AUDITORIA CASO MALVINO

SINTESIS GERENCIAL

A. ORGANIZACIÓN - HALLAZGOS

ORGANIGRAMA:

• Las líneas de autoridad no están bien definidas.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

• No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.

INSTRUCTIVOS ESPECIALES:

• No existen para todas las actividades que se desarrollan.

B. INTEGRACIÓN - HALLAZGOS

SELECCIÓN:

• El proceso se lleva a cabo parcialmente.

INDUCCIÓN:

• No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.

• Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de trabajo de la empresa.

C. DIRECCIÓN - HALLAZGOS

COMUNICACIÓN

• Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y los otros departamentos.

MOTIVACIÓN

• Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, sedan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones.

• La variedad de estímulos necesita diversificarse.

• El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo o podría recibir.

LIDERAZGO

• Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados.

D. CONTROL - HALLAZGOS

FIJACIÓN DE ESTÁNDARES:

• La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros.

SUPERVISIÓN:

• Se realiza de manera informal.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO:

• No se realiza en todos los niveles.

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CLAVES (CAUSAS MEDULARES)

• Falta de conocimiento y confusión con respecto a la filosofía de la empresa e información sobre el puesto

• Falta de comunicación entre trabajadores y áreas de la Institución

• No se toma total consideración a los trabajadores respecto a sus aportes brindados para soluciones posteriores.

• Falta de compromiso directo con la Institución.

• El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su puesto.

• Instructivos dados a conocer de manera parcial y no de forma escrita.

• La medición del desempeño se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

• El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la Institución, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros.

• Lo relevante para el ciclo escolar se planea con meses de anticipación, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel distrital.

EVIDENCIAS:

EVIDENCIA FÍSICA

Organigrama de la Institución

Observación directa y entrevista con los docentes.

Observación directa en las coordinaciones y otros departamentos

EVIDENCIA TESTIMONIAL

Pequeñas entrevistas informales a los colaboradores de la Institución.

Pequeñas entrevistas a los docentes.

Pequeñas entrevistas a los empleados de la institución por departamentos.

EVIDENCIA DOCUMENTAL

Informes sobre evaluaciones al personal

Plan de Trabajo Anual.

Material de evaluación y supervisión

EVIDENCIA ANALÍTICA

No se encuentra evidencias analíticas.

RIESGOS:

RIESGO DE CONTROL:

RIESGOS RAZONES

Malas prácticas en el proceso de selección y capacitación. La empresa no cuenta con los CV documentados, antecedentes laborales, ni con cartas de recomendación de los reclutados.

Falta de control evaluativo al personal. La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

RIESGO INHERENTE:

RIESGOS RAZONES

Desmotivación de los colaboradores • La incongruencia entre las políticas internas y la realidad laboral que se percibe.

• La falta de información.

• Desconocimiento y carencia de un MOF.

RIESGO DE DETECCIÓN:

RIESGOS RAZONES

Deficiente comunicación entre las coordinaciones y los otros departamentos. No existen buenos canales de comunicación entre el personal y los directivos de la empresa y tampoco entre áreas y coordinaciones..

CONCLUSIONES:

• En cuanto a las evidencias físicas obtenemos información sobre la Institución pero no es actualizada, tampoco es de conocimiento para los trabajadores. En lo que respecta a las observaciones se podría validar una notoria falta de comunicación entre el personal.

• Obteniendo las evidencias testimoniales podemos contrastar las evidencias físicas en cuanto respecta al desempeño, colaboración y por ende la falta de comunicación entre trabajadores ya que las entrevistas obtenidas fueron aplicadas a los colaboradores de la Institución. Lo que a su vez genera la falta de motivación para realizar sus labores y que los mismos se sientan mal por no ser tomados en cuenta en cuanto a sus aportes.

• Con las evidencias documentales siendo más explicitas podemos medir el desarrollo del trabajo que se va realizando y constatamos algunas otras evidencias que tengan relación a esta información, como el Plan de Trabajo Anual que imposibilita muchas veces la flexibilidad de cambio de decisiones o alternativas de solución a problemas.

• Dentro de la auditoría no se hizo uso de evidencias analíticas.

OBSERVACIONES

• Los estímulos se presentan sólo en algunas otras áreas de la Institución no en la Coordinación.

• Trabajadores con bajo nivel de interés en su trabajo, originado por diversas causas tales como la consideración que tiene frente a los estímulos, pues no son los adecuados para la realización de las labores.

• Personal desinformado sobre sus funciones principales.

• Falta de interacción entre los colaboradores.

RECOMENDACIONES

• La falta de comunicación general falta de información, por esto los trabajadores no se encentran informados muchas veces de su fin en la Institución y se encuentran imposibilitados de aportar ideas constructivas a la misma.

• Se propone que el consejo directivo de la institución presente propuestas de posibles organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la Institución. A su vez, dar a conocer tanto el organigrama como los manuales de ejecución de trabajos a todo el personal sin excepción.

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