COMO SE DA LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

[pic 1]

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS[pic 2]

ADMINISTRATIVAS

       CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

[pic 3][pic 4]

Contenido

Antecedentes:        2

Principios y Valores en la organización        3

Misión        3

Visión        3

Objetivos        3

Valores empresariales        3

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL, FUNCIONAL Y DE POSICIÓN        4

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE MABTEXTILES CIA. LTDA.        5

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES CIA. LTDA.        6

Políticas y objetivos por áreas/unidades administrativas:        0

GERENCIA:        0

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION:        1

DEPARTAMENTO DE COMPRAS        1

DEPARTAMENTO DE VENTAS        2

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION        3

Recopilación de la información:        4

Mapeo de procesos        4

Levantamiento de la información de procedimientos        5

Situación actual:        7

Manual de procedimientos:        7

Cuadro de costos        8

Flujogramas:        10

Análisis de los datos:        11

Análisis de procedimientos:        11

Situación propuesta:        12

Manual de procedimientos:        12

Flujogramas:        15

Propuesta de mejoramiento        16

Presupuesto        16

Conclusiones        16

Recomendaciones        17

Antecedentes:

La empresa MABTEXTILES Cía. Ltda. Se formó en octubre del 2015 con la iniciativa de dos emprendedores Quiteños siendo el Sr. Acosta John y el Sr. Maldonado Juan. Mabtextiles Cía. Ltda. Está ubicada en Conocoto, ciudadela San Juan calle Girón número 17 y Abdón Calderón, en la provincia de Pichicha.

Esta compañía textil está dedicada a la producción y comercialización de uniformes deportivos escolares para estudiantes de todas las instituciones educativas de la ciudad de Quito, son elaboradas con telas y materiales de la más alta calidad, lo cual ha permitido que la empresa gane credibilidad ante sus clientes y proveedores.

Sabiendo que el sector textil es muy importante en la economía de nuestro país y una de las fuentes más grandes de ingresos al estado ecuatoriano.

Se ha realizado la presente investigación de campo, en dicha empresa y se ha determinado las falencias que tiene la empresa en cuestión de sus procesos de adquisición, producción, venta y distribución de espacio lo cual puede causar perjuicios para el crecimiento y desarrollo de la misma en la cual se ha fijado diferentes objetivos para solucionar dicho problema.

Para ello se ha realizado investigaciones de campo tomando en cuenta la información proporcionada por la empresa que se va estudiar, a través de entrevistas que se han podido realizar que ayudara al grupo de trabajo a analizar la situación actual que se encuentra la empresa y si es factible mejorar algún proceso en la misma.

Después de a ver recolectado la información procedemos a analizar e interpretar los datos arrojado por la entrevista, en la cual se puede saber con exactitud, en que está fallando la empresa en sus procesos antes indicados.

A través de los procesos observados anteriormente se puede llegar a la conclusión que es necesario omitir algunas actividades que generan un desperdicio de tiempo y recursos, la implementación de un vestidor por los excesivos cambios de tallas que existían y la redistribución del espacio.

Después de un arduo proceso de investigación el grupo de trabajo determino que las recomendaciones que ya se manifestaron anteriormente son la mejor solución la Textilera Mabtextiles Cía. Ltda.

Su tiempo de duración será de 2 semanas que contará con un costo de: $ 1030

En la cual el grupo de trabajo considera que nuestra propuesta es la mejor, porque así se contribuirá a mejorar los procesos de adquisición, compra y venta lo cual ayudará a reducir costos e incrementar la utilidad de la empresa.

Principios y Valores en la organización

Misión

Producir y comercializar eficientemente uniformes deportivos para las instituciones educativas de la ciudad de Quito para satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, capacitando y gestionando el talento humano, actuando con responsabilidad social, brindando un rendimiento racional a los accionistas y bienestar a todos sus empleados.  

Visión

En el año 2018 MABTEXTILES CÍA. LTDA. Será una empresa textil reconocida por su orientación y compromiso con sus clientes, brindando soluciones en la elaboración de uniformes deportivos para las instituciones educativas de la ciudad de Quito.

Objetivos

Objetivo General

Lograr ser una empresa nacional reconocida como una de las mejores, por nuestra excelente calidad de servicio al cliente y nuestra gran variedad de uniformes deportivos para las instituciones educativas de la ciudad de Quito, realizados con telas de la más alta gama, y de excelente calidad logrando posicionar nuestra marca en lo más alto del mercado.

Objetivos Específicos

• Ser una de las mejores empresas de confecciones de uniformes deportivos para las instituciones educativas de la ciudad de Quito, tanto a nivel de maquinarias, proceso productivo y calidad en sus productos.
• Contar con una administración eficiente que nos permita optimizar el uso de sus recursos para poder posicionarnos en el mercado como líderes en preferencia del consumidor.  
• Estar dotados de mercancía suficiente para poder comercializar sin ningún inconveniente.
• Comercializar en forma eficiente productos con alto valor agregado.

