ANALISIS DE VARIABLES: Item Variable Tipo Escala

ANALISIS DE VARIABLES:

Item Variable Tipo Escala

1 ID Cualitativa Ordinal

2 Mes Cualitativa Ordinal

3 Área Cualitativa Nominal

4 Tipo de requerimiento Cualitativa Nominal

5 Estado de atención Cualitativa Nominal

6 Motivo de retraso Cualitativa Nominal

7 Tiempo de atención (Horas laborales) Cuantitativa continua Razón

8 Horas de retraso Cuantitativa continua Razón

9 Costo de horas de retraso Cuantitativa discreta Razón

Como se puede observar, los problemas con las atenciones vienen incrementando en los últimos meses.

Estos problemas aparte de originar pérdida de tiempo operativo y dificultar las labores del personal, también incrementan el gasto operativo de la clínica, el cual se detalla en el siguiente cuadro:

Gastos operativos Ene-16 Feb-16 Mar-16 Abr-16 May-16 Jun-16

Otros gastos operativos 276,331 286,013 284,188 276,931 279,456 280,063

Gastos x retrasos en la Aten. de RQ 23,669 13,988 15,813 23,069 20,544 19,938

Total Gastos operativos 280,000 265,000 272,000 263,000 269,000 250,000

% de gastos x retrasos en los RQ. 8% 5% 6% 9% 8% 8%

Priorización del problema:

Para analizar el problema revisaremos los retrasos que se presentaron en el último semestre por cada área y los motivos por los cuales se presentaron los retrasos.

Análisis de los problemas presentados por área.

Áreas con problemas reportados fi hi pi

Farmacia 39 0.39 39%

Recursos Humanos 23 0.23 23%

Mantenimiento 16 0.16 16%

Sala de operaciones 13 0.13 13%

Sistemas 9 0.09 9%

Total general 100 1

Análisis de los motivos por los cuales los pedidos se atendieron con retraso.

Motivo de retraso fi hi Fi Hi pi

No tiene V°B° 31 0.31 31 0.31 31%

Pedido fuera de fecha 29 0.29 60 0.60 60%

Sin stock 22 0.22 82 0.82 82%

Producto nuevo 13 0.13 95 0.95 95%

Falla del sistema 5 0.05 100 1.00 100%

Total general 100 1

Como se puede observar, los principales motivos por los cuales se están presentando retrasos en las atenciones y que originan el 82% de estos problemas son tres: Requerimientos no tienen V°B°, Requerimientos solicitados fuera de su fecha programada y productos sin stock para atender el requerimiento, es por ello que priorizaremos la atención de estos tres motivos para solucionar los problemas de las atenciones.

Descripción del problema existente:

La clínica Suiza Lab está presentando retrasos con las atenciones de los requerimientos que son solicitados por las áreas de la clínica al Almacén, ya que no se viene cumpliendo con el plazo máximo para la atención de los requerimientos, el cual es de 2 días útiles (16 horas laborales) desde su solicitud.

Las áreas de la clínica están disconformes con el servicio de atención del Almacén, y los responsabilizan de forma directa por no poder contar con los productos en el momento oportuno. Sin embargo, el Almacén tiene otra versión de los hechos, ya que ellos responsabilizan a las áreas de la clínica por estos retrasos, debido a que solicitan un mismo producto en más de una oportunidad a la semana, sin contar que en varias oportunidades los requerimientos vienen sin el VB° de la jefatura o son solicitados fuera de fecha.

Para revisar este problema, procederemos a mapear el proceso de la atención de requerimientos que tiene la clínica.

A continuación, se muestran los tiempos de atención de los requerimientos solicitados en el último semestre

Como se puede observar, hay una gran cantidad de requerimientos que son atendidos fuera del plazo de 16 las horas establecidas por la clínica.

OBSERVACIONES (CARACTERISTICAS DEL PROBLEMA)

De acuerdo a los procesos revisados, hemos observado que las áreas no tienen unas fechas programadas para realizar sus requerimientos. A esto tenemos que añadir que tienen un mal manejo de stocks, lo cual origina que en muchos casos, los productos se soliciten cuando ya no cuentan con stock.

Por otro lado, hemos encontrado que el Kardex no está sincerado, debido a que figuran productos que no están en físico en el Almacén, así como también existen productos que el Almacén si tiene en físico pero estos no están ingresados en el Kardex.

A continuación, revisaremos la cantidad de requerimientos atendidos con retrasos por áreas:

De acuerdo al pareto por área, observamos que tres de ellas representan el 79% de estos problemas, las cuales son: Farmacia, Mantenimiento y Recursos Humanos.

A continuación, revisaremos la lluvia de ideas generadas para este problema:

Retrasos en las atenciones de los requerimientos

- El almacén no cuenta con stocks - Requerimientos fuera de fecha

- Equipos deteriorados - No hay una buena comunicación interna

- Poca cantidad de equipos - No hay cronogramas de requerimientos

- No hay inventarios mensuales - Falta de controles e indicadores

- Sobrecarga laboral - Falta de mantenimientos preventivos

- Inadecuado manejo de stocks - Producto escaso

- Productos agotados - No hay un límite de requerimientos establecidos

- Mal manejo del Kardex - Inexistencia del MOF

- Falta de procedimientos - Mal uso de equipos

Como se puede apreciar, se encontraron las posibles causas que podrían estar generando los retrasos en las atenciones, por lo que para tener una información más clara de estos retrasos, se revisó con las áreas que intervienen en este proceso los siguientes puntos:

ANALISIS

Definición de causas fundamentales:

Después de haber identificado y observado el problema en estudio, analizaremos las causas que están originando estos retrasos a un nivel más clasificado.

Con la ayuda del diagrama de árbol hemos evaluado que las causas por las cuales se generan demoras en las atenciones son las siguientes: El almacén atiende fuera del plazo establecido, hay poca cantidad de equipos operativos y los requerimientos son mal solicitados.

Para solucionar estas causas, debemos atacar el problema desde la raíz, es decir,

...