Administración de empresas Zipaquirá

Práctica empresarial – Segundo informe

Sebastian Andrés Lancheros Martínez

Universidad de La Sabana

EICEA

Administración de empresas

Zipaquirá

2021

Tabla de contenido

1.1.        Descripción del problema(s) a mejorar        .3

1.2.        Identificación de causas del problema.        4

2.1.        Matriz para el control del plan de trabajo        6

2.2.        Cronograma en Diagrama de Gantt        7

3. Referencias        8

1. Descripción del problema a mejorar

Basándonos en el análisis DOFA realizado previamente podemos enfrentar amenazas como:

-Preferencia de empresas internacionales por otros países latinoamericanos

-Falta de inversiones anticipadas en tecnología que permitan lograr diferenciación

Además, se puede determinar el camino para aprovechar una de las oportunidades:

-Demanda de servicios de Contact Centers poco atendidas en sectores Pymes de Colombia

1. ¿Qué es el problema?

El problema es la falta de inversión en tecnologías de la información, como son bots o inteligencia artificial lo cual facilitaría el contacto con el cliente, aumentaría la competitividad de la compañía y además optimizaría el uso de recursos.

1. ¿Dónde está el problema?

El problema se encuentra en general en toda la compañía ya que, si se realizan las implementaciones de tecnología, se optimizaría el uso de todos los recursos dentro de la compañía, en especial el tiempo en el que se desarrolla cada uno de los procesos.

1. ¿Quién tiene el problema?

El problema se encuentra principalmente en el área de Dirección de Sistemas y Tecnología, pero este se extiende a lo largo de la compañía afectando las demás áreas de la estructura organizacional

1. ¿Por qué existe el problema?

El problema existe principalmente por la falta de inversión en I+D, ya que no se emplea la tecnología para estar al nivel de los principales competidores

1. ¿Como se presenta el problema en la actualidad?

En la actualidad se presenta como un problema casi invisible ya que son pocos los competidores que están implementando nuevas tecnologías, pero a lo largo se vera reflejado en la perdida de clientes potenciales y en el bajo rendimiento dentro del sector

1. Identificación de causas del problema

La principal causa radica en la falta de inversión en cuanto a las tecnologías de la información, lo que deja a la compañía en desventaja competitiva frente a otras organizaciones de este sector las cuales innovan en esta área optimizando recursos y captando una mayor cantidad de clientes.

1. Uso de Herramientas

Ciclo PHVA

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Planear

Desarrollar un plan de acción para la implementación de nuevas tecnologías dentro de la compañía, principalmente en el área de contacto al cliente donde se puede hacer uso de bots e inteligencia artificial para facilitar el proceso y así satisfacer de manera más rápida y efectiva las necesidades de los clientes. Así mismo se puede fortalecer el área de I+D para tener un proceso de mejora continua. También se deben programar las actividades a desarrollar y ver como estas afectan toda la organización. Se deben determinar los procedimientos y así mismo generar documentos de soporte.

Hacer

Llevar a cabo la implementación de los nuevos procesos y la nueva tecnología, se debe llevar un registro y un monitoreo del progreso y los posibles fallos mientras se logra la correcta adaptación en las diversas áreas de la compañía. Además de esto se deben realizar capacitaciones al personal encargado de la supervisión para el manejo correcto de estas herramientas. Adicionalmente se debe hacer inversión en el área de I+D y aplicar documentos de soporte para monitorear los avances.

Verificar

Realizar una revisión periódica a los indicadores de gestión de todas las áreas de la compañía para ver el progreso que se ha tenido, revisar los tiempos de acción y la calidad del servicio prestado

Actuar

Generar informes, acciones correctivas y de mejora de acuerdo con los informes de cada área. De igual manera se debe realizar un reporte general de todos los procesos y la debida capacitación al personal.

1. Plantear soluciones

La solución al problema, como se ha mencionado en el ciclo PHVA, consiste en la implementación de nuevas tecnologías para facilitar el proceso de comunicación y respuesta a los clientes, a través de la implementación de bots e inteligencia artificial en las redes sociales, en el contacto telefónico y en el correo electrónico. Donde se atenderá de manera inmediata y más eficiente cada una de las solicitudes.

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