REGISTROS CONTABLES

PROCESO CONTABLE

Son los pasos que se siguen para realizar la contabilidad de la empresa o negocio con la finalidad de obtener información financiera que permita tomar decisiones acertadas y oportunas.

Este proceso debe ser holista, ordenado y coherente, de tal forma que los resultados que se obtengan cumplan con los requerimientos de la administración de la empresa.

El proceso comienza con la elaboración del Estado de Situación Inicial, Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Comprobación y Saldos, Asientos de Ajustes, Balance de Comprobación Ajustado, Estado de Resultado, Asientos de Cierre de Resultado, Balance Ajustado, Estado de Situación Financiera, Asientos de Cierre Final.

Las empresas se constituyen de acuerdo a las decisiones tomadas por las personas que aportan con el capital quienes resuelven que clase de empresa y a que actividad se van a dedicar, lo que queda establecido en la escritura de constitución de la compañía.

De esta constitución y de acuerdo al tipo de compañía se conforma el capital, dando origen al Estado de Situación Inicial, que es el Estado Financiero que demuestra como se instituye la empresa, siento éste la primera transacción y por consiguiente el primer asiento contable de la empresa.

Existen negocios en marcha que para cumplir con las disposiciones emanadas del Código Tributario se ven precisadas a llevar contabilidad, sus dueños deben contratar un contador para que la realice, quienes previamente deben efectuar un inventario de los bienes y obligaciones que posee la empresa, luego del cual formalizarán el Estado de Situación Inicial y por ser la primera transacción con la inicia la contabilidad, el consiguiente asiento contable.

REGISTROS CONTABLES

Los principales registros contables son: el Diario, Mayor, Inventarios y Caja.

El diario y el Mayor tienen a su vez auxiliares que sirven de complemento para el control del proceso contable.

LIBRO DIARIO.- Es un registro donde se anota todas las transacciones que realiza el empresario día a día y en el orden que se van presentando, por eso se lo llama Diario.

Todas las transacciones se las contabilizan en el LIBRO DIARIO las mismas que luego son trasladadas al LIBRO MAYOR; el registro es el mismo lo que cambia es su presentación.

Contabilizar.- es el hecho de asentar las transacciones en el Diario.

Asiento de Apertura.- Es el primer asiento que se registra en el Diario y corresponde generalmente al Balance Inicial.

Estructura del LIBRO DIARIO

El Libro Diario contiene los siguientes elementos:

1.- Fecha

2.- Código:- Número otorgado en el Plan de Cuentas

3.- Nombres de las cuentas:- primero se escriben las cuentas deudoras y, dejando sangría se colocan las cuentas acreedoras

4.- Columnas: Parcial, Debe y Haber

5.- Valores en dólares.- se escriben los valores correspondientes a cada una de las cuentas tanto deudoras como acreedoras.

6.- Síntesis, Referencia o Glosa.- Luego de la última cuenta acreedora se escribe una breve explicación de la transacción, suficiente para poder determinar la operación.

Las transacciones realizadas en el libro Diario se las conoce como ASIENTO CONTABLE, los mismos que pueden ser:

ASIENTO CONTABLE SIMPLE.- una cuenta deudora y una cuenta acreedora.

ASIENTO CONTABLE COMPUESTO.- varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.

ASIENTO CONTABLE MIXTO.- Una cuenta deudora y varias acreedoras o viceversa.

ERRORES EN EL DIARIO GENERAL

1.- Equivocarse de Cuenta

2.- Omitir una Cuenta

3.- Invertir un asiento

4.- Repetir un asiento

5.- Omitir un asiento

6.- Escribir mal una cantidad

7.- Sumar mal una columna

RECTIFICACIÓN DE ERRORES

Cuando se determinan errores en la contabilización, éstos se rectifican con otro asiento contable que se lo denomina Asiento de ajuste o de corrección

Existen dos formas de corregir los errores a través de asientos de ajuste, se procede a realizar un asiento contable que cierre el anterior, u otro que corrija la cuenta o el monto afectado.

Ejercicio No. 1.-

La empresa comercial Romero S.A. inicia sus transacciones comerciales el 1 de junio de 2014, los aportes realizados por los accionistas de la empresa son los siguientes:

Dinero en efectivo $ 4,500.00, cuenta corriente en el Banco de Machala $ 23,890.00, Documentos por Cobrar $ 17,800.00, mercaderías $ 12,890.00, Cuentas por cobrar empleados $ 1,200, Propiedad Planta y Equipo: 1 terreno $ 10,000.00, 2 vehículos $ 23,800.00, 1 oficina valorada en 78,400.00, equipos de oficina $ 7,300.00, Documentos por pagar $ 24,325.00, Hipotecas por Pagar $ 58,500.00, Proveedores $ 45,800.00, Otros Pasivos $ 14,200.00.

La empresa durante el mes de junio de 2014 realiza las siguientes transacciones

2.- El Sr., Roberto Fiallos cancela el pagaré # 6-10 con cheque del Banco del Pacifico por US $ 3,500.00, valor depositado en cuenta.

3.- El Sr. Carlos Arévalo compra a la empresa varios artículos para su uso, valorados en US $ 3,800, según factura No. 001, cancela en efectivo.

10.- El Sr. Fernando Piedra nos cancela un documento vencido por US $ 4,890.00, 20% en efectivo, 30% en cheque y el saldo nos firma un nuevo documento a 30 días plazo.

11.- Se vende mercaderías según factura No. 002 al Comerciante Andrés Torres, por un valor de US $ 5,500.00, nos paga US $ 2,000.00 en efectivo y por el saldo nos entrega un pagaré a 30 días plazo.

15.- Se compra a la empresa JJ 1 camioneta marca FORD modelo 2014 en US $ 24,000.00, se paga $ 4,000 con cheque del Banco de Machala y por el saldo se firma un pagaré a 60 días plazo, al interés anual de 15%.

18.- Se compra a la empresa ATU 2 escritorios metálicos valorados en US $ 850.00 c/u se paga US $ 200,00 en efectivo y el saldo se firma 1 pagaré a 90 días plazo sin intereses.

25.- Se compra con factura No. 547 a la empresa Santos Cia. Ltda. (CE) 12 radios á $ 180.00 c/u, 12 ventiladores a $ 77.00 c/u, 6 aires acondicionados á $ 420.00 c/u, 24 cocinas $ 189,00 c/u, 6 refrigeradoras $ 380,00 c/u, se paga el 30% con cheque y el saldo a 90 días sin intereses.

30.- Se vende lo siguientes artículos, a la empresa Rayitos S.A. (contribuyente especial), según factura No. 003:

5

...