sí" a las prioridades importantes, hay que aprender a decir "no" a otras actividades no importantes y no urgentes, esto nos permitirá estar más tiempo centrados en el cuadrante II de lo importante y no urgente. Aprender a decir "no".

¿Cómo organizamos para estar en el cuadrante II, el más efectivo y ejecutamos en función de ello?.

Existe la necesidad adicional de una nueva dimensión, del paradigma y la ejecución que nos permitirán introducirnos en el cuadrante II, pasar a centrarnos en principios y arreglárnoslas para hacer lo que es verdaderamente más importante.

El objetivo es organizar nuestras vidas con efectividad, es necesario que sea desde principios sólidos, y concentrándonos en lo importante y en lo urgente, y manteniendo un equilibrio entre producción y la capacidad de producción utilizando coherencia, equilibrio y flexibilidad.

Éste es un objetivo ambicioso para personas atrapadas en las cosas superficiales de los cuadrantes III y IV. Pero luchar para lograrlo tendrá un efecto extraordinario sobre la efectividad personal.

Un organizador del cuadrante II tendrá que satisfacer seis criterios importantes:

Coherencia.

Equilibrio.

Centrarse en el cuadrante II (en lo importante y no urgente).

Una dimensión "humana".

Flexibilidad.

Ser portátil.

Cuanto más completamente vinculemos las metas semanales a un marco de principios correctos y a un enunciado de la misión personal, mayor será el aumento de efectividad. Convirtiéndose en un autoadministrador de cuadrante II.

Identificación de roles.

Selección de metas.

Programación temporal.

Adaptación diaria.

Cuanto más completamente vinculemos las metas semanales a un marco de principios correctos y a un enunciado de la misión personal, mayor será el aumento de efectividad.

El primer hábito dice "Tú eres el programador", el segundo hábito "Formula el programa tu proyecto", y el tercer hábito es "Vive el programa". Vivirlo está en función de nuestra voluntad, autodisciplina, integridad y compromiso personal. Son los principios correctos y los valores más profundos, lo que da sentido y contexto a nuestras metas.

Uno no debe sentirse culpable cuando no cumple con la programación horaria o cuando hay que cambiarla.

Una de las razones por las cuales la gente se resiste a utilizar herramientas para la administración del tiempo de tercera generación consiste en que pierden espontaneidad; las personas se vuelven rígidas e inflexibles. Subordinan la gente a los horarios, porque el paradigma de eficiencia de la tercera generación de la administración no está en armonía con el principio de que las personas son más importantes que las cosas.

Logramos todo lo que hacemos por medio de la delegación: en el tiempo o en otras personas. Si delegamos en el tiempo, pensamos en términos de eficiencia. Si delegamos en otras personas, pensamos en términos de efectividad. Delegación en recaderos, delegación en encargados.

Existen básicamente dos tipos de delegación: la “delegación en recaderos” y la “delegación en encargados”. La delegación en recaderos significa «Vaya a buscar esto, vaya a buscar aquello, haga esto, haga aquello, y avíseme cuando esté hecho». La mayoría de las personas que son productores tienen un paradigma de delegación en recaderos.

La delegación en encargados se centra en los resultados y no en los métodos. Permite a las personas elegir sus métodos y las hace responsables de los resultados. Al principio lleva más tiempo, pero se trata de tiempo bien invertido. Uno puede trasladar el punto de apoyo y aumentar su potencia, mediante la delegación en encargados.

Cuando se trabaja en el desarrollo de un paradigma de cuadrante II, se acrecienta la capacidad para organizar y ejecutar todas las semanas de la vida en torno de las propias prioridades más profundas, para

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