Administrar los procesos de comunicación

Organizaciones comportamientos, estructuras y procesos. Gibson

Capítulo 15: Administrar los procesos de comunicación

Comunicación en los equipos virtuales globales:

Los equipos virtuales a nivel global son equipos multifuncionales que operan con carácter general en tiempo, espacio, fronteras organizacionales y culturas, cuyos miembros se comunican principalmente por medio de tecnologías electrónicas. A fin de construir y mantener la confianza al tiempo que trabajan hacia el cumplimiento de los objetivos y metas del equipo, las compañías deben proporcionar capacitación intercultural a cada miembro de sus equipos virtuales

La importancia de la Comunicación

La comunicación es inherente al funcionamiento de una organización, es inevitable. Lo que sí se puede evitar es la comunicación ineficaz. Cada administrador debe ser un comunicador. La comunicación es un proceso que ocurre dentro de la gente. La comunicación es la transmisión de información y comprensión mediante el uso de símbolos comunes, verbales o no verbales. El proceso general de la comunicación contiene 5 elementos. El comunicador, el mensaje, el medio, el receptor y la retroalimentación. Se puede resumir como: ¿Quién…dice qué…en qué forma…a quién…con qué efecto? La comunicación eficaz es el resultado de un entendimiento común entre el comunicador y el receptor. La comunicación eficaz ayuda a fomentar la confianza y la cooperación, que son muy importantes para que la organización se adapte a rápidamente a los cambios.

El proceso de la comunicación:

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Modelo Clásico

Los elementos básicos incluyen un comunicador, un codificador, un mensaje, un medio, un decodificador, un receptor, retroalimentación y ruido.

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Comunicador: Persona con el propósito de comunicarse

Codificación: Proceso que traduce las ideas del comunicador a un conjunto sistemático de símbolos, a un lenguaje que exprese el propósito del comunicador.

Mensaje: Es el resultado del proceso de codificación. Es la forma en que se expresa el propósito del comunicador. Es lo que el individuo espera comunicar al receptor.

Medio: Es el que transporta el mensaje, por donde se envía. Los teléfonos, memos, teleconferencias, etc. El medio que seleccionemos repercute en la eficacia de la comunicación.

Decodificación/receptor: Procesos de pensamiento del receptor, incluye la interpretación del mensaje, a la luz de sus propias experiencias y marcos de referencia.

Retroalimentación: Proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite al comunicador determinar si el mensaje fue recibido y produjo la respuesta esperada. Proceso de comunicación de dos sentidos. Puede ser directa, como una respuesta o una expresión cara a cara o indirecta como una baja en la productividad o aumento en rotación del personal, etc.

Ruido: Todos los factores que distorsionan el mensaje. Puede ocurrir en cada uno de los elementos del proceso de comunicación.

Mensajes no verbales

La comunicación no verbal son mensajes enviados con la postura del cuerpo, las expresiones faciales y los movimientos de manos y ojos, son tan importantes como la comunicación verbal. Ekman y Firesen clasificaron el lenguaje corporal en:

• Emblemas: Gestos muy parecidos al lenguaje de señas. ¡¡El dedo okey o fuck u!!
• Ilustradores: Gestos que dan una imagen de lo que se dice. Manos extendidas para ilustrar un tamaño.
• Reguladores: Movimientos que regulan una conversación. Como un asentimiento con la cabeza.
• Adaptadores y muestras de afecto: Generalmente son subconscientes, pueden revelar mucho sobre los sentimientos y actitudes de los comunicadores. Adaptadores son por ejemplo golpear los dedos en una mesa, mover el pie de manera ansiosa, etc. Las muestras de afecto generalmente son las expresiones faciales o corporales, brazos cruzados, ojos abiertos, tocarse la cara al mentir, etc.  

COMUNCIACIÓN INTERCULTURAL

La cultura ha sido definida como la programación colectiva de la mente que distingue a los miembros de un grupo humano de otro. Comprende la moral, las leyes y las costumbres de un grupo social. Edward T y Mildred R. Hall tienen la teoría que la comunicación puede ser dividida en varias partes determinadas culturalmente: Palabras, espacio, tiempo y comportamiento:

Palabras: Las culturas difieren en la cantidad de información contextual que es necesaria cuando las personas interactúan. Los individuos de culturas de comunicación de alto contexto no requieren un intercambio de información detallada ya que confían en el conocimiento con el que ya cuentan acerca del otro individuo antes de la interacción. Como sucede en Latinoamérica, por ejemplo, cuando un cliente quiere rechazar una oferta dice “Tendré que pensarlo”. En cambio, las culturas de bajo contexto como las alemanas o estadounidenses requieren un intercambio de info. precisa y detallada, de lo contrario, en el ejemplo anterior pueden pensar que se trata de una estrategia de negociación para bajar el precio.

Espacio: Cada persona tiene una frontera de espacio invisible que lo rodea, algunas son más amplias y otras más estrechas. La cantidad de espacio personal puede variar de acuerdo a la circunstancia, pero puede hacer sentir incomodo al otro comunicador si no se tiene en cuenta y no se respeta este espacio personal.

Tiempo: Los individuos de culturas de tiempo policrónicos, hacen muchas cosas a la vez, están sujetos a interrupciones, comprometidos con las relaciones humanas, cambian de planes con frecuencia y se basan en la rapidez de la relación. En cambio, en las culturas monocrónicas, hacen una cosa a la vez, toman los compromisos de tiempo con seriedad, se adhieren a los planes, siguen las reglas de la privacidad, muestran respeto por la propiedad privada y enfatizan la puntualidad.

Comportamiento: Cómo reconocemos el lenguaje y expresiones corporales de un individuo, sus emociones y evaluación subjetiva de esta comunicación no verbal.

COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

Instrucciones de comunicación

El diseño de una organización puede proporcionar comunicación en cuatro distintas direcciones: descendente, ascendente, horizontal y diagonal.         

La comunicación descendente, es la que fluye de los niveles más altos a los más bajos de una organización, incluye políticas administrativas, instrucciones y memorandos oficiales.

La comunicación ascendente, es la que fluye de los niveles más bajos a los más altos de la organización, incluye cajas de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de quejas. Una comunicación ascendente eficaz, representa obtener mensajes abiertos y honestos de los empleados a la organización.

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