Comienzo de la sesión de mediación

Comienzo de la sesión de mediación

El mediador tiene como fin ayudar a las partes a iniciar un intercambio de información sobre el problema que poseen. Si las partes se hubieran reunido previamente a la presentación ante el mediador, éste puede abreviar algunos de los movimientos de esta fase.

Las tareas principales del mediador en este ciclo siguen un curso paralelo a las que tienen los negociadores. El mediador quiere:

1. Crear un tono positivo de confianza y preocupación común
2. Proporcionar o ayudar al armado de un procedimiento en el cual se expresen las emociones sin manifestaciones destructivas
3. Proporcionar o ayudar a las partes a desarrollar una estructura de educación mutua acerca de las cuestiones que ellas desearían discutir
4. Aportar una estructura que posibilite la comunicación exacta.

Declaraciones iniciales

Las partes suelen ingresar a la negociación en distintos estados emocionales, Argyris (1970) observa que es más probable que la gente acepte el cambio de manera voluntaria cuando en la atmósfera de la negociación se destaca la auto aceptación, la confirmación del valor personal, los sentimientos de esencialidad y un sentido psicológico del éxito. Maslow (1968) afirma que es necesario satisfacer las necesidades de seguridad de un individuo antes de contemplar necesidades superiores. Los primeros movimientos de un mediador en esta fase de intervención deberían originar un tono positivo o satisfacer la necesidad básica de seguridad. Un mediador alcanza este objetivo de manera no verbal ante la distribución física de las partes dentro de la sala, y de forma verbal mediante su declaración inaugural.

La declaración inaugural usualmente tiene 11 puntos:

