ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

Para asegurar la elaboración del presupuesto en un tiempo establecido y garantizar un buen resultado, se deben definir las actividades que serán asignadas a cada participante.

A continuación presentaremos las pautas a seguir en la elaboración de un presupuesto de acuerdo al tipo de empresa.

En las empresas pequeñas y medianas:

En este tipo de empresa en donde las operaciones son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de contabilidad, el cual debe asumir las siguientes funciones:

Debe realizar reuniones con la dirección general y los ejecutivos o gerentes de cada departamento, con la finalidad de conocer lo que piensan respecto al sistema de la organización.

Deben de plantear entre los diferentes departamentos las técnicas de la presupuestación.

Preparar informes sobre las tendencias de las ventas y los costos, es decir, hacer una medición o indicadores done el rendimiento de las ventas en un periodo específico.

Deben de presentar informes que permitan conocer los resultados proyectados y los reales, analizar las desviaciones, así como también sus causas y sugerir las soluciones pertinentes.

En empresas grandes

Ya que en este tipo de empresa, la estructura organizacional es más compleja, sus operaciones nacional e internacionalmente son más grande, lo recomendable es crear un comité de presupuestos, el cual está formado por un grupo de personas encargada de fijar las políticas básicas para la programación de las operaciones.

Beneficios que se obtienen al obtener un comité de presupuesto.

• Coordinación de ideas.
• Mayor participación del personal
• Despierta el interés en el personal para el logro de los objetivos.

Funciones del comité de presupuesto.

• Recibir los presupuestos parciales de cada departamento analizarlo y hacer las observaciones necesarias.
• Aprobar el presupuesto general de la empresa.
• Considerar y aprobar los cambios que se proporcionan al presupuesto general, una vez iniciado.
• Recibir informe sobre la ejecución del presupuesto.
• Recomendar medidas cuando sean necesarias, entre otras.

Etapas de la preparación del presupuesto.

Las siguientes etapas serán consideradas siempre y cuando el empresario recurra al presupuesto como herramienta y control.

1. PRE INICIACION:

1. Se evalúan los resultados obtenidos
2.  Se analizan las tendencias de los principales indicadores de las ventas, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, etc.
3. Se efectua la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección.

1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO.

• El personal (sueldo)
• Inversiones
• Costos operacionales (son los costos relacionados directamente con la ejecución de la compañía (alquileres de vallas, etc)
• Administración; son los gastos cotidianos de la gestión de la compañía, como son la electricidad, el agua, el teléfono, etc.
• INGRESOS PROYECTADOS.

• Donaciones de empresas
• Suscripciones o cuotas de los miembros.
• Ganancias provenientes de la venta de artículos de la compañía.
• Otros ingresos.

• INGRESOS Y GASTOS REALES.

Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas.  

1. EJECUCION: Cuando hablamos de ejecución, es sencillamente decir manos a la obra.

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar la colaboración a cada departamento con el fin de asegurar que los objetivos sean logrados, de igual forma es responsable de presentar informe de dicha ejecución, de acuerdo con las necesidades de cada área.

1. CONTROL: En el control se establece un monitoreo, seguimiento en tiempo real, de cómo va caminando el presupuesto.

Las actividades más importantes a realizar en esta etapa son:

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