Banco De Datos

CAPITULO XVI

BANCO DE DATOS Y SISTEMA DE INFORMACION DE “RH”

Monitoreo de Personas

M

onitorear significa seguir, acompañar, orientar y mantener el comportamiento de las personas dentro de determinados límites de variación. En una cultura democrática y participativa, el control externo se debe sustituir por el autocontrol y la autonomía de las personas, orientados hacia metas y resultados que se deben alcanzar. Monitorear significa acompañar esas operaciones y actividades, a fin de garantizar que la planeación se ejecute bien y que los objetivos se alcancen de manera adecuada.

Los procesos de monitorear están relacionados con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas que conforman la organización. En este aspecto, la función del Staff del DRH y la responsabilidad gerencial de línea adquieren límites más precisos. La función Staff consiste en diseñar sistemas de recolección y obtención de datos para abastecer el sistema de información gerencial que sirve de soporte a las decisiones gerenciales de línea.

Los procesos de monitoreo se pueden enfocar de manera tradicional cuando siguen el paradigma de la teoría X (desconfianza respecto a las personas, y control sobre su comportamiento), en un esquema de control externo y rígido (al cual las personas se deben ajustar y deben obedecer) que adopta una disposición de fiscalización y vigilancia (para obligar a las personas a obedecer), a través de un código de disciplina severa (para limitar el comportamiento de las personas) que impone restricciones y limitaciones (a fin de mantener la dependencia de las personas), en un sistema centralizado (generalmente, administrado por el órgano de RH). Además, la organización privilegia un sistema de castigos y sanciones.

Por el contrario, los procesos de monitoreo pueden adoptar un enfoque moderno, en la medida que siguen el paradigma de la teoría Y (confianza en las personas e incentivos a su comportamiento), en un esquema de autocontrol y flexibilidad (concediendo a las personas una posición de libertad y autonomía (a fin de impulsar la iniciativa y creatividad de las personas), y exige disciplina por consenso (dando a las personas y a los equipos libertad para decidir) y da plena autoridad y responsabilidad (para aumentar la participación y el compromiso de las personas), un sistema totalmente descentralizado en las gerencias de línea y en los equipos de trabajo.

Banco de Datos y Sistemas de Información de RH

E

n todo momento, los gerentes de línea toman decisiones respecto a los subordinados, al tiempo que los empleados reciben información respecto a ellos, y los especialistas de RH analizan e investigan la información sobre la fuerza laboral y sus características y necesidades.

Comunicaciones Internas

Todas las personas, desde la base hasta la cúpula de la organización, deben asumir responsabilidades a través de la difusión de la información.

Peter Drucker afirma que cada persona debe aprender a hacer dos preguntas fundamentales.

La primera: ¿Cuál es la información que necesito para mi trabajo: de quién, cuándo y cómo?

La segunda: ¿Qué información proporciono a los demás respecto al trabajo que hacen, de qué manera y cuándo?

Como norma general, los gerentes de línea deben hacer énfasis en la comunicación con los demás miembros de la organización, no solo porque es el medio fundamental de conducir las actividades de la organización, sino también porque es la herramienta básica para satisfacer las necesidades humanas de los empleados. Necesidad de información

El éxito de un programa de RH depende básicamente de la manera como se haya diseñado y planeado el sistema de información, los sistemas de información se están abriendo también a los empleados, para que reciban información y retroalimentación sobre su propio desempeño y situación en la organización.

¿Cuáles son las necesidades de información sobre el personal?

1. ¿Cuáles son los tipos de decisión que usted toma regularmente?

2. ¿Qué tipo de información necesita usted para tomar esas decisiones?

3. ¿Qué tipo de información recibe usted con regularidad?

4. ¿Qué tipos de estudios especiales solicita regularmente?

5. ¿Qué tipos de información le gustaría a usted recibir y no está recibiendo?

6. ¿Qué información necesita usted a diario? ¿Semanalmente? ¿Mensualmente? ¿Anualmente?

7. ¿sobre qué temas específicos le gustaría a usted mantenerse informado?

8. Cuáles son los mejoramientos más útiles que se deben implantar en el actual sistema de información sobre el personal?

Banco de Datos de RH

El banco de datos funciona como sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. Los datos requieren procesamiento (clasificación, almacenamiento y relación) para adquirir significado y, en consecuencia, informas. La información tiene significado e intencionalidad.

La gestión de personas requiere utilizar varios bancos de datos interconectados que permitan obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber.

1. Registro de personal: datos personales sobre cada uno de los empleados.

2. Registro de cargos: datos sobre los ocupantes de cada uno de los cargos.

3. Registro de secciones: datos sobre empleados de cada sección, departamento o división.

4. Registro de remuneración: datos sobre los salarios e incentivos salariales.

5. Registro de beneficios: datos sobre los beneficios y servicios sociales.

6. Registro de entrenamiento: datos sobre programas de entrenamiento.

7. Registro de candidatos: datos sobre los candidatos al cargo.

8. Registro medico: datos sobre las consultas y los exámenes médicos de admisión, exámenes periódicos, etc.

9. Otros registros: según las necesidades de la organización, de ARH, de los gerentes de línea y los empleados.

El mantenimiento y la actualización de los bancos de datos es responsabilidad de los usuarios, es decir, los especialistas de RH, los gerentes de línea y los propios empleados

Sistemas de información de RH

El sistema de información de RH es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar

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