Caso práctico #1M11: Gestión del riesgo y de la integración

Autor: Mariana SilvaCaso Práctico 1Julio 31 de 2023

CASO PRÁCTICO #1M11: GESTIÓN DEL RIESGO Y DE LA INTEGRACIÓN

Preguntas para resolver el caso:

1. ¿Cuáles son las razones por las que cree usted, desde el punto de vista de la integración, que se han producido esos malentendidos entre negocio y TI?

Dentro del proceso del proyecto, hay un básico, “Los gerentes de proyecto prefieren el establecimiento de objetivos concretos, medibles, alcanzables, realistas y realizables en término de tiempo (definidos en inglés con las siguientes siglas SMART” (EUDE Ebook 5, s.f), sin embargo, siempre va a existir un grado de riesgo tolerable de los proyectos. Es importante que al realizar esto la integración se vuelve el “cerebro de la dirección de proyectos y clave para una eficaz gestión del proyecto y una entrega final del producto o servicio acorde a los requisitos iniciales y modificaciones posteriores que pudieran haber surgido”, siempre teniendo en cuenta el grado de desviación.

En este caso el ‘cerebro’ de la operación no tenía experiencia en gestionar proyectos solo en abordar solicitudes periódicas, además sin su expertise la documentación básica no se diligencio de la manera adecuada: el acta de constitución del proyecto, plan de la dirección del proyecto y registro de proyecto, se paso directamente al alcance, lo cual se ve reflejado en el estado del proyecto.

1. ¿Qué haría usted en el corto plazo para terminar el proyecto con éxito y no retrasarlo más?

“La gestión de la Integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.” (EUDE Ebook 11, s.f) Por tal motivo, empezaría por las entradas básicas del proyecto empezando por los acuerdos, documentos que recogen el entendimiento inicial entre varias partes en relación con un objetivo particular a alcanzar. Sin embargo, todos estos esfuerzos deben estar alineados con las necesidades estratégicas de la organización de todos los stakeholders.

Luego “analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes” (EUDE Ebook 11, s.f). Las decisiones de aceptación y autorización de cambios están centralizadas y escaladas, debe ser un proceso documentado recogido en el Plan de Control de Cambios (incluido en el PDP) si no hubo PDP crearlo.

Realizar un caso de negocio analizando la viabilidad en términos de inversión realizada sobre el control de cambios y contemplar coste vs beneficios. Luego mantener informados a los interesados del impacto que cada cambio significa sobre el alcance, tiempo coste, calidad y otros aspectos del Proyecto; revisar para su aprobación todas las acciones correctivas o preventivas recomendadas y establecer el acta de constitución que no se había realizado.

En Control Integrado de Cambios debe entenderse con una perspectiva amplia, configurándose como un proceso continuo de comunicación y negociación. Y debe tener Plan para la dirección del proyecto, Informes de desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización.

1. ¿Qué haría usted de manera diferente en los proyectos futuros (con relación a los procesos de integración), para mejorar el entendimiento entre la línea de negocio y los especialistas en TI?

Está claro que previo a firmar el alcance hizo falta el acta de constitución. Al definir el alcance del proyecto, hay una serie de documentos (Entradas del proceso); el plan de gestión del alcance, acta de constitución del proyecto, la documentación de requisitos y los activos de los procesos de la organización. (EUDE Ebook 8, s.f)

Este proceso de planificar la gestión del alcance comienza con un análisis de los contenidos del Acta de Constitución del Proyecto, las versiones actualizadas del Plan de Gestión de Proyectos, toda la información histórica de la organización junto con los factores ambientales de la organización.

...