Contabilización De Informes Contables

Manual del Usuario de Openbravo Capítulo 4 – Contabilización de documentos. Informes contables v2.0.0 1. Introducción 2. Proceso de Negocio General 3. Roles Necesarios 4. Configuración a. Calendario Anual y Periodos 5. Paso a Paso a. Abrir Periodos b. Contabilizar Documentos i. Contabilización Manual de Documentos ii. Contabilización Masiva iii. Contabilización Automática c. Modificar Asientos d. Crear Asientos Manuales i. Operaciones que no Deben Realizarse mediante Asientos Manuales 1. Asientos Contables que Incluyan Movimiento de Banco o Caja 2. Traslado de Deuda de un Tercero a Otro e. Ejecución Preliminar de Informes Contables i. Cuadros Plan General Contable ii. Balance de Sumas y Saldos iii. Libro Mayor iv. Diario de Asientos v. Documentos No Contabilizados f. Cerrar Periodos Provisionalmente g. Ejecución de Informes Contables h. Cerrar Periodos Permanentamente i. Ejecución Final de Informes Contables j. Cerrar Ejercicio Fiscal Introducción Este flujo gestiona el proceso completo de cierre y apertura de un periodo fiscal y contable:  abrir un nuevo ejercicio fiscal y contable: o crear los nuevos periodos

 cerrar/abrir periodos contables  proceso de cierre del ejercicio fiscal y contable: o asiento de regularización o asiento de cierre ejercicio fiscal o asiento de apertura nuevo ejercicio fiscal  ejecución de informes financieros: Informe de P&G y Balance de Situación Recuerde que esté capítulo se centra en los procesos de cierre y apertura del ejercicio fiscal y contable. Otros procesos relacionados, como crear plantilla de periodos, no están explicados en éste capítulo. Proceso de Negocio General El proceso general de Contabilización de Documentos y Informes Contables se define en base al siguiente proceso de negocio: Roles Necesarios El siguiente rol es el necesario para poder ejecutar este proceso:  Finanzas - este rol permite gestionar la funcionalidad para abrir y cerrar periodos contables, sí como contabilizar documentos. Configuración El primer paso necesario es configurar el ejercicio fiscal sobre el que se quiere trabajar contablemente. Para ello, ir a la siguiente ventana:  Gestión Financiera || Contabilidad || Configuración || Calendario anual y periodo pestaña [Ejercicio]:

Calendario Anual y Periodos Para crear un nuevo año fiscal en la aplicación, por favor, vaya a la siguiente transacción (ventana): Gestión Financiera || Contabilidad || Configuración || Calendario anual y periodo pestaña [Ejercicio]: Según se muestra en la foto anterior, se muestran los ejercicios fiscales que están creados. Para crear un nuevo ejercicio fiscal (por ejemplo, 2010) lo primero hay que crear un nuevo registro. Así, ir a la barra de herramientas y pulsar icono de (ver recuadro rojo de la foto anterior, en margen superior izquierdo) "nuevo registro". Posteriormente, se registra el ejercicio que se desea crear (2010 en nuestro ejemplo) en el campo Ejercicio y grabar: Una vez creado el ejercicio hay que crear los periodos que lo componen. Para crear los periodos, simplemente hay que pulsar el botón Crear Periodos (o Procesar ahora). La aplicación crea los periodos automáticamente (solapa [Periodo]), en base al calendario configurado, tal y como se muestra en la siguiente diapositiva:

Con estos pasos el nuevo ejercicio fiscal ya está configurado. Para poder contabilizar documentos en dichos periodos, se tendrán que abrir los periodos a contabilizar (ver paso a paso). Paso a Paso Abrir Periodos Para poder contabilizar en un periodo creado previamente en la aplicación hay que abrir el periodo en cuestión. La aplicación no permite contabilizar sobre un periodo que esté cerrado. El control de abrir y cerrar periodos se gestiona en la aplicación en la siguiente transacción (ventana): Gestión Financiera || Contabilidad || Transacciones|| Abrir/Cerrar Periodos Siguiendo ésta transacción, cada vez que se desee abrir o cerrar un periodo hay que generar un registros nuevo. De esta manera se tendrá una trazabilidad de los periodos que se han ido abriendo/cerrando a lo largo del tiempo, así como el usuario que los ha abierto/cerrado. Una vez generado el periodo contable a cerrar/abrir hay que completar la siguiente información del registro antes de grabar:  Ejercicio - Se selecciona el ejercicio fiscal sobre el que se quiere realizar la apertura/cierre del o los periodos.  Hasta el Periodo - Aquí se selecciona el periodo hasta el que se quiere tratar. Por ejemplo, si se selecciona hasta "Abr-10" (siguiendo nuestro ejemplo) los periodos sobre los que se trabajará serán desde "Ene-10" hasta "Abr-10".  Periodo de actuación - Tres opciones: o Periodo Cerrado: se cierra contablemente los periodos seleccionados. Esta opción permite reabrir el periodo. o Periodo Abierto: se abren contablemente los periodos seleccionados. o Periodo Cerrado permanentemente: se cierra contablemente los periodos seleccionados. Nota: Esta opción no permite reabrir el periodo. Seleccione la opción de Periodo Abierto para abrir el periodo. Los periodos se pueden abrir y cerrar tantas veces se desee siempre que no se seleccione la opción Periodo Cerrado permanentemente. Para contabilizar en la aplicación un documento que genere contabilidad, el periodo sobre el que se trabaja tiene que estar abierto. De lo contrario, saldrá el siguiente mensaje de error avisando que el periodo sobre el que se quiere contabilizar el documento no está abierto:

