ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR

ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar son la fuente principal de financiamiento a corto plazo sin garantía para las empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se adquiere una mercancía, pero no se firma ningún documento formal que estipule la responsabilidad del comprador ante el vendedor.

De hecho, el comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido según las condiciones de crédito establecidas normalmente en la factura. Aquí analizaremos las cuentas por pagar desde el punto de vista del comprador.

Papel en el ciclo de conversión del efectivo

El periodo promedio de pago es el componente final del ciclo de conversión del efectivo presentado en el capítulo 14. El periodo promedio de pago consta de dos partes:

1. el tiempo que transcurre desde la compra de las materias primas hasta que la empresa envía el pago por correo.

2. el tiempo de flotación del pago (el tiempo que transcurre desde que la empresa envía su pago por correo hasta que el proveedor retira los fondos de la cuenta de la empresa).

En el capítulo anterior analizamos aspectos relacionados con el tiempo de flotación del pago. Aquí examinaremos la administración por parte de la compañía del tiempo que transcurre entre la compra de materias primas y el envío de su pago por correo al proveedor. Esta actividad se conoce como administración de las cuentas por pagar.

Cuando el vendedor de bienes no cobra intereses ni ofrece un descuento al comprador por pronto pago, la meta del comprador es pagar tan tarde como sea posible sin perjudicar su calificación crediticia. Esto significa que las cuentas deben pagarse el último día posible, según los términos de crédito que establece el proveedor. Por ejemplo, si las condiciones son de 30 netos, entonces la cuenta debería pagarse en 30 días a partir del inicio del periodo de crédito, que por lo regular es la fecha de factura o el fin de mes (FDM) en el que se realizó la compra. Esto permite al comprador el beneficio máximo de un préstamo sin intereses por parte del proveedor y no perjudica la calificación de crédito de la compañía (porque la cuenta se paga dentro de los plazos de crédito establecidos). Adicionalmente, algunas compañías ofrecen de manera explícita o implícita un “periodo de gracia” que extiende unos cuantos días más la fecha de pago establecida; si el hecho de aprovechar el periodo de gracia no pone en riesgo la relación del comprador con el vendedor, el cliente normalmente aprovechará ese periodo.

Ejercicio

En 2009, Hewlett-Packard Company (HP), la empresa de tecnología más grande del mundo, tuvo ingresos anuales de $114,552 millones, costos por ingresos de $87,524 millones, y cuentas por pagar de $14,809 millones. HP tenía una edad promedio de inventario de 29.2 días, un periodo promedio de cobro (PPC) de 53.3 días y un periodo Promedio de pago (PPP) de 60.4 días. (Las compras de HP fueron de $89,492 millones).

Por lo tanto, el ciclo de conversión del efectivo era de 22.1 días (29.2 + 53.3 - 60.4).

Los recursos que HP tenía invertidos en el ciclo de conversión del efectivo (Suponiendo un año de 365 días) eran

Inventario $ 87,524 millones x (29.2 / 365) $ 7,001,920,000

(+)Cuentas por cobrar

114,552 millones x (53.3/ 365) 16,727,730,411

(-)Cuentas por pagar 89,492 millones x (60.4 / 365) 14,809,087,123

Recursos invertidos $ 8,920,563,288

Con base en el PPP de HP y en el promedio de cuentas por pagar, el monto de las cuentas por pagar generado diariamente es de $245, 183,562 ($14, 809, 087,123 / 60.4).

Si HP incrementara su periodo promedio de pago en 5 días, sus cuentas por pagar se incrementarían en $1,226 millones (5 x $245, 183,562). Como resultado, el ciclo de conversión del efectivo de HP disminuiría en 5 días y la empresa reduciría en $1,226 millones la inversión en sus operaciones. Es evidente que si esta acción no daña la calificación de crédito de HP, sería muy benéfica para la compañía.

Análisis de los términos de crédito

Los términos (o condiciones) de crédito que ofrecen los proveedores a una compañía permiten a esta diferir los pagos de sus compras. Como el costo para el proveedor por tener su dinero inmovilizado en mercancía después de venderla se refleja en el precio de compra, el comprador ya está pagando de manera indirecta por este beneficio. Algunas veces el proveedor ofrece un descuento por pagar de contado y pronto. En ese caso, el comprador debe analizar con cuidado las condiciones de crédito para determinar el mejor momento para pagar al proveedor. El comprador debe sopesar los beneficios de postergar el pago al proveedor tanto como sea posible contra los costos de desaprovechar el descuento por pronto pago.

Aprovechar el descuento por pago de contado Si una firma decide aprovechar el descuento por pago de contado, debería pagar el último día del periodo de descuento. No existe un beneficio adicional por pagar antes de esa fecha.

EJEMPLO:

Lawrence Industries, operador de una pequeña cadena de tiendas de video, compró $1,000 de mercancía el 27 de febrero a un proveedor que otorga crédito con términos de 2/10, 30 netos, fin de mes. Si la compañía aprovecha el descuento por pago de contado, debe pagar $980 [$1,000 (0.02 $1,000)] el 10 de marzo, ahorrando así $20.

Renunciar al descuento por pago de contado Si la empresa decide renunciar al descuento por pago de contado, debería

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