ADMINISTRACION

Introducción N° 2

Las empresas de desarrollo tienen que estar constantemente evolucionando los procesos de gestión y desarrollo de cada modelo, para ser cada vez más eficientes y ágiles.

Nos ayuda a Reducir de esta forma los costes y el tiempo de desarrollo para poder ser más competitivas, pero sin que ello suponga una penalización sobre la calidad del producto generado.

Una de las técnicas que está adquiriendo más importancia, durante las fases de entendimiento y modelado de requisitos, es el modelado de los procesos de negocio.

Mientras que con las técnicas tradicionales, como primer objetivo, se tendía a identificar los requisitos y modelarlos como casos de uso, los cuales, aunque nos ofrecen una muy buena especificación de cada funcionalidad, se pierden muchas de las relaciones existentes con el entorno y entre ellos, limitándonos así la visión que se tiene en cada momento del sistema a solamente la funcionalidad representada; necesitando un posterior esfuerzo extra para acoplarlos entre ellos y con el entorno, perdiendo así agilidad y eficiencia en el desarrollo.

Sin embargo, con el modelado de los procesos de negocio se incide en obtener primero un conocimiento pleno de cada proceso de negocio, consiguiendo una visión mucho más amplia del negocio y de las relaciones existentes, obteniendo un modelo mejor adaptado a las necesidades del cliente y al entorno en el que se moverá el sistema.

Reduciendo así los costes del sistema y aumentando la calidad final obtenida.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PROCESO DE NEGOCIO

Todo sistema de información existe para apoyar uno o más procesos de negocios dentro de las organizaciones. Conociendo esto, es frecuente que los sistemas de información sean clasificados según los procesos que apoyan. De esta manera surgen clasificaciones de estos con denominaciones tales como ERP, CRM, EHR, entre otras muchas.

Los sistemas de información son generalmente construidos siguiendo procesos de negocios estandarizados, proveyendo opciones de personalización, sin embargo, limitando la naturaleza del proceso a lo que es posible dentro de ciertas posibilidades.

Entonces, se le llama “sistema de información de proceso de negocio fijo”, a aquellas herramientas que apoyan un proceso de negocio establecido de antemano, por lo que las posibilidades de personalización son limitadas y muchas de las funcionalidades están presentes para satisfacer lo que común entre varias organizaciones que tengan dichos procesos.

¿Que son los procesos de negocio?

Es un conjunto de tareas que se encuentran relacionadas con un orden lógico para ser llevadas a cabo con el fin de obtener un resultado de negocio específico.

Cada proceso de negocio posee entradas, funciones y salidas, donde las salidas generan la retroalimentación. Las entradas son están determinadas por los requisitos que deben tenerse para poder ejecutar o realizar la función.

Dada esta definición también podemos concluir en que un proceso de negocio es una colección de actividades o funciones estructurales lógicamente relacionadas que producen un valor a la organización que las implementa.

Claramente un proceso de negocio pude ser parte de un proceso más complejo el cual lo contiene a él o a otros procesos más. Donde cada proceso puede estar formado por más subprocesos. Con esta definición podemos descubrir distintos niveles de granularidad de procesos los cuales se caracterizan por ser orquéstales.

En simples palabras los procesos de negocio son las recetas para que una organización o firma funcione. Es decir sin procesos de negocios bien definidos y aceitados difícilmente se pueda obtener las metas definidas en la organización.

LOS PROCESOS DE NEGOCIO

En toda empresa los objetivos y metas que se hayan fijado, se van consiguiendo a medida que los sucesos o hechos que son propios de esa empresa, se realizan. Cada vez que se desea conseguir un objetivo, se deben hacer cosas, las cuales se materializan de dos formas:

a) A nivel de transformación de los elementos físicos, donde se le agrega valor a los insumos que entran, como son: más insumos, trabajo, servicios, uso de máquinas; produciendo otros productos y/u otras presentaciones.

b) A nivel de gestión, donde se ingresan datos, se procesan y se genera información para tomar una decisión de tipo operacional o de gestión.

En este capítulo se explica: el concepto y la formación de los procesos de negocio; las actividades que se desarrollan como parte de un proceso; la formación y el registro de los datos que son propios de los sucesos o hechos que se van produciendo; la formación de la información que se genera para la toma de decisiones; y el análisis de los procesos y como éstos se pueden mejorar a través de la aplicación de la reingeniería.

Los procesos de negocio son una secuencia lógica y cronológica de las acciones que se deben realizar, cada vez que se produce el suceso que lo origina en una organización de cualquier tipo.

Este proceso se debe ejecutar en forma eficaz y eficiente. En otros térmicos un proceso es una serie de actividades que se desarrollan y que tienen como objetivo en su conjunto, producir un mayor valor para el cliente que lo recibe.

Para realizar estos trabajos, las empresas identifican cargos, los cuales son ocupados y desarrollados por personas. Los cargos se estructuran por funcionalidad y por jerarquía, formando una estructura organizacional. Hoy se recomienda estudiar las empresas más que desde el punto de vista funcional, analizarlas bajo la perspectiva de los procesos, ya que al producirse un suceso, las acciones que se deben desarrollar están adscritas a más de una función y por lo mismo se ve como es la integración que se debe producir entre ellas y la interrelación que deben tener los sistemas informáticos que las apoyen.

Una unidad de trabajo está conformada por equipos de personas, cuya orientación es el proceso que se debe ejecutar, por ocurrencia de un suceso.

Cuando se analiza la empresa desde el punto de vista de los procesos, lo que prima es el cliente y es al cual la empresa se debe (en algunos casos se habla de Cliente Interno, refiriéndose a que el cliente del proceso es otra unidad de la misma empresa). También es importante, al buscar la solución y la innovación de los procesos, analizar el estado de avance tecnológico de la competencia por una parte y por otra el potencial y facilidad de las herramientas TIC´s y las exigencias que impone la economía globalizada.

Es importante resaltar que todo trabajo (actividad) que forma parte de un proceso de negocio, implica ocupar tiempo, incurrir en

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