APLICACION PHVA EN UNA EMPRESA

INTRODUCION

Este proyecto se enfoca de cómo realizar y aplicar el método de PHVA para estructurar y ejecutar planes de mejora de calidad, se aplico al método de trabajo diario, en el procedimiento de Facturación y Cobros, con el objetivo de garantizar la facturación de todos los servicios de manera oportuna y confiable, asegurando el cobro y recaudo oportuno para la mejora de calidad del servicio hacia la satisfacción del cliente.

Facturación y Cobros en los servicios de Certificación aplicando la mitología de PHVA

Es también conocido como ciclo de Deming, ciclo de control, o simplemente el ciclo PHVA: planear, hacer, verificar, actuar.

Este ciclo es un proceso esencial, que se lo debe realizar en cada una de las etapas, en cada una de las acciones que realicemos.

Planificamos lo que vamos a hacer, luego lo hacemos, verificamos si lo que hacemos corresponde a lo planeado para actuar de dos maneras, actuar para corregir si no correspondió a lo planeado y actuar para mejorar si lo que hicimos correspondió a lo planeado.

Metodología PHVA

La norma también adopta la metodología PHVA para la gestión de los procesos, la cual fue desarrollada por Walter Shewart y difundida por Edwards Deming y consiste en:

1. Planear (o Planificación de la Calidad): En esta etapa se desarrollan objetivos y las estrategias para lograrlos. También se establece que recursos se van a necesitar, los criterios, se diseñan los procesos, planes operativos, etc.

2. Hacer: Se implementa el plan.

3. Verificar (o Control de Calidad): En esta etapa se realizan actividades de análisis para la verificar que lo que se ha ejecutado va acorde a lo planeado y su vez detectar oportunidades de mejora.

4. Actuar (o Mejora de la Calidad): Se implementan acciones para mejorar continuamente. En varias organizaciones esto se conoce como proyectos de mejora.

Principios de la Gestión de la Calidad

OBJETIVO DEL PROCESO:

Garantizar la facturación de los todos los servicios de manera oportuna y confiable, asegurando el cobro y recaudo oportuno.

PROVEEDOR ENTRADA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE

Direccionamiento Estratégico

Gestión de recursos financieros

Planeación Estratégica y lineamientos corporativos institucionales de inversión, costos y finazas

P

Definir metas y planes de acción alineados al direccionamiento estratégico

Director Administrativo y Financiero,Jefe Tesorería y Cartera

Presupuesto para consolidación y aprobación

Direccionamiento estratégico

Gestión de Recursos financieros

Directrices para elaborar presupuesto y presupuesto aprobado

P

Planear facturación de ingresos fijos sin orden de pedido

Asistente administrativo

Gestión Talento humano

Gestión de compras y logística

Gestión TIC

Recursos y políticas necesarias para la operación del proceso

P

Definir planes de acción para las metas de: Recaudo, anulación de facturas, elaboración, entrega de facturas y volumen de llamadas.

Jefe Tesorería y Cartera

Informe mensual de ventas y cartera

Comercialización y ventas

Tarifas y descuentos

P

Definición de las políticas de castigo y provisión de cartera

Consejo Directivo

P

Planeación operativa de cobranza

Jefe Tesorería y Cartera

Gestión Jurídica

Consultas legales

H

Prestación del servicio de certificación

Información para facturas seguimientos

H

Elaboración, envío de facturas y recepción de facturas radicadas

Asistente administrativo

Facturas

Gestión compras y Logística

Cliente Externo

Comercialización y ventas

Ordenes de pedido / Ordenes de facturación

H

Elaborar notas crédito (anulación de facturas)

Ejecutivo de Cuenta

Informe mensual de anulaciones

Comercialización y ventas

Gestión de recursos financieros

Comercialización y venta

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