Valores empresariales

• Respeto
• Responsabilidad
• Honradez
• Honestidad
• Trabajo en equipo
• Innovación
• Creatividad
• Colaboración

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL, FUNCIONAL Y DE POSICIÓN

[pic 5]

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE MABTEXTILES CIA. LTDA.[pic 6]

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES CIA. LTDA.[pic 7]

Políticas y objetivos por áreas/unidades administrativas:

GERENCIA:

OBJETIVOS:

• Programar, ejecutar y efectuar el seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos de la organización, de manera eficiente y bajo los principios y la normatividad.
• Implementar procesos de control de cambios  para incluir propiamente todos los requerimientos y procesos de producción
• Mantener siempre actualizado el plan de trabajo, evaluar el progreso del proceso de producción
• Identificar las desviaciones del proceso y corregir las falencias que se presenten  lo más pronto posible.
• Asegurar los costos del proceso de acuerdo al presupuesto planificado  o en muchos casos, por debajo para ello se debe establecer líneas base de presupuesto que permitirán comparar y hacer seguimiento en todo momento a la ejecución de dicho presupuesto.
• Lograr  un equipo de trabajo alegre y motivado, reconociendo el rol fundamental que cumplen durante todo el proceso de producción para que de esta manera se pueda trabajar en un buen ambiente de trabajo  sentirse al final del proyecto y lograr el éxito de la organización

POLÍTICAS:

• Adelantar en forma ágil, oportuna y transparente, la adquisición de materia prima directa e indirecta para la organización, con la aplicación  en la normatividad interna.
• Adop
• tar las normas y procedimientos para el manejo y control de los activos de la organización
• Administrar y custodiar los recursos financieros de la organización de manera eficiente, segura y eficaz.
• Generar información financiera de la organización bajo los principios de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, de acuerdo a las políticas y normas que rigen en materia contable y tributaria.
• Suministrar de manera oportuna y eficiente la información financiera y administrativa de la organización a través del Sistema de Gestión Financiera.
• Responder al Directorio en su carácter de máximo ejecutivo, por la ejecución de las políticas de la empresa.
• Representar legalmente a la empresa.
• Informar al Directorio sobre el avance, resultados y evolución de la empresa.
• Aprobar las ofertas y contratos.
• Decidir sobre la ejecución de proyectos.
• Disponer de la capacidad operativa de la empresa.
• Disponer sobre la política de Recursos Humanos.
• Determinar la política de Calidad de la empresa.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION:

OBJETIVOS:

• Coordinar las cargas administrativas de la empresa, asegurando el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que cuenta la empresa.
• Garantizar el adecuado cumplimiento de los compromisos financieros, mediante la correcta administración y control de los valores monetarios y documentales de la Institución
• Manejar de manera eficiente operaciones financieras que ocurren dentro de la empresa, así como mantener la contabilidad de la organización al día, reportando y proporcionando los estados financieros cuando sea necesario;
• Atender y resolver las diferentes solicitudes que presenten los funcionarios, ex funcionarios, tribunales,  juzgados y otras entidades respecto a información salarial, derechos y expedientes personales
• Proporcionar funciones directivas al personal de la empresa, que cuenten con competencias sólidas que le permitan gestionar estratégicamente el capital humano para agregar valor a la empresa

POLÍTICAS:

• Identificar aptitudes estratégicas para lograr objetivos institucionales
• Desarrollar competencias con empleados internos y posibles candidatos
• Dotar a las áreas de la Empresa del personal idóneo para cada puesto de trabajo en base a una Planificación previa
• Realizar entrenamiento alineado a los objetivos organizacionales
• Utilizar herramientas adicionales de gestión para el enriquecimiento personal del Director y/o Responsable de Recursos Humanos: competencias, Habilidades Directivas, Finanzas para no financieros, Nuevas Tecnologías de aplicación a los Recursos Humanos, buenas prácticas en Dirección de personas
• Divulgar la normativa que regula las actividades del departamento
• Actualizar políticas y procedimientos de la organización que faciliten la implementación de estrategias
• Realizar informes de gestión
• Registrar y controlar los actos administrativos que se generen de la relación laboral.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Objetivos

• Definir y normar el proceso de compras de mercadería y materiales e insumos  adquiridos por La empresa MABTEXTILES Cía. Ltda.
• Establecer la responsabilidad de la custodia, almacenamiento, manejo del inventario
• Establecer el proceso de ingreso, recepción y entrega de productos en la Bodega de La empresa MABTEXTILES Cía. Ltda.
• Definir el alcance del proceso de compras, ventas y producción, estableciendo formatos de registro y personal responsable

Políticas.

