Registros Contables

REGISTROS CONTABLES

CONCEPTO DEL LIBRO MAYOR

A lo largo de la existencia de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.

El Libro Mayor no es un libro obligatorio. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas.

La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.

De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

El libro más importante en cualquier contabilidad

FUNCIÓN DEL LIBRO MAYOR

Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los valores registrados como cargos o abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa y también llega a ser un paso importante en la contabilidad. El inventario, tiene como finalidad ordenar la información sobre los bienes y obligaciones de la empresa. En la contabilidad se enumeran primero los bienes y derechos, llamados ACTIVOS y después las obligaciones llamadas PASIVOS.

LLENADO DEL LIBRO MAYOR

El Libro Mayor puede tardar años en llenarse porque sólo se utiliza un renglón de la cuenta por mes y existen cuentas que no tienen movimientos tan repetidamente como otras, pudiendo tener un movimiento por año. Por ello sus páginas no se llenan tan rápido como las otras cuentas, por ejemplo, la cuenta de capital no tendrá tanto movimiento como la de bancos.

En caso de que ya haya más de un Libro Mayor, los movimientos de esta cuenta seguirán en la siguiente página en blanco, en el que en el primer renglón se anotará debajo del encabezado de la cuenta: «VIENE DE LA PÁGINA N DEL LIBRO N».

En México era requisito de Hacienda llevar a sellar el Libro Mayor antes de escribir sobre él y, cada vez que era necesario utilizar uno nuevo, debía sellarse por Hacienda, pero como ya no es requisito Hacendario la teneduría de Libros hechos a mano, está en desuso el Libro Mayor.

IMPORTANCIA Y FINALIDAD

Cuando se habla de la cuenta, es cuando se crea en el libro mayor un registro de números en el medio contable, permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad

En España, según el Código de Comercio si es obligatorio ya que hay normas legales que indiquen cómo ha de llevarse.

1- Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.

2- Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes.

3- Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior.

4- Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro Diario Columnario.

5- Saldos: en esta columna se obtiene los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas Saldos anteriores y Movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan.

Ejemplo: Cuadro de movimiento con saldos:

Los saldos de las cuentas de Activo, generalmente, son débitos, aunque puede darse el caso, como en Bancos, que resulte saldo crédito, cuando está en sobregiro. Las cuentas de costos y gastos tienen saldo débito, y las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingreso tienen saldo crédito. b. Procedimiento: 1. Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores. 2. Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al movimiento. 3. Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente.

4. Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros.

5. Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al Balance General.

c. Corrección de errores: cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse así:

• Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

• Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

La información que debe contener este libro es:

La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.

El valor parcial de las operaciones.

El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato

CANTIDAD CUENTA VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL VALOR TOTAL

ACTIVO

CAJA

Caja General

MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de interés social

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario

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