Acta: la redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

DESARROLLO GUIA N° 2

DOCUMENTO ORGANIZACIONALES

PRESENTADO POR:

Yenny Guarín

Johana Aristizabal

Wilver Zarate

Mónica Mahecha

Lina Barahona

PRESENADO A:

Jennifer Amaya

Técnico organizacional archivo

Sena – Incap

Fecha 20/02/2016

La Dorada - Caldas

1. Conoce acerca de los documentos: concepto, clases, objetivo de la comunicación escrita, comunicaciones oficiales o empresariales

RTA/: SI

Esta guía nos ayuda a saber redactar, y hacer documentos como memorandos, cartas, hojas de vidas, las cuales son requeridas o necesarias en una empresa.

Conforme a las normas legales vigentes.

Clases:

Acta: la redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

Carta: es un medio donde se pueden comunicar dos o más personas de manera escrita para trasmitir un mensaje.

Memorandos: es un escrito donde se trasmite una información breve donde pueden dar a conocer una petición, recomendación a cualquier entidad.

Circulares: es una comunicación escrita de interés a un grupo de personas ya sea externa o interna de una empresa.

Informes: es un documento de informativo a cargo de personas autorizadas, con el propósito de dar información de alto nivel sobre cumplimientos y funciones.

Certificados y constancias: el certificado es un tipo de texto empleado para determinar la legalidad de un documento, la constancia es un documento donde demuestra validez de un hecho o actividad de trabajo etc.

Hoja de vida corporativa: es un conjunto de información personal, laboral, académica donde se registra las competencias de una persona que se genera dentro de la organización.

Se encuentra documentado a cerca de las Normas Técnicas Colombiana Vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales

RTA: si

 Norma que establece los requisitos para la elaboración de cartas comerciales

Reconoce las Referencias Normativas de la GTC 185

RTA: si

NTC 1001: papel, formatos

NTC 1075: documentación. Guía de numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos

NTC 1486: documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación

NTC 4436: información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad

NTC 5613: referencias bibliográficas. Contenido y estructura

Pantallazos

Monica mahecha serna[pic 2]

Lina Barahona

[pic 3]

Johana Aristizabal

[pic 4]

Alexander zarate

[pic 5]

Yeni guarín

[pic 6]

3.3.1 Contextualización documentos organizacionales:

La norma de INCONTEC y la GTC 185 son de gran utilidad cuando vamos a producir un documento comercial, explique los siguientes conceptos y de un ejemplo:

MEMBRETE: nombre o título de una persona u oficina o corporación está ocupado en la parte superior del papel de escribir

 Anexos: se emplean cuando junto a la carta se envía otro documento (cheque, letra, pedidos, facturas)

LINEA: línea de anexos, copia e identificación de transcriptor

ASUNTO: síntesis del contenido de la comunicación

ACTA: documento escrito q contiene lo tratado o lo acordado a una reunión

CITA: a una fuente de información adicional para apoyar o corroborar una idea propia.

REMITENTE: nombre, apellido de la persona q envía

CIRCULAR: es un orden q una autoridad dirigida a su grupo

ORDEN DEL DIA: relación de tema q sea de tratar un tema de una reunión

PIE DE PÁGINA: es una herramienta que dispone de un uso muy extendido en los ámbitos académicos ejemplo: literario

GLOSARIO: son las palabras desconocidas de un documento no entendido para dar sus definiciones

BIBLIOGRAFIA: es la descripción y el conocimiento de los libros

INFORME EXTENSO: constituye la parte formal del documento y está formado por introducción

Defina los estilos diferentes para documentos comerciales y explique cada uno de ellos.

RTA: son 3 estilos como alternativas:

BLOQUE EXTREMO: todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE: la línea de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escribe partiendo del centro del escrito hacia al margen derecho

SEMIBLOQUE: conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios

Ejemplos anexo:

 1-Anexo: uno (15 folios)

2-Anexos: dos (ocho folios y un CD –ROM)

3-Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

4-Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y una bolsa con didáctico).

5-Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos catas en 10 folios, y un informe en 10 folios)

Ejemplos destinario: y remitentes

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