Sistemas De Contabilidad

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Sistemas de Contabilidad

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le

permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas

y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar,

ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el efectivo?

Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se

recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,

valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados

a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc.

para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una

empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las

informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su

estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de

procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el

esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad

importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

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1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeo.

3- Elaborar informes.

4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5- Diseñar formularios para todas las operaciones.

6- Diseñar reportes

7- Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa

relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial,

cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada

por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1- El Balance General

2- Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1- Estado de Costo Estimado

2- Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición

financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un

ejercicio.

Cualidades.

n Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

n Contiene los parametros de una buena comunicación: claridad, coherencia,

estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran

necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la

suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan

agregarse al sistema.

Objetivos.

n Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con

la implementación de un catalogo de cuenta similar.

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n Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras

financieras.

n Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una

empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en

el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice a cada

grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la

manera siguiente:

Balance General

1- Activo

2- Pasivo

3- Capital

Estado de Resultado

4- Ingreso 7- Otro ingresos

5- Costos 8- Otros egresos

6- Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para

ubtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la

clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el

catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar

información en las diferentes áreas de una empresa. Contituyen un elemento

que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante

para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el

mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración,

información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que

permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes

datos.

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Requisitos de todo formulario:

1) Numeración

2) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3) Redacción clara, sin errores.

4) Además del original, emitir las copias necesarias

5) Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Ordenes de compra

Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u

otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades,

precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la

operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las

copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una

determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un

pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por

duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es

conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias.

El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a

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