1. Presentación del mediador, y si es conveniente de las partes. El mediador se presenta y presenta a las partes y explica de qué modo llego a ser el mediador en esa negociación. Dice a qué entidad pertenece y al referirse a su propia persona con un título social o profesional el mediador define el tono que acompaña al nivel de formalidad de la mediación.
2. Recomendación a las partes de cooperar y buscar una solución a sus problemas. El mediador debe elogiar a ambas partes por su disposición a cooperar y a ensayar la mediación para resolver sus diferencias. El mediador puede preguntar a las partes como se sienten, puede reconocer o re formular lo que ve u oye para comprobar con exactitud perceptual y demostrar que comprende los sentimientos de los litigantes, esto se hace para aliviar la tensión.
3. Definición de la mediación y el rol del mediador. El mediador es el que debe definir la mediación y su propio papel en la disputa. Desde el punto de vista psicológico es importante que todas las partes escuchen la misma información aportada por el mediador, en presencia de otros litigantes. Este método garantiza que todos posean la misma información y minimiza las diferentes interpretaciones acerca de lo que el mediador puede haber dicho antes.  Si las partes se muestran sumamente tensas al comienzo de las negociaciones es probable que no estén en condiciones de escuchar o retener todos los comentarios del mediador. De todas formas el mediador debe explicar porque está allí y que es lo que propone hacer, y lo debe hacer un mediador comunitario es explicar la mediación y el papel del mediador en el lenguaje lo más informal posible. Las explicaciones varían mucho pero generalmente incluyen: 1- una breve descripción de lo que harán las partes durante el siguiente periodo de tiempo; 2- qué es un mediador; 3- lo que el mediador puede hacer por las partes; y 4- el posible resultado de la mediación. El mediador debe describir su relación de autoridad con los litigantes.
4. Declaración de imparcialidad y neutralidad. El mediador debe explicar que es imparcial en sus opiniones, y neutral en su relación con las partes. Cuando afirma su imparcialidad y neutralidad hacia la cuestión y las partes, el mediador debe revelar cualquier relación que mantenga con uno o más litigantes, y debe aclarar que no hay actitud tendenciosa en su comportamiento con respecto a que el mediador pueda mantener su imparcialidad mientras ayuda a discutir los temas en cuestión.  Si las partes se sintieran incomodos acerca de la relación del mediador deben tener la oportunidad de cuestionar, recibir respuestas claras y hasta incluso hacer cambio de mediador. El rol del mediador en este punto es obtener la aprobación de las partes para continuar con la negociación.  
5. Descripción de los procedimientos de mediación. El mediador debe describir los procedimientos que seguirá. Si los ha examinado con los litigantes previamente a la negociación, la reiteración no es más que una reiteración de los acuerdos precedentes. Pero si ha tomado la iniciativa de precisar los procedimientos de la negociación con independencia de las partes, debe exponer la propuesta de un modo tal que sea más probable la aceptación de dichas partes. El mediador debe explicar claramente las etapas del proceso de resolución de problemas y no tiene que aparecer como una figura de autoridad en relación a los litigantes.
6. Explicación del concepto de reunión parcial. El mediador debe explicar el concepto de pequeño grupo con cada parte, en donde se determina que la parte puede tener un pequeño grupo de personas que requiera para definir las propuestas. A esta altura del proceso se dice poco más acerca de las reuniones privadas, porque el pensamiento de los encuentros a solas a menudo determina que los litigantes se encuentren incomodos.
7. Definición de los parámetros de confidencialidad. Los mediadores deben describir los límites de confidencialidad según las normas locales, de modo que los litigantes conozcan los límites impuestos a la intimidad. Algunos mediadores piden a las partes que firmen una declaración acerca de la confidencialidad destinado a proteger al mediador de una futura acción judicial.
8. Descripción de la logística. El mediador debe describir toda la logística pertinente al cronograma de todo el proceso, la duración de las sesiones, y la redacción de las notas. Las partes necesitan saberlo con el fin de evaluar el coste y los beneficios de las negociaciones de mediación. También debe obtenerse de las partes un compromiso inicial que contempla un periodo de tiempo determinado en la primera sesión. Las fechas y horas posteriores pueden definirse de acuerdo a las necesidades de las partes. Además puede abarcar varias sesiones hasta que se defina un progreso importante, o se anulen las barreras psicológicas que se oponen al acuerdo. El mediador debe obtener autorización de las partes para redactar notas y explicar que estas están destinadas a ser elementos de referencia del propio mediador, y que conservarán un carácter confidencial. Estas notas pueden usarse posteriormente para el armado del memorándum o un documento de acuerdo.
9. Sugerencias acerca de las pautas de comportamiento. El mediador debe desplazar su foco hacia las pautas de comportamiento que facilitarán una discusión ordenada. Estas pueden incluir los procedimientos para afrontar interrupciones, los acuerdos acerca del rol de los testigos y las relaciones con la prensa, las condiciones para fumar, quienes son las personas con que los litigantes pueden discutir las negociaciones, la cantidad de información que puede o debe revelarse a las partes, etc. Algunos mediadores que desean establecer pautas de comportamiento para las negociaciones enuncian las normas que impondrán a su propio trabajo y se muestran inflexibles cuando se intentan modificarlas, otros piden a los litigantes que identifiquen y determinen sus propias pautas. Esta última estrategia es un primer paso hacia la adopción de decisiones de procedimiento y el desarrollo de hábitos de concordancia. En las situaciones tensas, es posible que los adversarios necesiten que el mediador adopte una actitud más directiva, y en cambio en las disputas menos polarizadas las propias partes pueden asumir el control total. Los mediadores deben tener cuidado y evitar el uso de lenguaje imperativo o autoritario. Una vez definidas las pauta, el mediador debe obtener un acuerdo en el sentido de que tendrá derecho a imponer los términos o el procedimiento convenidos, o a exigir a los litigantes que asuman la responsabilidad del cumplimiento.
10. Respuesta a las preguntas formuladas por las partes. El mediador está cerca del final de su declaración inaugural. En este momento debe contestar a las preguntas de las partes acerca del procedimiento a seguir. La falta de comprensión por un litigante o la insatisfacción por la respuesta de un mediador puede llevar a que se debilite el compromiso con el proceso o a la posterior resistencia ofrecida por alguna de las partes. 
11. Compromiso compartido en el sentido de que se iniciará el trabajo. Obtener el compromiso de comenzar es el último movimiento del mediador antes de traspasarla sesión a las partes. Las observaciones finales deben poseer lo que se ha discutido, poner en marcha el proceso de compartir la información de un modo positivo, y motivar a las partes para que comiencen a discutir las respectivas cuestiones. Luego de ellos debe obtener el asentimiento verbal o no verbal, el mediador debe transferir la sesión a los litigantes.

Como comienzan a negociar las partes

Los participantes en una disputa generalmente comienzan con una declaración inaugural propia. Está destinada a delinear sus intereses fundamentales, idear un procedimiento de negociación y establecer cierto rapport con la contra parte. Los litigantes comienzan las negociaciones con diferentes niveles de información y conocimiento acerca de sus propias cuestiones y de las soluciones preferidas, así como las de los demás. En algunas disputas las cuestiones y las posibilidades pueden ser muy claras y los negociadores tendrán que dedicar poco tiempo a explorar sus detalles. En otros conflictos, las partes pueden carecer de información.

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