Administración de Proyectos

Administración de Proyectos

Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen puntos definidos de inicio y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio específico.

Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologías o el momento en que se presentarán ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carácter de los proyectos.

Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto.

Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas áreas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas específicas del proyecto. El gerente del proyecto también tendrá que especificar cómo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario,, se imparta la debida capacitación.

Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes áreas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

Sistema de administración del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de información. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada área funcional mantiene la autoridad sobre quién deberá trabajar en el proyecto y qué tecnología se empleará.

El sistema de administración del proyecto proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto, y también para formar un cúmulo de información relacionada con el desempeño, los costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelación de los cambios realizados en el programa, así como los tiempos y costo proyectados para la terminación del proyecto.

¿De qué herramientas se dispone para la programación y el control de proyectos?

Generalmente son tres herramientas las que se utilizan:

 Diagrama de red

 Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)

 Método de ruta crítica (CPM)

En sus inicios los métodos de PERT y CPM eran diferentes en el tratamiento de sus estimaciones del tiempo de actividad, actualmente las diferencias entre ambas son mínimas, así que nos referiremos a ellos de forma colectiva PERT/CPM.

Método de planificación de red (Diagrama de red)

Este método considera el proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que pueden representarse visualmente por medio de un diagrama de red, el cual está formado por nodos (círculos) y arcos (flechas) que describen las relaciones entre las actividades.

La administración de un proyecto con métodos de planificación de red abarca cuatro pasos:

1. Descripción del proyecto

2. Elaboración del diagrama de red

3. Estimación del tiempo de terminación

4. Observación o vigilancia de los progresos del proyecto

Descripción del proyecto.

Se debe describir en términos comprensibles para todos. En esa descripción deberá incluir una exposición clara del punto final del proyecto. Mediante las aportaciones del equipo, el gerente del proyecto debe definir cuidadosamente todas las actividades y relaciones de precedencia del mismo.

Una actividad es la unidad más pequeña de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el gerente del proyecto puede programar y controlar.

Una relación de procedencia determina la secuencia en que deben realizarse las actividades; especifica que una actividad no podrá empezar mientras otra actividad precedente no haya sido completada.

Elaboración del diagrama de la red.

Para elaborar el diagrama del proyecto en un formato de red es necesario establecer las relaciones de precedencia entre las actividades que lo integran.

Es posible aplicar dos enfoques diferentes para crear un diagrama de red:

 La red de actividades de arcos (AOA) (activity-on-arc network)

 La red de actividades en nodos (AON) (activity-on-node network)

El enfoque de AOA utiliza arcos para representar actividades y nodos para representar eventos. Un evento es el punto en el cual una o varias actividades deberán completarse y otra actividad o actividades deberán comenzar. Los eventos no consumen tiempo ni recursos. El virtud de que el enfoque AOA pone de relieve los puntos de conexión entre las actividades, decimos que está orientado a los eventos. Algunas veces es necesario agregar una actividad ficticia para aclarar las relaciones de precedencia entre dos actividades determinadas. Una actividad ficticia tiene un tiempo de actividad cero y no requiere recursos.

El enfoque de AON los nodos representan las actividades y los arcos indican las relaciones de precedencia entre ellas. Es un enfoque orientado a las actividades.

Tanto el método AON como el AOA representan con precisión todas las actividades y relaciones de precedencia de un proyecto. Sin embargo, es frecuente que el enfoque AOA requiera menos nodos que el enfoque AON.

Estimación del tiempo de terminación.

Un aspecto crucial de la administración de proyectos consiste en estimar el tiempo de terminación.

Si cada una de las actividades encaminadas se realizarán en forma secuencial, el tiempo de terminación sería igual a la suma de los tiempos de todas las actividades, sin embargo algunas actividades pueden realizarse de manera simultánea, por lo tanto el tiempo de terminación depende de una secuencia en particular.

A cada secuencia de actividades entre el comienzo y el final de un proyecto lo llamamos una ruta.

La ruta crítica es la secuencia de actividades, comprendida entre el comienzo y el final de un proyecto, que requiere más tiempo para llevarse a cabo. En consecuencia, las actividades incluidas en la ruta crítica determinarán el tiempo de terminación del proyecto; es decir, si una de las actividades de la ruta crítica se retrasa, todo el proyecto se retrasará también.

Tiempos normales de los trabajos

Los

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