Caso De Estudio APA3

CASO DE ESTUDIO - EQUIPAMIENTO

Este caso que se entrega para su estudio es la continuación del caso presentado para la empresa Chokola’k en el curso de Fundamentos de Análisis de Sistemas.

Recordará que Chokola’k se dedica a la elaboración y comercialización de tabletas de chocolate puro proporcionado en tamaños prácticos para ser preparado como bebida.

En este caso se analizará la problemática que surge de las diferencias en el inventario físico contra las reportadas por el sistema de inventarios, tanto de producto terminado como materia prima de Chokola’k

El método de valuación del sistema de inventario que maneja la empresa es el PEPS (Primero en entrar, primero en salir) por ser producto perecedero. La persona encargada de bodega utiliza documentos impresos y calculadoras para realizar los cálculos.

Las órdenes de compra de materia prima se manejan por semana y las del empaque trimestralmente, por acuerdo con los proveedores. La Asistente de Gerencia es la encargada de realizar las compras.

La empresa cuenta con algunos métodos manuales para la toma de inventarios de existencias físicas. Estos métodos han demostrado ser poco funcionales lo que provoca diferencias en el sistema y atrasos en la producción al no contar con la materia prima necesaria.

Por lo tanto, es necesario realizar un análisis de la situación para encontrar las alternativas de solución para que la empresa cuente con un inventario real y un sistema actualizado para alcanzar los niveles máximos de ventas.

COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO

• Establece los requerimientos y necesidades de la empresa y/o organización para solventar el problema presentado

• Analiza el Diagrama de Flujo de Datos para verificar si contribuye a representar la solución para el problema de la toma del inventario físico y si cumple con las consideraciones de diseño eficaz de un DFD

• Determina si las salidas y entradas presentadas en el caso cumplen con las consideraciones en el diseño eficaz de salidas o entradas en un sistema

• Analiza si el procedimiento presentado en el Manual de procedimientos para determinar si éste es completo y cumple con la finalidad para la cual fue creado

OBJETIVOS DEL CASO

Que el alumno:

o Ponga en práctica las consideraciones del diseño de entradas, salidas y formas para el Subsistema de toma del inventario físico de Chokola´k

o Aplique los conceptos aprendidos en el área de Automatización de Oficinas en situaciones nuevas, en específico los contenidos del curso de sistematización de oficinas:

 Consideraciones en el diseño eficaz de salidas en un sistema

 Consideraciones en el diseño eficaz de entradas en un sistema

 Consideraciones de diseño eficaz de un DFD

 Manual de Procedimientos

HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL CASO

Consideraciones en el diseño eficaz de:

• entradas

• salidas

• procesos

• formas

• DFD

• Manual de Procedimientos para toma de inventario físico

Los conceptos se encuentran en el libro Sistematización de Oficinas Capítulos 2, 4, 6 y 7

BREVE DESCRIPCIÓN DEL SUJETO DE ESTUDIO:

Como recordará, la empresa Chokola´k produce y comercializa tabletas de chocolate para consumirse como bebida. La planta de producción está ubicada en el kilómetro 16 del municipio de Mixco. La planta está distribuida apropiadamente para los diferentes procesos de producción y cuenta con la siguiente maquinaria: 1 Horno tostador, 1 molino, 1 báscula de plataforma, 1 pesa digital, estanterías para secado, mesa de trabajo y silos para almacenar el grano.

Además, dispone de oficinas administrativas a cargo del Gerente y su asistente de Gerencia. Las oficinas están equipadas con dos computadoras, impresoras, fax, una línea telefónica con extensión al área de producción. Asimismo, cuenta con el equipo básico de oficina, papelería y útiles. Cinco personas están encargadas del proceso de producción y dos personas más en el área de ventas y distribución del producto.

Por ser una empresa pequeña la administración del inventario de producto terminado y materia prima lo realiza una sola persona, en forma manual quien anota en un cuaderno las salidas y entradas del producto terminado y de materia prima. Para efectuar los pedidos, órdenes de compras y otras actividades, se utilizan documentos impresos y para los cálculos se utilizan calculadoras.

Las órdenes de compra de materia prima se manejan semanalmente

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