Política para COMPRAS MERCADERÍA

• Todo artículo bajo pedido que se solicite para inventario, la asistente de esta área (contadora) deberá realizar la cotización respectiva en un plazo máximo de 24Hrs, en la que confirmará además la fecha de entrega.
• La recepción de dichos artículos se realizara en un plazo máximo de 72Hrs, una vez realizada la Orden de pedido por parte del contador.
• El encargado de Bodega debe revisar el kardex y analizar el nivel de inventario de acuerdo a los máximos y mínimos definidos, días de inventario objetivos establecidos por cada producto o familia.  Realiza este proceso 2 veces a la semana.
• El momento de seleccionar a los proveedores, debe tomar en cuenta la capacidad para entregar la mercadería al precio y plazo adecuado.
• Ninguna compra podrá ser realizada sin la autorización por escrito del Gerente General.
• Si el producto es recibido en mal estado, los costos serán asumidos por la persona responsable.
• La Contadora debe revisar los documentos entregados por el proveedor, verificando se encuentren las cotizaciones
• La Contadora confirma la orden de pedido con el proveedor y Encargado de Bodega la fecha y hora de recepción de la mercadería para, de ser el caso o caso contrario se debe coordinar el ingreso en la bodega o el retiro de la mercadería desde las bodegas del proveedor.
• Es responsabilidad del encargado de bodega asegurarse que la mercadería comprada cumple con los requisitos solicitados.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

Objetivos

• Definir y normar el proceso de ventas de uniformes de la empresa MABTEXTILES Cía. Ltda.
• Establecer la responsabilidad de la facturación, manejo de caja y atención al cliente.
• Normar el proceso de manejo de caja
• Satisfacer las necesidades del cliente brindándole un excelente servicio
• Obtener una amplia gama de productos para lograr incrementar las ventas.

Políticas

• El vendedor es la primera imagen de la empresa frente al cliente. Por esto es necesario que demuestre mucha cordialidad, una actitud de servicio y trato familiar, proyectando los valores de MABTEXTILES Cía. Ltda.
• Es obligatorio el uso de uniforme y cuidado en la apariencia personal del vendedor y cajero
• El vendedor tiene la responsabilidad de dar toda la información que requiera el cliente sobre los productos solicitados y alternativas existentes que tengamos disponibles.
• El cajero cuando efectué la compra, se procede a realizar la factura, detallando los  productos solicitados y verificando con el cliente cualquier inquietud sobre los mismos.
• La factura deberá tener siempre la firma de aceptación del cliente.
• En la factura debe estar lleno el espacio de Forma de pago cuando el cliente va a pagar con tarjeta de crédito o es una cuenta por cobrar a crédito.
• Toda mercadería será sujeta de cambio hasta los ocho días de entregada la misma.
• La persona responsable de cada caja deberá guardar el dinero custodiado bajo las seguridades adecuadas para su conservación.
• Los cierres de caja son procesos diarios que se realizan al final de cada día.
• El reporte de caja se debe entregar a la contabilidad al día siguiente junto con la papeleta de depósito con el dinero del día anterior.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

Objetivos

• Definir y normar el proceso de producción de uniformes de la empresa MABTEXTILES Cía. Ltda.
• Planificar los tiempos de producción según orden de producción
• Establecer la responsabilidad de la producción, manejo de maquinaria y asignación de personal de acuerdo a su perfil profesional en cada una de las secciones de operación.
• Optimizar el manejo de maquinarias y evitar desperdicios de materia prima
• Establecer las normativas para el uso correcto y adecuado de las instalaciones

Políticas

• La EMPRESA MABTEXTILES Cía. Ltda establece para su personal operativo como uniforme un mandil blanco.
• Antes de comenzar la producción, se deben realizar prototipos de los uniformes, en el caso de que estos hubieses cambiado de diseño
• La entrega de materia prima y el flujo constante de la producción por las distintas secciones de la planta de producción depende exclusivamente del Encargado de Bodega.
• Cada operaria contara con un nivel mínimo de producción a alcanzar durante su jornada laboral.
• La producción debe estar en base de normas de calidad para el crecimiento empresarial de la empresa
• Las instalaciones de producción deben contar con las medidas de seguridad.
• Se debe tener fácil acceso a extintores y demás equipos contra incendios, así como interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, instalaciones de seguridad, botiquín, etc.
• Se debe mantener un control del inventario de productos terminados y en proceso y cada uniforme debe ser almacenada en el lugar asignado. La ubicación debe estar debidamente identificada e ingresada en el sistema.
• Se debe respetar la capacidad de carga de las estanterías, racks y equipos de transporte
• Los pasillos de circulación deben estar debidamente marcados y libres de obstáculos

Recopilación de la información:

Mapeo de procesos

Levantamiento de la información de procedimientos

EL día 21 de octubre del 2017, se realizó la visita a las instalaciones de la empresa MABTEXTILES ubicada en el sector de Conocoto.

El Sr. Jhon Acosta Gerente General de la empresa, autorizo la visita de campo a su entidad, el recorrido se inició por el almacén donde la Srta. Estefanía Díaz Vendedora, manifestó que para realizar una venta recibe el pedido del cliente, luego verifica si la solicitud del cliente se encuentra en vitrinas, ya sea de acuerdo con la talla e institución, le entrega al cliente el uniforme, se realiza la factura y su respectivo cobro, se entrega la orden del cliente y finaliza la venta, procurando que la atención al cliente haya sido satisfactoria. El tiempo total estimado de esta área es de 19 minutos.

...