Contabilizar Documentos Existen 3 maneras de contabilizar documentos (facturas, extractos bancarios, asientos manuales) en la aplicación, dependiendo del grado de control que se quiera llevar. Contabilización Manual de Documentos Esta opción está activada por defecto y se basa en la contabilización manual de los documentos uno a uno. De esta manera, el usuario deberá ir al documento que quiera contabilizar y pulsar sobre el botón de la cabecera llamado Contabilizar. Una vez pulsado el botón de contabilizar en un documento, el sistema nos muestra el asiento contable que acaba de ser registrado. Si queremos volver al documento que ha generado este asiento, deberemos pulsar sobre el enlace llamado Asiento 1 en la parte superior izquierda del asiento. A continuación, todo documento contabilizado dispone de la opción de visualizar de nuevo dicho asiento. Pulsando el botón de Contabilizado en un documento que se encuentre efectivamente contabilizado se abrirá una ventana emergente que permite realizar dos acciones:  Visualizar Asiento Contable: NO marcar flag Eliminar asiento contable y pulsar Aceptar  Borrar Asiento Contable: Marcar el flag Eliminar asiento contable y pulsar Aceptar Contabilización Masiva Existe una ventana a disposición del usuario que contabiliza masivamente todos los documentos de un tipo que estén sin contabilizar. Pongamos como ejemplo el caso de tener 10 facturas (tanto de compra como de venta) sin contabilizar en el sistema. Para contabilizar todas las facturas en un sólo movimiento, deberemos navegar hasta el proceso Gestión Financiera || Contabilidad || Transacciones || Proceso contable

Una vez en él, deberemos seleccionar el tipo de documento que queremos contabilizar masivamente (en este caso facturas de compra y venta) y pulsar sobre el botón de Aceptar. Los tipos de documentos que se podrán seleccionar en esta ventana son:  Facturas  Amortizaciones  Asientos manuales  Tansacciones en Cuentas Financieras  Reconciliaciones en Cuentas Financieras  Pagos En este caso, una vez seleccionado el tipo de documento factura, y pulsado el botón de Aceptar, el sistema avisa del número de documentos que ha contabilizado. En este caso, 9. Nota: Si está activo el proceso de contabilización automática, al ejecutar este proceso el sistema avisará al usuario de que no es posible utilizarlo a menos que se pare el proceso de contabilización automática. Contabilización Automática Existe la posibilidad de configurar un proceso que se ejecuta continuamente en la aplicación, por el cual a los pocos minutos de completar un documento que genere contabilidad (factura, extracto bancario, asiento manual...) el sistema lo contabilizará, ahorrando así un tiempo al usuario. Este proceso deberá configurarlo el administrador del sistema, y por defecto viene activado. Por lo tanto, si el usuario considera que debe contabilizar los documentos de otra manera (de una de las 2 maneras anteriormente explicadas) deberá pedir que se desactive este proceso. Modificar Asientos Una vez un documento es contabilizado no es posible modificar el asiento que se ha realizado. Para poder modificar el asiento que genera un documento, deberemos descontabilizar dicho documento, realizar el cambio que se necesite en la configuración contable del documento, y volverlo a contabiilzar. Si se quiere descontabilizar un documento, deberá posicionarse en el mismo, y pulsar sobre el botón de Contabilizado.

En la ventana que se abre a continuación, el usuario tendrá la opción de pulsar aceptar y simplemente visualizar el asiento de dicho documento, o por el contrario pulsar el check de Borrar asiento contable. En este caso, seleccionar Borrar asiento contable y pulsar en Aceptar. El sistema mostrará al usuario el número de asientos y apuntes que han sido borrados. En este ejemplo, supondremos que 924€ de una factura debían haber sido imputados a una cuenta contable de gasto diferente de la 60000 de Compras de mercaderías. Una vez descontabilizada la factura siguiendo el proceso que se acaba de explicar, nos dirigiremos al producto en la ventana de Gestión de Datos Maestros || Producto, y una vez posicionados en el producto, accederemos a la solapa de [Contabilidad]. En ella cambiaremos la cuenta contable de gasto 60000 por la 62800, tal y como se muestra en la imagen. Nota: También sería posible posicionarse

...