Administración De Documentos

ENSAYO SOBRE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy importante puesto que en ellos se basa la seguridad jurídica tanto de las personas, como de las administraciones. Como cada día se multiplica la cantidad de documentos, esto se convierte en un problema que requiere una pronta solución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.

La administración documental, es la forma o manera de archivar manual o digitalmente la información requerida, la administración documental ofrece amplias y modernas tecnologías en función del mejoramiento en la toma de decisiones haciendo más eficiente la organización y el debido uso de los documentos. Archivar los documentos es muy importante para la administración y la cultura porque ellos son imprescindibles para la toma de decisiones en una gran cantidad de actividades, Por lo tanto en este proceso también se debe tener en cuenta la tabla de retención documental que es un listado de series, con sus correspondientes sub series y tipos documentales, a las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

s por esto que se considera de vital importancia la administración documental en cualquier empresa, independientemente de si son grandes o pequeñas, o si pertenecen a un sector determinado del mercado; ya que los documentos existen en toda empresa en mayor o menor cantidad pero siempre serán la fuente de información donde se encuentra reflejada la evolución, manejo y cambios de una empresa.

El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. La facilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental

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