¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo

¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, porque es el material del que la vida ésta hecha. Benjamin Franklin

Directivos se quejan de la larga lista de tareas que tienen que realizar y de la imposibilidad de cumplir con su agenda. (Obligaciones, compromisos, responsabilidades)   Pero ¿es realmente  falta de tiempo? O más bn no sabemos utilizarlo eficazmente?

¿Aprovechamos nuestro tiempo?

Discusión

Tiempo  es el bien más valioso y escaso que tenemos.   Cuantas veces decimos: no me va a dar tiempo, no tengo tiempo para nada o si hubiera tenido un días más…

Gestionando racionalmente el tiempo:

1. Se reduce y evita estrés
2. Se obtiene una visión de conjunto eficaz
3. Se tiene tiempo libre para amigos, familia, para uno mismo
4. Se alcanzan consecuente y sistemáticamente los objetivos que se han propuesto

Es una herramienta básica para la formación de directivos,  la cual les permite manejar y disponer plenamente de su tiempo de trabajo evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.

Eficacia: conseguir el mejor conjunto de resultados u objetivos

Eficiencia: conseguir los objetivos con el menor empleo de recursos posible.

En la actividad directiva la eficiencia  no es el criterio fundamental,  ya que se le pide al directivo se le pide hacer o que es importante para la empresa

La eficacia del directivo depende de 2 aspectos:

1. La óptima consecución de resultados positivos.   Para mejorarlo se dispone de tec. Directivas: análisis y diagnóstico de situaciones, decisión, planificación, etc.
2. La óptima explotación de los recursos necesarios para ello.  Para mejorarlo se disponen de técnicas de administración o gestión de recursos. (gestión del tiempo)

Lo que los directivos necesitan para conseguir resultados ósea eficacia es tiempo.

El tiempo hay que gestionarlo de manera que nuestros horarios nos acerquen a donde queremos llegar y a quienes queremos ser. Consiste en dar a nuestras acciones una coherencia que nos permita acercarnos a la meta  utilizando herramientas conceptuales:

1. La clarificación de nuestros objetivos, para saber mejo lo que queremos conseguir.
2. La identificación de nuestros principales puntos de pérdida de tiempo, para poder combatirlos.

El tiempo como recurso.

Características:

• Recurso escaso, limitado y limitante
• Recurso no almacenable, ni acumulable, ni intercambiable
• Recurso oportuno y factor determinante de oportunidades.
• Es difícil medir el tiempo en función de resultados.
• Cada cultura tienen su propio sistema de tiempo, existen diferencias  individuales o personales.
• Tenemos un sentido imperfecto del tiempo, que se manifiesta en debilidad y errores en la percepción, en la medida y en la memoria del tiempo.
• Se confunde con el tiempo subjetivo, que es flexible y elástico.  (No tenemos tiempo o tiempo se acelera)

Tiempo: Recurso escaso, limitado y limitante, no almacenable y factor de determinantes oportunidades.

Cuanto mejor conozcamos el tiempo como recurso, mejor podremos analizarlo para llegar a una gestión eficaz.

El tiempo como problema

1. Insuficiencia:   Decimos que no tenemos tiempo y eso es falso puesto que tenemos todo el tiempo que hay.  Insuficiencia es un problema imposible si pretendemos que una solución sea aumentar el tiempo.
2. Mala asignación de tiempo a las tareas.  Ley de Pareto: el 80% se consume en tareas de escasa importancias y poca productividad, mientras que a los asuntos importantes se les asigna el 20%. Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho.
3. Fragmentación: La asignación de tiempos fragmentados no incrementa la productividad deseada.  Ley de Carlson: Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de  manera continua.
4. Irregularidad; crisis, pérdida:   el trabajo no fluye de forma uniforme, se producen acumulaciones y retenciones más o menos regulares.

Problemas relacionados con el tiempo en la actividad directiva: mala asignación de tiempo a las tareas, fragmentación, irregularidad, crisis, pérdida.

Ladrones de tiempo.

Nuestro tiempo e parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta. Séneca.

¿Qué son los ladrones de tiempo?

Son factores ext o int que interrumpen nuestra actividad productiva y que ocupan parte de nuestro tiempo de trabajo.  Interrupciones para terminar nuestro trabajo.

El teléfono,Correo, papeleo, lecturas, Las reuniones y conferencias, Relaciones publicas,Las visitas e interrupciones, Los viajes de casa a a la oficina, La comida de negocios, Las personas incompetentes

Esta falta de tiempo no es muestra de eficacia.

Tienen doble impacto negativo:

1. Derrochadores de tiempo. Productivo a improductivo.  Desequilibro de la correcta asignación de prioridades.
2. Son fragmentadores o interruptores de tiempo. No solo deterioran la calidad del tiempo  sino que pueden conducir a otra interrupción.

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Efecto cuchilla: una persona que constantemente es interrumpida durante su trabajo.

Directivo recibe interrupiones cada 8 min osea un 30%  del tiempo del que pasa en el trabajo.

Teoría de los monos:  Los problemas son como monos si no se tiene cuidado acaban encaramándose en la espalda del directivo.  Por ejemplo un colaborador le pide al jefe auyda con un problema que surgió .  a medida que el colaborador va explicando el mono va pasando de la espalda del colaborador a la espalda del directivo, si el directivo se compromete a darle una respuesta más adelante, el mono habrá pasado totalmente a la espalda del directivo.

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