Levantamiento De Informes Técnicos

Introducción

Toda organización para lograr su misión y objetivos debe tener normas y procedimientos que faciliten el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de las distintas unidades de la estructura organizativa, manteniendo así un sistema de calidad que le proporcione un alto índice de confiabilidad y una sana competencia en el mercado

El éxito de la organizaciones depende del control interno que posee, C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. Empresa del estado venezolano no escapa de los lineamientos establecidos donde cada una de su estructura organizativa se tiene que regir por normas y procedimientos para mantener un sistema de calidad que responde a los requerimientos de la norma Covenin Iso 9002 y sirva de plataforma para su mejoramiento continuo

De acuerdo con las normas y procedimientos C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A otorga a sus empleados anticipos de gastos para sufragar gastos debidamente autorizados e incurridos en las actividades inherentes a la empresa. Para esto el Departamento de Contabilidad se encarga de revisar y contabilizar los anticipos y relaciones de gastos presentada por lo trabajadores donde se detallan los mismos gastos, los cuales son realizados acuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente.

El proceso para las relaciones de gastos se aplica a todos los trabajadores que requieran realizar viaje fuera o dentro del país para el desempeño de sus funciones. Consiste en revisar los listados emitidos por el departamento de sistemas donde se detalla por ficha y nombre los avances entregados a los trabajadores, revisión de las relaciones de gastos que envían cada uno de los trabajadores usuarios, e ingreso al sistema para que cancele el anticipo, luego se cargará a nómina los reintegros o descuentos provenientes del

proceso de relaciones de gastos. Actualmente este proceso es improductivo porque el sistema no tiene la capacidad para registrarse todas las relaciones emitidas en el mes, no se realiza en el tiempo establecido y se aplica en forma manua.l

Esta investigación propone mostrar la problemática, que se presenta en la actualidad en el Departamento de Contabilidad de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A., basado en la realización de un diagnostico del proceso, que se lleva a cabo en dicho Departamento donde se detecto acumulación de relaciones de gastos, la contabilización inoportuna de los reportes de gastos, retardo en el descuento o reintegro a los trabajadores usuarios, ineficiencia en las tareas y en tiempo ocasionado, por exceso de dichas relaciones.

Este trabajo tiene como propósito convertirse en una herramienta útil, ya que se evaluó el proceso de anticipos y relaciones de gastos en el Departamento de Contabilidad de la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A; permitiendo así detectar la problemática existente y establecer los posibles correctivos que permitan optimizar el proceso y por ende resulte más eficiente y productivo para la empresa, y para los usuarios debido a que habrán procedimientos establecidos, lógicos y precisos.

Capitulo I

El Problema

Planteamiento del Problema

En virtud de la problemática existente en el país, las empresas deben llevar al día todas sus operaciones contables, por lo que es fundamental ejercer control total de las operaciones del negocio, a fin de prever contingencias futuras y las incidencias de factores económicos externos que puedan afectar la situación financiera de la Empresa.

En este sentido, es importante resaltar que la estructura organizativa de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., existe una unidad funcional, denominada Gerencia General de Administración y Finanzas, la cual tiene como responsabilidad asegurar en forma continua la obtención, administración y uso adecuado de los recursos económicos y financieros, como también procesar, revisar y controlar contablemente la información sobre las operaciones de la empresa. Esta a su vez está integrada por cuatro (04) Gerencias: Finanzas, Administración, Suministros y Sistemas.

La Gerencia de Administración tiene como función principal administrar el sistema de control de costos, presupuestos, pagos y activos fijos de la empresa, para garantizar un registro contable oportuno y efectivo, que permita la emisión de los estados financieros de manera confiable para la toma de decisiones. De esta dependen tres (03) departamentos: Cuentas por Pagar, Costos y Presupuestos y el Contabilidad.

El Departamento de Contabilidad tiene como objetivo principal garantizar los registros contables de todas las operaciones realizadas en la organización, donde se debe clasificar, ordenar y tabular la información, dependiendo de su naturaleza, como es el caso de los anticipos y relaciones de gastos presentados por los trabajadores.

En los actuales momentos, el proceso para el otorgamiento de anticipos de gastos existen grandes desviaciones debido a que la rendición de cuenta no se realiza en el tiempo adecuado, ya que hay una carencia de controles, no contando con un sistema para procesar la información, haciendo estos datos inoportunos, imprecisos e inefectivos, por lo cual existe gran pérdida de tiempo y dinero.

En cuanto a la toma de decisiones, se puede decir que el proceso no es el más adecuado, debido a que las decisiones se toman con la información que existe pero el flujo de la misma no es real, ya que muchos trabajadores solicitan los anticipos por cualquier actividad que tengan que realizar, para poder cumplir con sus tareas, y luego que los gastan deben rendir cuenta a la Gerencia de Finanzas, específicamente al Departamento de Contabilidad. Pero, el problema se agudiza cuando no rinden cuenta en el tiempo estipulado por la Empresa, porque los recaudos no son entregados al momento de la rendición, lo que origina todas las debilidades del proceso.

Todo esto es causado por desconocimiento del proceso, por falta de supervisión, o porque no existen normas y procedimientos que rijan la actividad. Por tal razón, se observa una mala comunicación.

De igual manera, los sistemas administrativos utilizados actualmente no generan la información oportuna y eficiente que el entorno demanda en estos tiempos de cambio, en cuanto al ahorro de tiempo, recursos y materiales; por lo que se puede ver afectada la toma de decisión en el aspecto económico-financiero, dado el incumplimiento de las obligaciones ante el proceso de anticipo y relaciones de gastos.

De acuerdo a todo lo antes expuesto es que se realizó una propuesta que permitirá establecer

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