Análisis Crítico Sistema Documental Contable

Análisis crítico proyecto de norma sobre el Sistema Documental Contable

Teniendo en cuenta la expedición de la Ley 1314 de 2009 por parte del Gobierno Nacional con la cual se pretende apoyar la internacionalización de las relaciones económicas en el país en materia de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento, a través del Consejo Técnico de la Contaduría Pública como organismo de normalización técnica de normativa contable, se inició un proceso de formulación participativa de las propuestas con las cuales el Presidente de la República, a través de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y Comercio, Industria y Turismo, deben proceder a expedir las nuevas disposiciones contables. (Camargo, 2013).

De acuerdo a lo anterior y siguiendo el plan de trabajo del CTCP correspondiente al segundo semestre del año en curso, en días pasados quedó a disposición el público, la Propuesta de Norma del sistema documental contable, publicación sobre la cual ejecutaremos un análisis crítico acerca de lo que allí se plantea respecto a los cambios que se deben implementar en esa materia, pero enfocándonos principalmente en cómo existiendo medios como éste, donde se abren espacios de opinión y participación para todas aquellas personas que hacemos parte de la profesión contable, sea como estudiantes o egresados, simplemente optamos por dar media vuelta hacer y hacer como si no fuera con nosotros?.

¿Acaso ésta propuesta no se relaciona con nuestro ejercicio profesional?, ¿No sería bueno “ponerse la camiseta” y aportar críticas constructivas a la normatividad que se expide constantemente en nuestro medio?, por lo menos con el fin de dejar tanta sátira respecto a lo que es sancionado por el ente responsable, de lo cual ni nos enteramos a tiempo a pesar de que existen los medios, y sólo nos limitamos a embestir la forma en que se legisla?, cuando lo ideal sería que la participación en temas como estos fuera cercano por lo menos al 100% de los casi 158.000 personas que hacemos parte de la profesión entre facultades, gremios, profesionales, estudiantes, etc., aunque hablo concretamente sobre los que decidieron ejercerlo obviamente como parte de su proyecto de vida.

Somos nosotros quienes hacemos parte del ejercicio profesional y sólo de nosotros mismos depende seguir fomentando la creación de más espacios como éste, aunque es curioso el ¿Por qué tan bajo el interés de participar?, ¿Por qué esa falta de conocimiento?, ¿Qué pasa con la hermenéutica jurídica que deberíamos tener para emitir juicios de peso en estos casos?, espero poder resolver las inquietudes anteriormente planteadas y ¿por qué no?, las que puedan surgir en el desarrollo de éste documento.

Antes de iniciar con el análisis de proyecto de ley es importante dejar en consideración el concepto de sistema de información contable ya que de acuerdo a (Peña, A. E. 2007): “Los sistemas de información constituyen la base del control y funcionamiento de cualquier actividad productiva o financiera, pública o privada. Estos sistemas y en particular el contable, son el apoyo en la diversificación de los servicios y en la gestión hacia el éxito empresarial…”, adicional a ello es claro que los directivos para convertir sus objetivos organizacionales en resultados, efectivamente, a lo largo de su formación y la práctica empresarial van adquiriendo el know how necesario; sin embargo, ello no es posible del todo sin el conocimiento y comprensión de las actividades de la organización el cual lo obtienen a través de los reportes e informes financieros y no financieros que se desprenden del Sistema de Información Contable de la Empresa (Chacón, G. 2006).

Es decir, un sistema de información contable no parte solo del hecho de la existencia de los documentos y soportes resultantes en las transacciones como lo plantea el proyecto de ley, ya que literalmente lo define como un conjunto de documentos y soportes resultantes de transacciones que se organizan, registran y valúan de manera sistemática y bajo unos criterios técnicos que permitan su identificación, análisis e interpretación. (Consejo Técnico de la Contaduría Pública, 2013), en mi opinión, esa posición expuesta, no hace otra cosa que seguir alimentando la triste realidad acerca de que la información proporcionada por la Contabilidad, hoy en día parece obedecer a un único objetivo: dar una imagen de la situación económico - financiera de las organizaciones, adecuada a las exigencias normativas y legales que le imponen las diversas instituciones, encargadas de regular la actuación de los Contadores Públicos y los entes gubernamentales encargados de la recaudación de impuestos. Es decir, las organizaciones llevan la Contabilidad no para poseer información confiable y fidedigna acerca de si mismas sino para cubrir un requisito legal. (Chacón, G. 2006).

Ahora teniendo claro el concepto de Sistema de información contable podemos introducirnos en el tema que nos reúne hoy aquí, el Control Interno en el Sistema Documental Contable para lo cual primero empezaremos por admitir que la documentación puede entenderse como la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y utilización de todos los tipos de información (López, Y.1996), aspecto que segunda la definición en el proyecto de ley acerca del sistema documental contable al plantearlo como el conjunto de procedimientos mediante el cual se recolecta, clasifica, registra, conserva y reporta la información contable. (Consejo Técnico de la Contaduría Pública, 2013).

Sin embargo es importante recalcar también otra noción no menos importante, objeto de muchas opiniones e intervenciones denominado Control Interno, para lo cual iniciaremos con algunas definiciones encontradas de la misma, posteriormente mencionare algo de su historia como de ¿dónde surgió?, y ¿cómo fue su evolución según el C.P. Samuel Mantilla?

Para empezar y de acuerdo a Castromán Diz, J. L. & Porto Serantes, N. (2005), El control interno es un proceso que debe reunir una serie de acciones coordinadas e integradas que se extienden por todas las actividades de la empresa. Estas acciones son omnipresentes e inherentes a la gestión del proceso empresarial de creación de valor. El control interno es más efectivo cuando forma parte de dicho proceso, está integrado como parte inseparable de él, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. Del mismo modo, El control interno se aplica a toda la organización, en cada nivel y unidad, a todos los miembros de la organización - todas las personas que integran la organización deben tomar conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles. Todas las unidades,

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